Enkel wat onderlijnd is MOET door de GB gebeuren, al de rest kan uitbesteed worden. De plaatsen van briefings en dergelijke moeten nog toegevoegd worden; ik wist niet of deze ook dit jaar hetzelfde bleven.

Een algemeen draaiboek vind je via http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/initiatieven/herfstontmoeting/ho-voor-medewerkers/programma

Alle info van HO voor medewerkers vind je via http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/initiatieven/herfstontmoeting/ho-voor-medewerkers

• Op de hoogte blijven als er met werkgroepen wordt gewerkt

• Prijs: target 1€, maar in praktijk komt men meestal minimum aan 2€, alles daarboven wordt zeer duur - een overzicht van gouwgadgets vind je via gouwgadgets_op_ho.xls

• Eventueel uitbesteden aan districten met GB in CC

• voor 1 augustus doorgeven aan ho.info@scoutsengidsenvlaanderen.be zelfkook of wanneer met hoeveel eten in paviljoen 1
• Communiceren waar in te schrijven en inschrijvingsbewijs doormailen
• Communiceren waar en hoe ze moeten betalen

• standaardprijs = 7,5euro per dag

• Tijdelijk verzekeringen medewerkers aanvragen = doorgeven aan ho.info@scoutsengidsenvlaanderen.be, dan komen ze bij op de lijst “eenmalige activiteit” van HO zelf
• Verzekering materiaal aanvragen

• minstens voor 2 euro per deelnemer eten bestellen bij winkeltje DHR, en zeker brood en drank bestellen via winkeltje DHR. Indien je als gouw niet aan dat bedrag komt, worden de maaltijden op zaterdagochtend en -avond je verminderd terugbetaald (zie verslag beheerscommissie 23-25 maart 2004).
• contact met foeriers

• cash of op bankrekening

• Bij aankomst, aanmelden bij SiS-loods en afspreken wanneer en hoe leveren + afhalen koffer
• Sleutel sanitaire blok afhalen bij SiS-secretariaat
• Regelmatig afrekenen van deelnameprijzen medewerkers ⇒ zie afreken-excell
• HO Kasboek bijhouden
• Bodyguard zoeken voor zaterdagavond

• voor 11u30: eten bestellen voor het weekend bij de dienst Bestellen van Hoge Rielen. Wel oppassen: exact aantal deelnemers nog niet gekend ⇒ niet te veel bestellen.
• 21u: briefing in LK7

• 21u: briefing in LK7

• 20u: veiligheidsbriefing in LK7
• 21u: briefing in LK7

• Een uur afspreken met de dienst Bestellen van HR om op zondag af te rekenen (op briefing)
• 17u: briefing in LK7
• 22u: try-out openingsshow + woordje van de VC (aan het groot podium) + daarna medewerkersfeestje in het café van DHR

• 17u: veiligheidsbriefing (herneming)
• dranklevering: frisdrank en pintjes (volk voorzien om te helpen afladen!)
• Tussen 10u en 12u: afrekenen voorbereidende week medewerkers (indien je gegeten hebt in P1). Inschrijven (scannen) van medewerkers die vooraf inschreven (+ ineens online betaalden) + afrekenen van medewerkers die niet vooraf inschreven/online-betaalden in paviljoen 1. De persoon die afrekent, ontvangt de bekers, bandjes voor iedereen. Kan cash of met bankkaart. Meer info over de inschrijvingen + annulatieregeling enzo http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/initiatieven/herfstontmoeting/inschrijven Ineens de kassa’s en jetons voor op de gouwgrond afhalen.
• Bekers, bandjes en bonnetjes uitdelen

• Jetons verkopen op de gouwgrond
• gouwbar openen: frisdrank + pintjes
• 22u30 - 23u: iedereen vertrekken op gouwgrond naar centrale grond

• Extra jetons gaan halen indien al tekort in P1
• Controle van bandjes bij deelnemers bij maaltijd
• Laatste kans: een uur afspreken met de dienst Bestellen van HR om op zondag af te rekenen
• voormiddag: drank tellen en inschatten of je toekomt voor gouwcafé zaterdagavond en indien nodig bijbestellen

bij sis

• Werkwinkel geven

• centrale picknick op de grote grond, voor iedereen
• 13u extra briefing voor gouwen, aan het infopunt
• 13u receptie beheerders in P1

• Werkwinkel geven

• Bar openhouden en tijd beginnen af te ronden
• Jetons verkopen
• Drankbakken en leeggoed tellen
• Vanaf 22u: drankophaling door de SIS
• Vanaf 22u: de kassa + telbord van het gouwcafe terugbrengen. Belangrijk: breng ook het ingevulde telblad van de drankleveringen en -verbruik mee aub.
• Melden aan hoofdboekhouder hoeveel medewerkers buiten gouw zijn komen mee-eten om te verrekenen met terugbetalingen gouw

• Aanwezig op beheerderscafé op markt
• Tussen ????? en ????? uur: bij de dienst Bestellen: Terugbrengen geteld(!) leeggoed (bv. van drank, groentebakken, vleesbakken, Colruytbakken, … ) & afrekenen aankopen dienst Bestellen Hoge Rielen
• Voor 17u: overschotten van eten regelen
• 18u: medewerkersreceptie in café DHR

• Busvervoer afrekenen met coördinator HO indien nodig, voor 30 september
• Deelnamegelden en onkostenvergoedingen van gouwmedewerkers regelen
• Afrekening maken
• Afgesloten verzekeringen betalen
• Afrekening HO voor materiaal (indien boven budget) en schade/verlies/extra's van of via verbond/SiS
• Terugbetaling eetbonnen door verbond (1,70 euro (ontbijt zaterdag) + 3,80 euro (warme maaltijd op zaterdagavond))