• Een spannende periode is bijna afgesloten. De vuurdoop voor de nieuwe hoofdboekhouder: de jaarafsluiting tot een goed einde brengen. Samen met de andere collega's in de boekhouding is hij er in geslaagd om de puzzel te leggen.
• Op 15 december namen we afscheid van Marie-Louise Barbé die na 45 jaar dienst aan een lange vakantie begint om vanaf 1 april 2012 echt met pensioen te gaan.
• In de ledenadministratie:
  • zaten we achter de veren van de laatste groepen. Begin januari maakten we voor de laatste achterblijver een factuur, da's 3 maand sneller dan vorig werkjaar.
  • we drukten al meer dan 61.000 lidkaarten
  • vanaf het februarinummer sturen we de tijdschriften alleen naar wie zijn lidgeld betaalde.
• Administratie vorming: Marie-Louise ging, Bart(Goethals) komt…binnenkort. Ondertussen stond Edith Apers er even alleen voor om inschrijvingen te verwerken en cursussen administratief voor te bereiden. Vanaf februari zal Bart, naast zijn job als boekhouder, ook vorming ondersteunen.
• Daarnaast werden er verslagen gemaakt, verzekeringen afgesloten en opgevolgd, tijdschriften geblokkeerd (wegens foute adressen). Er werd veel vergaderd en overlegd, gekopieerd en verzonden en ondersteuning verleend voor jeugdverblijven, personeelsadministratie, ploeg internationaal, GSB enzoverder enzovoort.

In de administratie (= boekhouding + secretariaat) zijn er ondertussen al heel wat veranderingen gebeurd:

• Pieter Ysebaert kwam ons in juni versterken. Voor alles wat betreft verzekering van leden en lokalen kan je bij hem terecht. Vanaf 1 december zal hij zich ook inwerken in de ledenadministratie, zodat Marie-Louise met een gerust hart Scouts en Gidsen Vlaanderen achter kan laten.
• In september maakte Kris Hapers zijn opwachting als verantwoordelijke beheer en administratie
• en op 1 oktober kwam Gerald De Maeyer als hoofdboekhouder in dienst.
• We verhuisden: boekhouding en secretariaat delen nu 1 bureel op de eerste verdieping

Daarnaast deden we “gewoon voort”…

• in de ledenadministratie:
  • verwerken van de aanpassingen in de groepsadministratie en facturatie
  • aanporren van achterblijvende groepen (op 17/11 nog 30 niets/nog 77 enkel leiding)
  • we drukten al 28.000 lidkaarten
  • de eerste aanmaningen voor openstaande facturen gingen de deur uit
• de Jamboree in Zweden is voorbij, nu nog enkel de laatste administratieve en financiële afhandeling
• Herfstontmoeting: van de inschrijvingen tot de financiële afrekening
• ook met de dagelijkse boekhouding voor secretariaat, winkel en jeugdverblijven; vorming; verzekeringen; groepsadministratie en kopieerwerk waren we druk in de weer.

Op het secretariaat waren er heel wat veranderingen en er zijn er nog meer op komst:

• Ria Janssens kreeg een nieuwe taak: vanaf 1 juni neemt ze de loonadministratie op zich, in de voorbije maanden is ze zich stilaan beginnen inwerken. Deze verschuiving heeft zijn gevolgen voor de verzekeringen: we hebben iemand nodig om een deel van de verzekeringen op zich te nemen

• Daarnaast is er de nakende pensionering van Marie-Louise Barbé, vanaf 15 december moet er ook voor haar taak vervanging komen

• Er werd een profiel opgesteld, die beide taken combineert en waarin ook administratieve ondersteuning voor de dienst informatica zit. De vacature werd in de eerste plaats intern verspreid.

Wanneer mensen weggaan of een andere taak opnemen, is dat het moment om eens naar de andere takenpakketten te kijken en eventueel te herschikken. Daar zijn we (Annemie Konings en Veerle Janssens) volop mee bezig. Johanna Verpoort (die ons tijdelijk ondersteunt in vervanging van Ruth Bosmans, die ontslag nam) zal ons daar verder mee helpen.

De vaste taken blijven daarnaast gewoon doorlopen:

• In de ledenadministratie bleven we achter de veren zitten van die laatste groep, half april lieten we de betrokken DC’s weten dat, dank zij hun ondersteuning, alles in orde was gekomen. Ondertussen kregen al 69.746 leden hun lidkaart.

• De zeswekelijkse rappelprocedure blijft lopen. Nog 6 groepen hebben hun eerste, grote, lidgeldfactuur niet betaald. We nemen binnenkort contact met de betrokken groepsleiding.

• Zoals gebruikelijk gaan O&W en Krak?Boem! vanaf het maartnummer enkel naar wie zijn lidgeld betaalde.

• Voor Vorming was er naast de administratieve voorbereiding en opvolging van voorjaarscursussen, het werk voor het Groepsleidingscongres: inschrijvingen registreren en allerlei deelnemerslijsten maken.

• Het groepsleidingscongres bracht ook werk mee voor de kopieerdienst, net zoals de papieren Groepswerk en de Verbondsraad.

• Bij Jamboree passeerde het minikamp. Weer een stap dichter bij het gróte evenement…

December en januari zijn traditioneel wat rustigere maanden: veel vakantiedagen en studerende leiding maken dat onze mailboxen wat minder vol raken. Toch blijven een aantal routinetaken doorlopen:

• In de ledenadministratie maakten we facturen en drukten we lidkaarten. Op dit ogenblik(8 februari) kregen al 93 % van de groepen hun lidkaarten.
• We spoorden achterblijvers aan om hun gegevens te verbeteren in de Groepsadministratie. Op dit ogenblik is er nog 1 achterblijvende groep en 1 verbondsploeg, we vroegen de betrokken DC’s om ondersteuning. Dit jaar hebben we wel weer naar te takleiding van 11 groepen een brief gestuurd om te melden dat hun groep niet in orde was.
• op 19 januari stuurden we aanmaningen voor openstaande vervallen facturen en 14 dagen later brachten we de DC’s op de hoogte van groepen, met meer 3 aanmaningen, die nog niet betaalden.
• Voor de groepsadministratie is weer een nieuwe update onderweg, meer details vind je op deze plek

• Sinds enkele maanden kan je voor verzekeringsvragen terecht bij 2 mensen: Pieter Ysebaert, vervangt deeltijds Ria Janssens, en is op de hoogte van alle polissen die de groepen aanbelangen (lokalen verzekering, burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen). Ria behartigt voornamelijk alle andere nationale polissen.

• In de kopieerdienst was het dan weer wat drukker: in 2010 werd er op de valreep nog een nieuwe kopieermachine geplaatst. De gebruikers kregen al een opleiding, maar voorlopig is het nog even zoeken om alle mogelijkheden te leren kennen. Er komen ook meer en meer vragen van groepen naar kopies van lijsten uit het archief. Elke keer een omslachtig werkje, maar we doen het met plezier.
• En Jamboree blijft een hot-item…