• het ter sprake brengen van het beheer binnen de gouw
• het opstellen van een begroting en het opstellen van de rekeningen van de gouw
• het deelnemen aan het verbondsbeheer binnen de beheerscommissie
• het deelnemen aan het beheer van de jeugdverblijven waarin de gouw vertegenwoordigd is
• het vertegenwoordigen van de gouw op de verbondsraad

• zelfontplooiing
• resultaatgerichtheid
• betrokkenheid bij de beweging
• dienstbaarheid
• samenwerken
• kennis delen
• voortgangscontrole
• zorgvuldigheid
• conceptueel denken

Onderstaande lijst van competentie uitsplitsing is geen definitieve versie van onze Beweging, ze is deze van de organisatie. Het helpt ons echter wel om reeds een verschil van aanvang en groei niveau per competentie in te schalen.

1. Onderhoudt de voor de eigen functie vereiste kennis

• Blijft bij met de nieuwe ontwikkelingen (afspraken, technische nieuwigheden,…) die verband houden met het uitoefenen van de functie
• Toont zich bereid om de nodige opleidingen te volgen
• Besteedt de nodige aandacht aan situaties die beroep doen op nieuwe kennis
• Past de verworven kennis toe in de praktijk

2. Bekwaamt zich verder binnen de eigen functie, ontwikkelt nieuwe vaardigheden (technische, vakkennis en andere)

• Toont zich bereid om zich te documenteren indien hij geconfronteerd wordt met “kennislacunes” in het eigen vakgebied
• Tracht ervaring op te doen en meer expertise te verwerven in de eigen functie (door op een actieve manier nieuwe on-the-job leermogelijkheden te benutten, en door nieuwe taken en verantwoordelijkheden te aanvaarden)
• Schoolt zich bij om functiegebonden vaardigheden te verbeteren en/of zich voor te bereiden op nieuwe taken en verantwoordelijkheden
• Vraagt raad en feedback aan meer ervaren collega’s
• Toont zich doorheen zijn/haar gedrag zelf verantwoordelijk voor zijn leerproces; initieert zelf acties om kennis/lacunes op te vangen (en dit zowel voor gedragscompetenties als voor “kennis”)

3. Neemt zijn loopbaan in eigen handen door nieuwe uitdagingen aan te gaan en op een actieve manier nieuwe kansen te benutten

• Neemt actie om kennis te verwerven en/of gedragscompetenties aan te leren in functie van zijn gekozen carrièrepad
• Neemt initiatief en vraagt zichzelf af op welke manier hij de eigen loopbaan kan ontwikkelen
• Stelt duidelijke loopbaandoelen, met inbegrip van deadlines, actieplannen, enz.
• Gaat op zoek naar bijkomende uitdagingen en verantwoordelijkheden
• Gaat op zoek naar en aanvaardt nieuwe leerervaringen buiten het eigen vakgebied
• Ontwikkelt zichzelf op professioneel, maar ook op persoonlijk vlak via talrijke verschillende leerkansen
• Vraagt spontaan feedback over de eigen prestaties en resultaten

1. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen

• Kent de verwachtte resultaten en objectieven en werkt in functie daarvan
• Draagt bij aan de doelstellingen van de organisatie door de verwezenlijking van concrete producten of projecten
• Onderneemt tijdig de nodige acties
• Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling
• Stelt de relevantie van eigen taken tov het te bereiken resultaat in vraag
• Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen
• Zoekt actief naar de beste manier om de vooropgestelde doelen te bereiken
• Signaleert tijdig wanneer bijsturing nodig is

2. Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken

• Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen
• Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af
• Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega’s) moet overtuigen
• Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen
• Stuurt het functioneren van een individu en het team bij, met het oog op het bereiken van doelstellingen
• Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket van de afdeling te verbeteren en werkt die mogelijkheden uit tot concrete voorstellen
• Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt

3. Draagt bij aan de ontwikkeling van een samenhangend geheel van strategische en operationele doelstellingen van de organisatie

• Stemt meerdere doelstellingen op elkaar af tot een coherent geheel
• Stelt prioriteiten en stelt ze bij in wijzigende omstandigheden
• Introduceert specifieke veranderingen in processen om de resultaten en de performantie te verbeteren

