Commissie Informatica

• Eerste commissie, we trokken wat tijd uit om elkaar wat beter te leren kennen.
• We bespraken de informaticaplanning 2011-2012, de kleine opmerkingen op de planning werden ineens verwerkt in de presentatie (zie .org)
• Pieter-Jan gaf uitleg bij wat hij wil bereiken met het traject “onze visie op informatica:”
  • Hij wil als einddoel een soort beleidsdocument creëren waarmee we toekomstige projecten en initiatieven kunnen stroomlijnen.
  • Het document zou ook onze voornaamste doelstellingen bevatten en een ideaalplaat van onze informaticatoepassingen
• We deden een brainstorm over onze visie, in drie categorieën (Leden/leiding en structuren, communicatie, intern) schreven we onze dromen en verwachtingen op.
• We spraken de data voor de volgende vergaderingen af
• We spraken af dat Maarten en Steven naar de vergadering van jeugdnetwerk over “website voor elke groep” gaan in Januari
• Pieter-Jan vroeg aan de commissie of ze zich willen engageren voor de IT round table van WOSM Europa.

• Informatica planning
  • Het afgelopen scoutsjaar is er al zeer veel werk verzet. De lijst is lang en indrukwekkend.
  • In de volgende periode zal de prioriteit vooral liggen bij het afwerken van alle huidige projecten
  • We hebben besloten voor een nieuwe aanpak: enkel 6 maanden ipv 12 in detail en daarbij nog de lijst van grote initiatieven en hun prioriteit.
  • Zo willen we een realistischere planning en begrotingcijfers brengen
  • We bekeken wat reeds gekende projecten zijn voor 2012. We denken alvast zelf aan
    • wiki herbekijken
    • nieuwe ledenadministratie
    • elektronische facturatie

• Vragen en Klachten: Kayako
  • Software wordt aangekocht
  • Testfase: permanentie staf en mailbox verzekeringen
  • Installatie op webserver moet klaar zijn in mei
• Discussie rond Beveiliging
• Architectuur Ledenadministratie
  • Is oud pakket en wordt vooral nog gebruikt voor bepaalde procedures zoals: overgang, facturatie, lidnr berekenen, leden matchen, …
  • We willen gaan naar 1 databank waarbij we de ORM en businesslogica overnemen van de groepsadministratie maar nieuwe functionaliteiten schrijven
• Orakel 2.0
  • Analyse fase is quasi rond
  • Er worden al een aantal bibilioteken getest
  • Discussie over de in-uit stroom grafiek
  • Ipv GTP index gaan we Medailles uitdelen (goud, zilver, brons,..) op basis van vast te stellen criteria die belangrijk zijn voor een groep.
  • Toekomst muziek: koppelen van deze gegevens aan demografisch en geografisch data…

• Lopende projecten/Projectopvolging
  • Drupal 6: Begin april lanceren we nieuwe versie.
  • Vacature databank: Draait goed, er komt een promo standje op GRL-congres
  • Projectopvolging: Teambox wordt binnenkort geëvalueerd.
  • Vragen en klachten: een mogelijke kandidaat Kayako wordt verder bekeken
  • Likaart = klantenkaart: bijna klaar
  • Orakel: Opstarten , nakijken of mogelijke verbanden met andere projecten
• Visie van de website
  • Discussie over de nota
  • Er werden vraagtekens geplaatst over interactiviteit, inhoud en ambities
  • Er is nood aan een uitgebreidere visie
• Planning Informatica: de aanpassing om deze wat realistischer te maken werden bekeken.

• Lopende projecten
  • Vacature databank: 95 % klaar, eerste vacatures staan al online
  • Groepsadmin Orakel: Moet nog geanalyseerd worden
  • Projectopvolging: Teambox zijn een hele groep mensen aan het testen → hiervan verwachtten we later feedback
  • Vragen en klachten: Overlopen en bijsturing behoefteanalyse
• Planning Informatica
  • IT Project rond opvolging Beleidsnota geschrapt in IT planning
  • Geplande 20 dagen zijn volledig voor ‘Vragen en klachten’
  • Nav 2009: Mag ingepland worden

• Nota “Visie rond uitbesteden” werd goedgekeurd
• Lopende projecten
  • Vacature databank: zit in afrondingsfase.
  • Evenementenmodule: Eerste testfase maar niet veel reacties
  • Vragen en klachten: Behoefte analyse uitwerken en prioriteiten stellen, dan pas een tool zoeken en die eraan toetsen
  • WIKI: Kaderkrant moet verhuisd worden naar de WIKI. Hiervoor moet de huidige versie opnieuw gestructureerd worden;
• Planning Informatica
  • De planning is overvol en er is onvoldoende reserve. Zoeken naar oplossingen.
  • Kunnen we meer uitbesteden aan vrijwilligers en studenten ipv intern uit te voeren ?
  • Er moet nog meer duidelijkheid komen rond een aantal grote projecten

• Uitwerken visie rond uitbesteden. Voor een project zijn er telkens drie keuzes. Wanneer kiezen we voor wat en welke consequenties en vereisten heeft dit.
  • In house
  • Uitbesteden
  • Aankopen
• Lopende projecten
  • Vacature databank: er moeten nog belangrijke beslissingen genomen worden qua gebruik
  • Evenementenmodule: Begin december gaan we een grote groep gebruikers laten testen.
  • Klachten opvolging: Men is volop bepaalde pakketten en processen aan het bekijken. Mogelijke koppelingen met de indicatoren van de BN
  • Projectopvolging: Basecamp kunnen we we al mee beginnen testen
• Planning Informatica 2011: document bekijken. Er moeten voldoende reserves ingebouwd worden

• Lopende projecten worden bekeken
  • Vacaturedatabank: wordt binnenkort getest. Minimaal opgezet en gelanceerd http://tools.scoutsengidsenvlaanderen.net/vacaturedb/
  • Groepsadministratie: Versie 5.0 gelanceerd met allerlei nieuwigheden
  • Evenementenmodule: Nog werk aan de synchronisatie, grote blok programmatie achter de rug
  • Opvolging Beleidsnota (dashboard ): analyse fase
  • Projectopvolging : analyse fase
  • Vragen en klachten hoeven niet te wachten : analyse fase
• We deden ook een evaluatie van het voorbij jaar. De missie van de Commissie Informatica is
  • Overzicht behouden
  • Advies geven en concretiseren door middel van schatting tijd en/of geld
  • Planning beheren

van informatica projecten binnnen Scouts en Gidsen Vlaanderen