Discussie nota: functies in de groepsadministratie

Vanuit verbondsoogpunt: oorspronkelijk was de groepsadministratie puur voor administratie (vooral verzekeringen). Later werd het ook gebruikt voor onderzoek (orakel) en communicatie (e-zines, gerichte mailings naar bijvoorbeeld materiaalmeesters, akabeleiding of jeugdraadverantwoordelijken). Bij uitbreiding kan je de groepsadministratie ook gebruiken als een pedagogisch middel om bijvoorbeeld als verbond te tonen welke functies wij relevant vinden (bv. jeugdraadverantwoordelijke of vorming). Ook voor een groep kan de groepsadministratie uitgroeien tot meer dan een verplicht nummertje, namelijk als tool voor communicatie (nieuwsbrieven versturen, adresetiketten maken, persoonlijke betalingsrappels maken, …) en onderzoek (orakel zal gekoppeld worden aan admin om zo altijd de gegevens te kunnen opvragen). Als VGA kan je voor je leidingsploeg momenteel kiezen uit ongeveer 30 functies. Af en toe worden er nieuwe functies bijgemaakt, maar quasi nooit geschrapt.

Doel van deze nota: groepsadministratie moet zo eenvoudig mogelijk zijn en zo dicht mogelijk bij de realiteit van een groep aansluiten.

• 1. Terminologie in groepsadministratie aanpassen aan gangbare benamingen
• 1.1 Chrimenverantwoordelijken
• 1.2 Gemengde takken
• 2. Niet-gebruikte functies verwijderen, zodat de keuzelijst voor verantwoordelijken groepsadministraties (VGA’s) niet nodeloos lang wordt
• 2.1 Verwijderen van functies die niet (meer) bestaan
• 2.2 Adjunct-functies
• 3. Bestaande functies binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen ook een functie geven in de groepsadministratie.
• 4. Creëren en clusteren van bijkomende thematische functies

Op verbondsraad van oktober 2010 werd in de spelregels ‘chrimenverantwoordelijke’ aangepast naar ‘verantwoordelijke zingeving’. Voorstel om dit ook in de groepsadministratie toe te passen:

• CHV (chrimen verantwoordelijke) ⇒ VZ: verantwoordelijke zingeving [voorstel 1]
• DCHV (districtschrimenverantwoordelijke) ⇒ DVZ: districtsverantwoordelijke zingeving [voorstel 2]
• GCHV (gouwchrimenverantwoordelijke) ⇒ GVZ: gouwverantwoordelijke zingeving [voorstel 3]
• Is er een wezenlijk verschil tussen een verantwoordelijke zingeving en aalmoezenier? Vraag stellen aan ploeg zingeving of aalmoezeniers in de praktijk niet gewoon ‘verantwoordelijken zingeving’ zijn? In spelregel GR3 is er wel enkel sprake van groepsaalmoezeniers en niet van verantwoordelijken zingeving. [voorstel 4]

Code Omschrijving Actieve functies Ooit actief geweest

• CHV CHRIMEN VERANTWOORDELIJKE 14 91
• DCHV DISTRICTSCHRIMENVERANTW 0 1
• GCHV GOUW CHRIMENVERANTWOORDEL 0 2

Samenvoegen van

• kabouter (K) en welp (W) tot KW (kabouter-welp) [voorstel 5]
• van jonggids (JG) en jongverkenner (JV) tot JGV (jonggiver) [voorstel 6]
• van gids (G) en verkenner (V) tot GV (giver) [voorstel 7]
• Naar analogie met benaming van de respectievelijke leiding: jonggidsen-jongverkennerleiding (JGVL), gidsen-verkennerleiding (GVL). Voordeel: zo wordt het gemakkelijk om als leiding alle leden van je tak te selecteren. Selecteren op geslacht kan op andere manieren. Of toch zeker ‘jong verkenner’ veranderen naar ‘jongverkenner’ en ‘jong gids’ naar ‘jonggids’. [voorstel 8]

1. Groepsbeheerder (GRB): bestaat niet volgens de spelregels, dus wat houdt zijn functie dan in (bijvoorbeeld al dan niet lid van de groepsraad)? Ofwel deze functie promoten (als de verantwoordelijke in een groep voor financiën, verzekeringen, lokalen, …) en die personen dan ondersteuning bieden (vorming, communcatie, …) ofwel deze functie afschaffen. [voorstel 9]
2. Districtsbeheerder (DB): bestaat niet volgens de spelregels en niet in de praktijk, dus is hij/zijn niet gewoon lid van de districtsploeg? [voorstel 10]

De spelregels spreken letterlijk enkel van de volgende adjuncten: adjunct-groepsleiding, adjunct-DC’s, … Een adjunctschap is namelijk zinvol bij verkozen functies: verschil tussen GRL en AGRL, DC en ADC, GB en AGB, …

Maar is het zinvol dat een engagement van mensen wordt benoemd als 'adjunctschap' i.p.v. als verantwoordelijke?