1. Kent de waarden en doelen van de organisatie, respecteert ze, toont zich loyaal

• Kent en respecteert de missie, waarden en doelstellingen van de organisatie
• Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (vb informeert zich regelmatig)
• Respecteert de opdracht en de doelstellingen van de afdeling en organisatie
• Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enz kritiek uiten op de organisatie
• Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures

2. Werkt actief mee, levert inspanningen om de waarden en doelen van de organisatie te realiseren

• Zet zich ten volle in en voelt zich persoonlijk aangesproken om de doelstellingen van de organisatie mee te realiseren
• Verdedigt de standpunten van het management bij de eigen medewerkers
• Houdt in zijn voorstellen tot aanpak rekening met de belangen van andere afdelingen binnen de organisatie
• Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen
• Praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als hij het over de eigen organisatie heeft
• Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie
• Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, …)

3. Kan de organisatie correct vertegenwoordigen, toont zich loyaal in contacten met de buitenwereld

• Vertegenwoordigt de organisatie op een professionele manier tegenover klanten, leveranciers en andere belanghebbende externe partijen
• Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komt, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen entiteit
• Verdedigt de keuzes van de organisatie bij collega’s, eigen medewerkers en derden
• Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie
• Verdedigt de belangen van de onderneming in gesprekken met buitenstaanders

1. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten

• Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort
• Blijft beleefd bij klachten
• Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen
• Verleent een correcte service aan alle klanten
• Stelt zich hulpvaardig op
• Reageert snel en gepast op vragen van klanten

2. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen

• Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
• Werkt samen met de klant om een goede oplossing te vinden
• Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp.
• Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening.
• Levert, rekening houden met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant

3. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie te optimaliseren

• Legt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid
• Past de dienstverlening aan om beter aan toekomstige behoefen en verwachtingen van klanten te beantwoorden
• Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen
• Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren

In het algemeen is de beweging onze grootste klant (leden en hun ouders, leiding en de vrijwilige structuur). Voor mensen van Hopper Winkel en Hopper Jeugdverblijven is dit iedereen die een winkel of jeugdverblijf bezoekt. Voor mensen op het nationaal secretariaat zijn leiding en leden de klanten. Maar sommige afdelingen werken ook voor andere diensten in huis, zij hebben dan ‘interne’ klanten.

1. Neemt actief en constructief deel als teamlid

• Ondersteunt teamdoelstellingen en –beslissingen
• Participeert actief en constructief in teamopdrachten, doet loyaal zijn deel van het werk
• Ontwikkelt goede en effectieve werkrelaties met andere teamleden
• Is collegiaal, vriendschappelijk en begrijpend in de contacten met anderen
• Staat open voor ideeën die de teamresultaten kunnen verbeteren
• Integreert ideeën van anderen in de eigen voorstellen
• Laat zich in constructieve zin uit over andere teamleden
• Is bereid van anderen te leren
• Gedraagt zich respectvol en tolerant ten opzichte van anderen

2. Initieert acties om als groep beter samen te werken

• Deelt spontaan alle nuttige informatie mee aan het team, stelt documentatie en dossiers ter beschikking voor anderen
• Vraagt anderen om hun inbreng, vraagt naar ideeën en standpunten van anderen
• Houdt rekening met de anderen, hun wensen, ideeën en standpunten
• Is kritisch op een constructieve manier
• Is bereid om anderen te helpen bij de uitvoering van hun taken
• Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
• Neemt deel en draagt bij aan het beslissingsproces in team
• Is (spontaan) bereid om meer dan zijn/haar deel van het werk te doen, springt in voor collega’s
• Deelt informatie, kennis en eigen expertise met anderen om hen in staat te stellen de groepsdoelen te bereiken (vb. door bepaalde thema’s toe te lichten op meetings, door informatie beter toegankelijk te maken,…)
• Toont waardering voor de ideeën en bijdragen van anderen

