Aanmelden | RegistrerenHelp

Dit is een oude revisie van het document!


Thematische werking

Wat moet je op HO doen

  • Begroting en fun
  • Praktische takenpakket
  • (Bestellen)
  • Vorming geven
  • Receptie

Op voorhand

Begroting:

  • Werkgroep HO oprichten voor de begroting en medewerkersinschrijvingen
  • Verzekeringen personen en materiaal
  • Bestelling eten – contact met foerageploeg
  • Camion huren voor materiaal (werkgroep HO)
  • Cash geld voorzien of bankkaart

Praktisch takenpakket:

  • Medewerkersafrekening op donderdagavond (voor de voorbereidende week en het weekend)
  • Kassa ophalen in P10 (boekhouding) voor verkoop jetons op vrijdagavond
  • Afrekening van de kassa op zaterdagavond
  • Afrekening hoge rielen (winkeltje) op zondagmiddag
  • Boekhouding bijhouden (ticketjes verzamelen)

Vorming:

  • Vorming geven op zaterdagmiddag (materiaal terug te vinden in P10)
  • Op de markt in het standje van beheerscommissie uitleg geven over verzekeringen, …

Receptie beheerders:

  • Na de markt in de P10 voor oude en nieuwe beheerders

Bank(kaarten)

Volmachten

  • Zorg voor rekening voor feitelijke vereniging
  • Meerdere volmachthouders
  • Spaarrekening openen voor geld dat niet direct nodig is.
  • Zorgt voor een extra rekening indien je project doet (100 jaar scouting, gouwcafé, hopper winkel, …)

Kaarten opvolgen

  • Eventueel kun je als gouw ook kaarten voorzien voor districten, maar dan moet er voldoende geld op staan om de rekening niet te duur te maken
  • Volmachten regelen neemt tijd in beslag

Beleggingen

  • Verbond heeft beleggingen bij Petercam, enkele gouwen ook. Dit is enkel voor geld dat je voor langere termijn niet nodig hebt.
  • 1 keer per jaar komt afrekening via ’t verbond. Beheerder ondertekent.

Zagen achter bonnekes

  • Rekeningetjes van onkosten opvragen om in boekhouding te steken.
  • Vooral nodig voor mogelijke doorlichting vanuit provincie/verbond.

Verzekeringen

Lokalenvisum

  • DC's volgen dit op bij nieuwe groepsleiding.
  • Opvragen bij DC's en ingeven op site van Play.
  • Promoten van het lokalenvisum bij groepsleiding
  • Ingeven van de resultaten op de site van Play ingeven zodat het beleid er op kunt afstemmen
  • En achter de veren zitten van de groepen die nog niet in orde zijn

Hopper Jeugdverblijf

  • Zelf in vertegenwoordiging van gouw in de commissie/het kernbestuur voorzien (als afgevaardigde van de districten die rond het jeugdverblijf gevestigd zijn)
  • Klachten doorgeven
  • Steunen van hun activiteiten
  • Beheerder voorziet een vertegenwoordiging in het kernbestuur van de jeugdverblijven
  • Promo maken bij de groepen voor de jeugdverblijven
  • Band tussen gouw en jeugdverblijven
  • Klusjesdagen: personen voorzien
  • Weekends gouwen en districten in een jeugdverblijf

Hopper Winkel

  • Contactpersoon voor hen (wegens gevestigd in hetzelfde gebouw)
  • Klachten doorgeven
  • Steunen van hun activiteiten

Zie jeugdverblijven

Open kamp

  • Boekhouding ervan doen + betalingen opvolgen
  • Samen met projectgroepje de begroting bekijken/nakijken/verbeteren
  • Uitbesteden van de boekhouding en de begroting van Open kamp (aparte bankrekening)
  • Wel een beperkte financiële steun vanuit de gouw
  • Controle van de boekhouding door de beheerder

Praktische werking

Begroting van de gouw

Van de Gouw

  • Per kalenderjaar op te stellen
  • Aparte begroting per scoutsjaar, kan ernaast staan
  • Opstellen in december, goed te keuren op gouwraad
  • Alle verwachte inkomsten en uitgaven opsommen

Voorbeeld inkomsten Uitgaven Subsidies Toelagen aan districten Regionale ondersteuning vanuit verbond Activiteiten (fuif, takploegen, open kamp, …) Interesten Roerende en onroerende goederen Overzettingen Administratie Commissies van de winkel of café (Limburg, Waas) Promo

Bankkosten 
Werkingskosten (kilometers, hapjes, bedankingen, planweekend, …)

Van de verschillende projecten

  • Voor grotere projecten vanuit de gouw, kun je beter aparte begroting opstellen (100 jaar, open kamp, hopper winkel, HO, …)
  • Ook aparte rekening voor openen

Financiële werking van de districten

  • Opvolgen bank(kaarten), boekhouding en begroting

Subsidies van provincies

  • Subsidies dossiers
  • Boekhouding
  • Uitleendienst

Ledenadministratie gouw

  • Iedere medewerker inschrijven
  • Leden moeten zelf betalen, bij 2e aanmaning wordt je verwittigd.

Factuuropvolging

  • Doorgeven aan DC’s (apart per DC/ standaardtekstje)
  • Mailen van betrokken gouwmedewerkers

Onkostennota’s

  • Eigen formulier ontwikkeld en dat stuur je 2 keer per jaar rond
  • Noodzakelijk voor bewijzen tbv provinciale subsidie
  • Blijven herhalen dat men onkosten kan indienen

Boekhouding van de gouw (ook thema)

  • Gouwboekhouding

Wetten en regels (ook thema)

  • Opvolgen

Vergaderingen

Provinciale vergaderingen

  • Commissie 4, 3, 2

Gouwbureau

  • Ongeveer maandelijks tenzij er iets dringends tussenkomt
  • Gouwraad ongeveer maandelijks
  • Info uitwisselen
  • Vergaderingen voorbereiden
  • Problemen aanpakken
  • Opvolging groepen, districten, gouwactiviteiten, enz

Beheercommissie

  • Maandelijks (waarvan 2x per jaar een weekend)
  • Lekker voedsel vooraf
  • Nota's worden vooraf doorgestuurd, handig als je ze al gelezen hebt
  • Verzekeringen, lidgelden, vormingen uitwerken, nieuws en vragen van andere gouwen

Financiële commissie

  • 2 maal per jaar
  • Opvolging verbondssubsidies

Verbondsraad

  • Nota's worden opgestuurd en moet je even doornemen.
  • Hele dag 3-maandelijks

Dwars door alles heen

Infodoorstroming

  • Voornamelijk van en naar gouwraad en gouwbureau
  • De mening van de gouw verwoorden bij verbond en omgekeerd
  • Objectief info doorgeven

Vorming

  • Vorming geven binnen en buiten de gouw (verzekeringen, vzw, veiligheid, projecten & begroten – 3D, Trapper)

Groepen ondersteunen

  • Intermediair met verbond
  • Kampprijzen bespreken (samen met DC’s)
  • Telefoontjes over ongevallen en te nemen acties

Extra

Methodiekenweekend

  • Fijn vormingsweekend met feestjes 's avonds.
  • Netwerking.
Navigatie
QR Code
QR Code werkruimte:gouwbeheerders:leidraad (generated for current page)