Verschillen
Dit geeft de verschillen weer tussen de geselecteerde revisie en de huidige revisie van de pagina.
| Beide kanten vorige revisie Vorige revisie Volgende revisie | Vorige revisie | ||
|
stavaza:beheer:nationaal_secretariaat:secretariaat [2011/11/17 16:52] vj |
stavaza:beheer:nationaal_secretariaat:secretariaat [2016/09/23 18:20] (huidige) |
||
|---|---|---|---|
| Regel 1: | Regel 1: | ||
| ====== 2011 - 2012 ====== | ====== 2011 - 2012 ====== | ||
| - | ===== augustus - december===== | + | ===== december - januari ===== |
| + | * Een spannende periode is bijna afgesloten. De vuurdoop voor de nieuwe hoofdboekhouder: de jaarafsluiting tot een goed einde brengen. Samen met de andere collega's in de boekhouding is hij er in geslaagd om de puzzel te leggen. | ||
| + | * Op 15 december namen we afscheid van Marie-Louise Barbé die na 45 jaar dienst aan een lange vakantie begint om vanaf 1 april 2012 echt met pensioen te gaan. | ||
| + | * In de ledenadministratie: | ||
| + | * zaten we achter de veren van de laatste groepen. Begin januari maakten we voor de laatste achterblijver een factuur, da's 3 maand sneller dan vorig werkjaar. | ||
| + | * we drukten al meer dan 61.000 lidkaarten | ||
| + | * vanaf het februarinummer sturen we de tijdschriften alleen naar wie zijn lidgeld betaalde. | ||
| + | * Administratie vorming: Marie-Louise ging, Bart(Goethals) komt...binnenkort. Ondertussen stond Edith Apers er even alleen voor om inschrijvingen te verwerken en cursussen administratief voor te bereiden. Vanaf februari zal Bart, naast zijn job als boekhouder, ook vorming ondersteunen. | ||
| + | * Daarnaast werden er verslagen gemaakt, verzekeringen afgesloten en opgevolgd, tijdschriften geblokkeerd (wegens foute adressen). Er werd veel vergaderd en overlegd, gekopieerd en verzonden en ondersteuning verleend voor jeugdverblijven, personeelsadministratie, ploeg internationaal, GSB enzoverder enzovoort. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ===== augustus - november ===== | ||
| + | In de administratie (= boekhouding + secretariaat) zijn er ondertussen al heel wat veranderingen gebeurd: | ||
| + | * Pieter Ysebaert kwam ons in juni versterken. Voor alles wat betreft verzekering van leden en lokalen kan je bij hem terecht. Vanaf 1 december zal hij zich ook inwerken in de ledenadministratie, zodat Marie-Louise met een gerust hart Scouts en Gidsen Vlaanderen achter kan laten. | ||
| + | * In september maakte Kris Hapers zijn opwachting als verantwoordelijke beheer en administratie | ||
| + | * en op 1 oktober kwam Gerald De Maeyer als hoofdboekhouder in dienst. | ||
| + | * We verhuisden: boekhouding en secretariaat delen nu 1 bureel op de eerste verdieping | ||
| + | |||
| + | Daarnaast deden we "gewoon voort"... | ||
| + | * in de ledenadministratie: | ||
| + | * verwerken van de aanpassingen in de groepsadministratie en facturatie | ||
| + | * aanporren van achterblijvende groepen (op 17/11 nog 30 niets/nog 77 enkel leiding) | ||
| + | * we drukten al 28.000 lidkaarten | ||
| + | * de eerste aanmaningen voor openstaande facturen gingen de deur uit | ||
| + | * de Jamboree in Zweden is voorbij, nu nog enkel de laatste administratieve en financiële afhandeling | ||
| + | * Herfstontmoeting: van de inschrijvingen tot de financiële afrekening | ||
| + | * ook met de dagelijkse boekhouding voor secretariaat, winkel en jeugdverblijven; vorming; verzekeringen; groepsadministratie en kopieerwerk waren we druk in de weer. | ||
| ====== 2010 - 2011 ====== | ====== 2010 - 2011 ====== | ||
| Regel 36: | Regel 62: | ||
| * We spoorden achterblijvers aan om hun gegevens te verbeteren in de Groepsadministratie. Op dit ogenblik is er nog 1 achterblijvende groep en 1 verbondsploeg, we vroegen de betrokken DC’s om ondersteuning. Dit jaar hebben we wel weer naar te takleiding van 11 groepen een brief gestuurd om te melden dat hun groep niet in orde was. | * We spoorden achterblijvers aan om hun gegevens te verbeteren in de Groepsadministratie. Op dit ogenblik is er nog 1 achterblijvende groep en 1 verbondsploeg, we vroegen de betrokken DC’s om ondersteuning. Dit jaar hebben we wel weer naar te takleiding van 11 groepen een brief gestuurd om te melden dat hun groep niet in orde was. | ||
| * op 19 januari stuurden we aanmaningen voor openstaande vervallen facturen en 14 dagen later brachten we de DC’s op de hoogte van groepen, met meer 3 aanmaningen, die nog niet betaalden. | * op 19 januari stuurden we aanmaningen voor openstaande vervallen facturen en 14 dagen later brachten we de DC’s op de hoogte van groepen, met meer 3 aanmaningen, die nog niet betaalden. | ||
| - | * Voor de groepsadministratie is weer een nieuwe update onderweg, meer details vind je op deze [[http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/stavaza/beheer/nationaal_secretariaat/informatica/groepsadministratie|plek]]. | + | * Voor de groepsadministratie is weer een nieuwe update onderweg, meer details vind je op deze [[stavaza:beheer:nationaal_secretariaat:informatica:groepsadministratie|plek]] |
| - | * Sinds enkele maanden kan je voor verzekeringsvragen terecht bij 2 mensen: Pieter Ysenbaert, vervangt deeltijds Ria Janssens, en is op de hoogte van alle polissen die de groepen aanbelangen (lokalen verzekering, burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen). Ria behartigd voornamelijk alle andere nationale polissen. | + | * Sinds enkele maanden kan je voor verzekeringsvragen terecht bij 2 mensen: Pieter Ysebaert, vervangt deeltijds Ria Janssens, en is op de hoogte van alle polissen die de groepen aanbelangen (lokalen verzekering, burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen). Ria behartigt voornamelijk alle andere nationale polissen. |
| * In de kopieerdienst was het dan weer wat drukker: in 2010 werd er op de valreep nog een nieuwe kopieermachine geplaatst. De gebruikers kregen al een opleiding, maar voorlopig is het nog even zoeken om alle mogelijkheden te leren kennen. Er komen ook meer en meer vragen van groepen naar kopies van lijsten uit het archief. Elke keer een omslachtig werkje, maar we doen het met plezier. | * In de kopieerdienst was het dan weer wat drukker: in 2010 werd er op de valreep nog een nieuwe kopieermachine geplaatst. De gebruikers kregen al een opleiding, maar voorlopig is het nog even zoeken om alle mogelijkheden te leren kennen. Er komen ook meer en meer vragen van groepen naar kopies van lijsten uit het archief. Elke keer een omslachtig werkje, maar we doen het met plezier. | ||
Wilrijkstraat 45, B-2140 Antwerpen
+ 32 3 231 16 20
info@scoutsengidsenvlaanderen.be