3. Bevordert de werking van het hele team, zowel op resultaatsvlak als wat teamgeest betreft

• Creëert en promoot een sfeer van samenwerking, teamcohesie, team engagement en consensus bij beslissingen
• (H)erkent verschillen tussen individuele teamleden en bouwt verder op hun specifieke competenties
• Schrijft goede resultaten openlijk aan het team toe en brengt deze onder de aandacht
• Introduceert of implementeert initiatieven om de groepssfeer te bewaken of te verbeteren
• Moedigt collega's in het team aan om mee te werken aan voorstellen en verbeteringen
• Moedigt collega’s aan om onenigheden onderling uit te praten
• Zorgt ervoor dat ieder groepslid een inbreng kan leveren
• Zoekt naar mogelijkheden om verschillende standpunten te verzoenen
• Respecteert de gevoelens, de waarden en de gezichtspunten van anderen
• Lost geschillen tussen teamleden op

1. Helpt anderen en geeft toelichting  Helpt collega’s en klanten verder door de nodige informatie te verschaffen  Legt eigen taken uit aan collega’s  Stelt informatie verbonden met de eigen taken ter beschikking van anderen  Zorgt voor een brede verspreiding van de nodige basisinformatie en het up-to-date houden ervan

2. Instrueert anderen, brengt hen op een hoger kennisniveau  Gaat na wat de andere reeds weet en stemt vervolgens de informatie af op de behoefte van de persoon  Investeert tijd om mensen effectief in het eigen expertisedomein in te werken  Hanteert verschillende methoden, zoals uitleg geven, voordoen, zelf laten doen onder zijn/haar begeleiding  Legt het ‘waarom’ uit van bepaalde opties, geeft achtergrondinformatie, tips en aanbevelingen

3. Stimuleert kennisdeling en voorziet de nodige middelen  Neemt concrete acties om de eigen expertise binnen de organisatie te promoten (bv. thema’s op meetings aan bod brengen, met anderen erover praten, enthousiasme tonen over…)  Neemt concrete acties om nieuwe methodologie, aanpakken of inzichten binnen de organisatie geaccepteerd te krijgen  Neemt acties om de eigen expertise binnen en buiten de eigen organisatie te verspreiden, bijvoorbeeld met het publiceren van artikels, het organiseren van opleidingen, lezingen, …

1. Volgt de voortgang van eigen taken op en stuurt tijdig bij

• Begroting opvolgen en bijsturen indien nodig. Zowel bij overschotten als bij tekorten.
• Afrekeningen kamp, gouw, … tijdig doorsturen
• Deadlines bijhouden (vb van verbond, provincie, …)
• Doelstelling in begin jaar opstellen, midden jaar evalueren en eind jaar bekijken of ze behaald zijn.
• Einde termijn goede overgang doen naar opvolger
• Dingen overnemen van voorganger, op termijn eigen ding van maken.
• Zelf het geld op activiteiten beheren, zelf de kas doen.

2. Volgt regelmatig de voortgang van activiteiten van één of meerdere personen op en stuurt bij indien nodig

• Vb: stavaza lokalenvisum, eigen lijstje bijhouden wat heb ik, wat heb ik nog niet (in mapje op computer of Excel
• Systemen voor opvolging: electronisch kasboek
• Vaste controlemomenten: eind juni/juli/augustus wanneer een dc-ploeg stopt al vragen naar afrekeningen of subsidiemateriaal
• Bij werkgroepen detailbegroting opvragen die past in algemene begroting
• Afspraak binnen de ploeg: afrekeningen/onkosten binnen de maand inleveren
• Bij groepen waar het dreigt mis te lopen, dc’s aansporen op te volgen. Regelmatig herhalen en polsen.
• Open Kamp: financiële afspraken maken met verantwoordelijke

3. Ontwikkelt en voert systemen en procedures voor opvolging in

• Vb: lokalenvisum: zelf lijstje maken en aanvinken
• Eigen begroting opstellen, waaraan zal activiteit financieel beoordeeld worden?
• Tijdig betrokken aanmailen
• Aanmaningen sturen (vb: mailen of bellen na 3e aanmaning)
• Projecten beleidsnota opvolgen
• Kassa van een activiteit uitbesteden en nodige afspraken maken.

