Commissie Informatica

* We bespraken de informaticaplanning voor 2012, ter voorbereiding van de bespreking op het managementteam:

• Het is duidelijk dat het managementteam keuzes zal moeten maken, de capaciteit van het informaticapersoneel is niet in verhouding met het geplande werk
• De commissie informatica stelt voor om een aantal zaken te schrappen (zoals mobiele versie websites), in overweging te nemen wat we kunnen verwezenlijk met vrijwilligers en een aantal maatregelen te nemen om tijd uitgetrokken voor ondersteuning van het personeel naar beneden te halen

* Het project “communicatie en IT” werd besproken:

• De commissie informatica ziet het zitten om dit project te realiseren en te trekken

* We bespraken ons engagement voor de IT Roundtable 2012 van WOSM en WAGGS

• Er werd voorgesteld om ons voor dit event te engageren als we een mede-trekker vinden voor Pieter-Jan

• Eerste commissie, we trokken wat tijd uit om elkaar wat beter te leren kennen.
• We bespraken de informaticaplanning 2011-2012, de kleine opmerkingen op de planning werden ineens verwerkt in de presentatie (zie .org)
• Pieter-Jan gaf uitleg bij wat hij wil bereiken met het traject “onze visie op informatica:”
  • Hij wil als einddoel een soort beleidsdocument creëren waarmee we toekomstige projecten en initiatieven kunnen stroomlijnen.
  • Het document zou ook onze voornaamste doelstellingen bevatten en een ideaalplaat van onze informaticatoepassingen
• We deden een brainstorm over onze visie, in drie categorieën (Leden/leiding en structuren, communicatie, intern) schreven we onze dromen en verwachtingen op.
• We spraken de data voor de volgende vergaderingen af
• We spraken af dat Maarten en Steven naar de vergadering van jeugdnetwerk over “website voor elke groep” gaan in Januari
• Pieter-Jan vroeg aan de commissie of ze zich willen engageren voor de IT round table van WOSM Europa.

• Informatica planning
  • Het afgelopen scoutsjaar is er al zeer veel werk verzet. De lijst is lang en indrukwekkend.
  • In de volgende periode zal de prioriteit vooral liggen bij het afwerken van alle huidige projecten
  • We hebben besloten voor een nieuwe aanpak: enkel 6 maanden ipv 12 in detail en daarbij nog de lijst van grote initiatieven en hun prioriteit.
  • Zo willen we een realistischere planning en begrotingcijfers brengen
  • We bekeken wat reeds gekende projecten zijn voor 2012. We denken alvast zelf aan
    • wiki herbekijken
    • nieuwe ledenadministratie
    • elektronische facturatie

• Vragen en Klachten: Kayako
  • Software wordt aangekocht
  • Testfase: permanentie staf en mailbox verzekeringen
  • Installatie op webserver moet klaar zijn in mei
• Discussie rond Beveiliging
• Architectuur Ledenadministratie
  • Is oud pakket en wordt vooral nog gebruikt voor bepaalde procedures zoals: overgang, facturatie, lidnr berekenen, leden matchen, …
  • We willen gaan naar 1 databank waarbij we de ORM en businesslogica overnemen van de groepsadministratie maar nieuwe functionaliteiten schrijven
• Orakel 2.0
  • Analyse fase is quasi rond
  • Er worden al een aantal bibilioteken getest
  • Discussie over de in-uit stroom grafiek
  • Ipv GTP index gaan we Medailles uitdelen (goud, zilver, brons,..) op basis van vast te stellen criteria die belangrijk zijn voor een groep.
  • Toekomst muziek: koppelen van deze gegevens aan demografisch en geografisch data…

• Lopende projecten/Projectopvolging
  • Drupal 6: Begin april lanceren we nieuwe versie.
  • Vacature databank: Draait goed, er komt een promo standje op GRL-congres
  • Projectopvolging: Teambox wordt binnenkort geëvalueerd.
  • Vragen en klachten: een mogelijke kandidaat Kayako wordt verder bekeken
  • Likaart = klantenkaart: bijna klaar
  • Orakel: Opstarten , nakijken of mogelijke verbanden met andere projecten
• Visie van de website
  • Discussie over de nota
  • Er werden vraagtekens geplaatst over interactiviteit, inhoud en ambities
  • Er is nood aan een uitgebreidere visie
• Planning Informatica: de aanpassing om deze wat realistischer te maken werden bekeken.

• Lopende projecten
  • Vacature databank: 95 % klaar, eerste vacatures staan al online
  • Groepsadmin Orakel: Moet nog geanalyseerd worden
  • Projectopvolging: Teambox zijn een hele groep mensen aan het testen → hiervan verwachtten we later feedback
  • Vragen en klachten: Overlopen en bijsturing behoefteanalyse
• Planning Informatica
  • IT Project rond opvolging Beleidsnota geschrapt in IT planning
  • Geplande 20 dagen zijn volledig voor ‘Vragen en klachten’
  • Nav 2009: Mag ingepland worden

• Nota “Visie rond uitbesteden” werd goedgekeurd
• Lopende projecten
  • Vacature databank: zit in afrondingsfase.
  • Evenementenmodule: Eerste testfase maar niet veel reacties
  • Vragen en klachten: Behoefte analyse uitwerken en prioriteiten stellen, dan pas een tool zoeken en die eraan toetsen
  • WIKI: Kaderkrant moet verhuisd worden naar de WIKI. Hiervoor moet de huidige versie opnieuw gestructureerd worden;
• Planning Informatica
  • De planning is overvol en er is onvoldoende reserve. Zoeken naar oplossingen.
  • Kunnen we meer uitbesteden aan vrijwilligers en studenten ipv intern uit te voeren ?
  • Er moet nog meer duidelijkheid komen rond een aantal grote projecten

• Uitwerken visie rond uitbesteden. Voor een project zijn er telkens drie keuzes. Wanneer kiezen we voor wat en welke consequenties en vereisten heeft dit.
  • In house
  • Uitbesteden
  • Aankopen
• Lopende projecten
  • Vacature databank: er moeten nog belangrijke beslissingen genomen worden qua gebruik
  • Evenementenmodule: Begin december gaan we een grote groep gebruikers laten testen.
  • Klachten opvolging: Men is volop bepaalde pakketten en processen aan het bekijken. Mogelijke koppelingen met de indicatoren van de BN
  • Projectopvolging: Basecamp kunnen we we al mee beginnen testen
• Planning Informatica 2011: document bekijken. Er moeten voldoende reserves ingebouwd worden

• Lopende projecten worden bekeken
  • Vacaturedatabank: wordt binnenkort getest. Minimaal opgezet en gelanceerd http://tools.scoutsengidsenvlaanderen.net/vacaturedb/
  • Groepsadministratie: Versie 5.0 gelanceerd met allerlei nieuwigheden
  • Evenementenmodule: Nog werk aan de synchronisatie, grote blok programmatie achter de rug
  • Opvolging Beleidsnota (dashboard ): analyse fase
  • Projectopvolging : analyse fase
  • Vragen en klachten hoeven niet te wachten : analyse fase
• We deden ook een evaluatie van het voorbij jaar. De missie van de Commissie Informatica is
  • Overzicht behouden
  • Advies geven en concretiseren door middel van schatting tijd en/of geld
  • Planning beheren

van informatica projecten binnnen Scouts en Gidsen Vlaanderen