gebaseerd op de nota: 2009.09.12_leidraad_voor_nieuwe_beheerders.doc

• In de loop van de zomer zijn er weer enkele nieuwe gouwbeheerders. Kunnen we ze alvast helpen met op te sommen wat de verschillende taken, functies en tips zijn. In de loop van het volgende werkjaar kunnen we dat dan toetsen aan de praktijk en afwerken in een kleine bundel (of wiki pagina als dat past). We koppelen er dan ook de competenties aan en mogelijke vormingen.
• Je kan je voorbereiden door al even te denken aan alle obstakels die je zelf bent tegengekomen neer te pennen maar ook aan de leuke jobs die je hebt mogen doen.

• Begroting en fun
• Praktische takenpakket
• (Bestellen)
• Vorming geven
• Receptie

• Werkgroep HO oprichten voor de begroting en medewerkersinschrijvingen
• Verzekeringen personen en materiaal
• Bestelling eten – contact met foerageploeg
• Camion huren voor materiaal (werkgroep HO)
• Cash geld voorzien of bankkaart

• Medewerkersafrekening op donderdagavond (voor de voorbereidende week en het weekend)
• Kassa ophalen in P10 (boekhouding) voor verkoop jetons op vrijdagavond
• Afrekening van de kassa op zaterdagavond
• Afrekening hoge rielen (winkeltje) op zondagmiddag
• Boekhouding bijhouden (ticketjes verzamelen)

• Vorming geven op zaterdagmiddag (materiaal terug te vinden in P10)
• Op de markt in het standje van beheerscommissie uitleg geven over verzekeringen, …

• Na de markt in de P10 voor oude en nieuwe beheerders

• Zorg voor rekening voor feitelijke vereniging
• Meerdere volmachthouders
• Spaarrekening openen voor geld dat niet direct nodig is.
• Zorgt voor een extra rekening indien je project doet (100 jaar scouting, gouwcafé, hopper winkel, …)

• Eventueel kun je als gouw ook kaarten voorzien voor districten, maar dan moet er voldoende geld op staan om de rekening niet te duur te maken
• Volmachten regelen neemt tijd in beslag

• Verbond heeft beleggingen bij Petercam, enkele gouwen ook. Dit is enkel voor geld dat je voor langere termijn niet nodig hebt.
• 1 keer per jaar komt afrekening via ’t verbond. Beheerder ondertekent.

• Rekeningetjes van onkosten opvragen om in boekhouding te steken.
• Vooral nodig voor mogelijke doorlichting vanuit provincie/verbond.

• Opvolgen of alle mensen en materiaal (ook auto’s en persoonlijk/gehuurd materiaal) op activiteiten verzekerd zijn.
• Soorten en website http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening/secretariaat/verzekering
• Ria Janssens (contactpersoon)

• DC's volgen dit op bij nieuwe groepsleiding.
• Opvragen bij DC's en ingeven op site van Play.
• Promoten van het lokalenvisum bij groepsleiding
• Ingeven van de resultaten zodat het beleid er op kunt afstemmen via http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/webform/lokalenvisum
• En achter de veren zitten van de groepen die nog niet in orde zijn

• Zelf in vertegenwoordiging van gouw in de commissie/het kernbestuur voorzien (als afgevaardigde van de districten die rond het jeugdverblijf gevestigd zijn)
• Klachten doorgeven
• Steunen van hun activiteiten
• Beheerder voorziet een vertegenwoordiging in het kernbestuur van de jeugdverblijven
• Promo maken bij de groepen voor de jeugdverblijven
• Band tussen gouw en jeugdverblijven
• Klusjesdagen: personen voorzien
• Weekends gouwen en districten in een jeugdverblijf

• Contactpersoon voor hen (wegens gevestigd in hetzelfde gebouw)
• Klachten doorgeven
• Steunen van hun activiteiten

Zie jeugdverblijven

• Boekhouding ervan doen + betalingen opvolgen
• Samen met projectgroepje de begroting bekijken/nakijken/verbeteren
• Uitbesteden van de boekhouding en de begroting van Open kamp (aparte bankrekening)
• Wel een beperkte financiële steun vanuit de gouw
• Controle van de boekhouding door de beheerder

• Per kalenderjaar op te stellen
• Aparte begroting per scoutsjaar, kan ernaast staan
• Opstellen in december, goed te keuren op gouwraad
• Alle verwachte inkomsten en uitgaven opsommen
• Hieronder een voorbeeld

• Voor grotere projecten vanuit de gouw, kun je beter aparte begroting opstellen (100 jaar, open kamp, hopper winkel, HO, …)
• Ook aparte rekening voor openen

• Opvolgen bank(kaarten), boekhouding en begroting

• Subsidies dossiers
• Boekhouding
• Uitleendienst

• Iedere medewerker inschrijven
• Leden moeten zelf betalen, bij 2e aanmaning word je verwittigd.

• Doorgeven aan DC’s (apart per DC/ standaardtekstje)
• Mailen van betrokken gouwmedewerkers

• Eigen formulier ontwikkeld en dat stuur je 2 keer per jaar rond
• Noodzakelijk voor bewijzen tbv provinciale subsidie
• Blijven herhalen dat men onkosten kan indienen

• Gouwboekhouding

• Opvolgen

• Commissie 4, 3, 2

• Ongeveer maandelijks tenzij er iets dringends tussenkomt
• Gouwraad ongeveer maandelijks
• Info uitwisselen
• Vergaderingen voorbereiden
• Problemen aanpakken
• Opvolging groepen, districten, gouwactiviteiten, enz

• Maandelijks (waarvan 2x per jaar een weekend)
• Lekker voedsel vooraf
• Nota's worden vooraf doorgestuurd, handig als je ze al gelezen hebt
• Verzekeringen, lidgelden, vormingen uitwerken, nieuws en vragen van andere gouwen

• 2 maal per jaar
• Opvolging verbondssubsidies

• Nota's worden opgestuurd en moet je even doornemen.
• Hele dag 3-maandelijks

• Voornamelijk van en naar gouwraad en gouwbureau
• De mening van de gouw verwoorden bij verbond en omgekeerd
• Objectief info doorgeven

• Vorming geven binnen en buiten de gouw (verzekeringen, vzw, veiligheid, projecten & begroten – 3D, Trapper)

• Intermediair met verbond
• Kampprijzen bespreken (samen met DC’s)
• Telefoontjes over ongevallen en te nemen acties

• Fijn vormingsweekend met feestjes 's avonds.
• Netwerking.