1. Werkt nauwkeurig en ordelijk

• Voert de aan hem/haar toegewezen taken op regelmatige basis uit en respecteert deadlines
• Houdt gegevens ordelijk bij (digitaal/papier)
• Vindt snel terug wat gevraagd wordt
• Levert informatie en werkmiddelen aan die voor alle belanghebbenden verstaanbaar zijn

2. Levert met oog voor detail correct werk af

• Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in
• Blijft aandachtig bij routineuze taken
• Controleert het eigen werk
• Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

3. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren

• Pro-actief te werk gaan kan in vele gevallen de druk verlichten
• Levert onder druk kwaliteitsvol werk af
• Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren
• Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid
• Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk

1. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context

• Heeft aandacht voor en inzicht in de onderlinge afhankelijkheid en samenhang van onmiddellijk aanverwante diensten en hun activiteiten = Weten wie te bereiken binnen de gouw, DC’s en beheerscommissie. Weten hoe te communiceren en te informeren op de juiste plaats op het juiste moment om iets te kunnen realiseren. Te leren gedurende de eerste maanden.
• Schat de ‘bredere impacten’ in: bv. consequenties van eigen acties, voorstellen en beslissingen op (de werking van) andere afdelingen. Aanvoelen hoe beslissingen nationaal of op gouw niveau impact hebben op de andere delen van de structuur. Je eigen positie kunnen overstijgen. Meedenken in een breder kader in functie van de noden van de beweging. Je moet kunnen beginnen zonder oogkleppen.
• Plaatst zaken in een ruimer tijdsperspectief: onderkent (mogelijke) gevolgen op korte en langere termijn. Nadenken hoe een beslissing ook in wijzigende omstandigheden kan standhouden. Impact zien van structurele uitgaven.
• Let op de samenhang en interferentie met andere acties/beslissingen. Schrappen, is een herhaling
• Ziet de minder ‘zichtbare’ (evidente) gevolgen en impacten van eigen voorstellen, acties en beslissingen en onderzoekt deze. Onderbouwen en doordenken op de voorstellen die je maakt. Een nieuw verzekeringsvoorstel goed kunnen inschatten en afwegen met bv objectief cijfermateriaal. Aanleg hiervoor hebben, laten zien dat je in een vorige functie hier wel mee om kan.

2. Betrekt bredere (externe, maatschappelijke, …) factoren bij zijn aanpak en kan daaruit conclusies trekken voor de werking

• Kent en begrijpt de relevante externe factoren die een impact kunnen hebben op de eigen organisatie. Opvolgen van spelers die impact hebben op de eigen werking zoals provincie, stad, … regelgeving, maatschappelijke trends bij ouders
• Heeft aandacht voor de ruimere omgevingscontext: volgt deze, analyseert trends, merkt evoluties op
• Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden. Gevoelig zijn voor bv financiële draagkracht van de leden/ouders
• Vertaalt de impact van relevante trends en signalen naar wat dit betekent voor de organisatie
• Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext
• Ontwikkelt een persoonlijk standpunt rond mogelijke toekomstige evoluties. Een GB kan hier in groeien
• Ontwikkelt ideeën over hoe de onderneming haar toekomstige voordelen kan ontwikkelen, gegeven de ruimere context waarin zij opereert

De vergadering beheerscommissie moet op dit niveau kunnen vergaderen. Discussies moeten gestructureerd en met een bepaald niveau van abstractie kunnen gevoerd worden.

3. Ontwikkelt, vanuit de interne en externe context, een persoonlijke visie met betrekking op de toekomst van de organisatie

• Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden
• Ontwikkelt een persoonlijk standpunt rond toekomstige evoluties
• Ontwikkelt een eigen ‘gedroomd toekomstbeeld’ over de plaats van de organisatie daarin
• Formuleert een persoonlijke kijk op hoe de onderneming in de toekomst hier een antwoord kan op bieden (wat worden de prioriteiten en waarom)
• Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren en met als doel het toekomstbeeld te realiseren
• Bepaalt waar de prioriteiten voor de toekomst liggen op de diverse terreinen en welke de ‘hefbomen’ zullen zijn
• Brengt een eigen beeld naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie

We verwachten dit niet. Afhankelijk van extra taken die je opneemt (projectwerkgroepen) kan hier in groeien. Je kan ook in bepaalde ‘beheers’ dossiers die ook deze kansen geven. Vormingen zoals ‘Lerende organisatie, innovatief denken,…’ kunnen hiervoor impulsen geven. Eventueel netwerken met andere instanties helpen hier, zowel binnen Scouting internationaal als binnen Vlaanderen haar organisaties. Initiatieven op dit vlak worden wel verwelkomd.