1. Is een adjunct-kapoenenleiding geen volwaardige kapoenenleiding? Sommige groepen maken hiervan gebruik om onderscheid te maken tussen een takverantwoordelijke en de takploeg. Dit heeft momenteel geen nut binnen de groepsadministratie. [voorstel 11]
2. Is een adjunct-materiaalmeester (AMM,) niet ook gewoon een materiaalmeester (MM)? Net zoals een adjunct-aalmoezenier en een adjunct-secretaris? [voorstel 12]
3. Is een adjunct-gouwcommissaris niet gewoon een verantwoordelijke over een bepaald domein? Bv. ‘AGC vorming’ is gouwverantwoordelijke vorming (naar analogie met ‘GCHV: gouwchrimenverantwoordelijke’. [voorstel 13]

Code Omschrijving Actieve functies Ooit actief geweest

• AGRA ADJ.AALMOEZENIER 2 18
• AGRS ADJ.SECRETARIS 17 263
• AGCV ADJ.GOUWCOMM. VORMING 18 73
• AGC ADJ.GOUWCOMMISSARIS 20 106
• AAKE ADJ.LEIDING IN AKABETAK 21 513
• AMM ADJ.MAT.MEESTER 55 1099
• AJL ADJ.JINLEIDING 59 1183
• AGVL ADJ.GIDSEN-VERKENNERLEIDING 196 4310
• AKPL ADJ.KAP.LEIDING 213 5131
• AJGV ADJ.JONGGIDSEN-JONGVERKENNERLEIDING 243 6111
• AKWL ADJ.KABOUTER-WELPENLEIDING 315 7204

1. Districtsakabeleiding: naar analogie met districtsleiding per tak. [voorstel 14]
2. Districtssecretaris: naar analogie met secretaris (GRS) en gouwsecretaris (GS). Deze functie wordt in de spelregels vermeld bij samenstelling districtsraad (spelregel D2). [voorstel 15]

'Thematische' functies hebben het voordeel dat ze mensen zichtbaar maken die een bepaalde functie uitoefenen (en zo bereikbaar maken voor gerichte communicatie) en dat er een signaal gegeven wordt dat deze functie waardevol is en best ingevuld wordt. Nu bestaat er op vlak van thematische functies het volgende: afgevaardigde groep in jeugdraad (JR), materiaalmeester (MM) en adjunct-gouwcommissaris vorming (AGCV).

Voorstel om volgende thematische functies bij te creëren : Lokaalverantwoordelijke: vraag vanuit werkgroep lokalen om gerichter informatie te kunnen bezorgen aan lokaalverantwoordelijke wat nu standaard aan groepsleiding wordt gestuurd. [voorstel 16]

1. AGC diversiteit (of nog beter: gouwverantwoordelijke diversiteit). [voorstel 17]
2. AGC akabe (of nog beter: gouwverantwoordelijke akabe of gouwakabeleiding, naar analogie met districtsleiding per tak). [voorstel 18]
3. AGC Open Kamp (of nog beter: gouwverantwoordelijke open kamp). [voorstel 19]
4. GJR: gouwafgevaardigde in provinciale jeugdraad (naar analogie met JR, afgevaardigde groep in jeugdraad) [voorstel 20]

Clusteren van groepsondersteunende functies: [voorstel 21]

1. Cluster 1: groepsleiding (GRL). De functie AGRL en GRLP worden door elkaar gebruikt. Misschien enkel de functie GRL (verkozen, mogen met meer dan 2 zijn i.t.t. huidige regeling) en GRLP (niet-verkozen) behouden.
2. Cluster 2: ondersteunende functies: secretaris, comité, voorzitter en beheerder. Daarnaast ook nog twee administratieve functies i.p.v. echte functies: VGA en adres briefwisseling.
3. Cluster 3: thematische verantwoordelijken of aanspreekpunten: jeugdraad, lokalen, zingeving, … Kan altijd worden uitgebreid, afhankelijk van de thema’s die in de beweging belangrijk zijn.

Niet opgelost: lokale groepen hebben samen momenteel 1.387 ‘losse leden’ waarvan we dus niet weten wat ze doen binnen scouting (stam, oudercomité, oud-leiding, vzw, webmasters, …). Is het zinvol om inzicht te krijgen in deze groep door ze meer te gaan catalogeren in functies? [voorstel 22]