Verslag uit de verbondscommissie

• beleidsspiegel: je mag altijd foto's meebrengen
• eva HO:thema’s van stuurgroep: wetgeving, huisregels,eten,ecologie en afval
• levensbeschouwelijk traject: ploeg zingeving gaat van start met het schrijven van een visietekst
• ondersteuning vrijwilligers: er wordt een bevraging opgesteld ahv de vrijwilligerscyclus
• IC's wat kunnen zij betekenen: IC's stellen een lijstje op met vragen en gaan ermee aan de slag
• nieuwe groepen:brochure gemaakt, er komt een campagne
• rituelen

• kennismaking
• wat is de VCOM
• state of union van de VC: strategische kaart,
  1. Ecologie → pedagogische visie
  2. Sterke districten → kwaliteitsvolle en tevr vrijw
  3. Noden van groepen → kwaliteitsvolle en tevreden leiding
• de klimaatcoalitie: we nemen deel aan de klimaatmars op 2 december
• standpunten van de zomer
• speel op veilig: inhoudelijk werk werd goedgekeurd
• rituelen

• BN – prioriteiten na ’t weekend: al eens intern besproken of aan de slag gegaan?
• Evenwicht in de vcom: gouwen en ploegen (nav oprichting ploeg ecologie): We gaan twee voorstellen rond het evenwicht tussen ploegen en gouwen uitwerken met het werkgroepje(Simon, Febe, Lies, Koen, Nisse, Tom en Kirsten) tegen de volgende VCOM. Dit werkjaar nodigen we de ploeg ecologie uit voor de resterende VCOM’s, zonder dat ze stemrecht hebben.
• Good practice van Maarten, aka “Maarten laat alle monden open vallen met zijn goodpractice-show.

Data buitenlands kamp café voor volgend werkjaar:

• 24 oktober: Antwerpen
• 14 november: Gent
• 5 december: Leuven

Conclusie: Soms durven doen, durven springen, als het niet lukt, dan heb je er wel wat uit geleerd. Voor ons is het alvast uitgedraaid op een succes.

• Voorstel kader liften: kader voor liften bij leiding werd unaniem goedgekeurd, kader voor liften bij jins werd goekgekeurd met 20 stemmen voor en 1 onthouding.

• Introductie “nieuwe groepen: nieuwe groepen “Amberes” & “Akabe Rafiki” deden hun verhaal.
• Wat leert WOSM ons over “nieuwe groepen”?
• Beleidsnotawandeling: Sterke districten, Noden van groepen, Ecologie, Verbondscommssie-de vergadering & allerlei
• Internationale conferenties binnen de straal van 8u trein doen we voortaan met de trein. Aftoetsen steeds met de IC's
• De grote internationale events bevraging 2018
• Natraject Speel op veilig: de nota werd unaniem goedgekeurd
• Evaluatie verbondscommissie: wat moeten we meer/minder doen & behouden. Waar starten/stoppen we mee.

• Plan HO2018: we kiezen ervoor om HO aan te passen en het voorstel met districtsmoment
• Stand van zaken Jamboree USA. Eerste overzicht door HOC Jasper
• Ecologie en vliegen in scouting. Past dit nog? Nota wordt herwerkt tegen planweekend.
• Vlaams memorandum: deze nota mag gebruikt worden
• Varia: filmpje voor “week v/d vrijwilliger” en nog wat korte mededelingen

• De tenten v/h UDLK & defensie: Naomi kwam een stand van zaken geven
• Externe vertegenwoordigingen: Illias start het traject op en geeft toelichting
• Afbraakplan HO: voorstelling door de stuurgroep en mogelijkheid tot eerste vragen / bezorgdheden
• Week v/d vrijwilliger: we kozen voor een filmpje en werkten dit verder uit
• varia: zelf-evaluatie-tool (a)DC's

• Ploeg ecologie stelde zich voor, meer info via ecologie@scoutsengidsenvlaanderen.be
• Youthwork@pride: Scouts en Gidsen Vlaanderen engageert zich om de komende 3 jaar deel te nemen aan Youthwork@pride, indien er niets aan het project/concept verandert, en ook actief op te roepen bij de achterban.
• De week van de vrijwilliger: ideeën verzamelen
• Het natraject GRL-congres werd in gang gezet
• Terugkoppeling over de kampenzomer
• Varia: vcom op locatie?, afbraakplan HO,

• Pietenpact: we staan achter het idee ervan en ondertekenen het pietenpact
• https://www.conflictvrijekruispunten.nu : we ondertekenen deze petitie
• Betaald vrijwilligerswerk: gaat over vrijetijdswerk dat al betaald is, gaat niet over jeugdbewegingen
• Terugkoppeling wereldconferentie WOSM
• HO conclusies evaluatie worden overlopen en de stuurgroep hun mandaat wordt bevestigd

• Oerwoudfuif en diversiteit in groepen: standpunt en werkwijze werden verduidelijkt en besproken
• Tytgat Chocolat: toelichting
• Introductie: wat is de verbondscommissie, welke thema's staan er hier op de agenda …
• Debattle & Memorandum lokaal: historie en doorpraten

• Projecten: Actie 400: de notitieblokken werden verdeeld bij de gouwen en districten
• VOSOG partnerschap werd goedgekeerd
• Beleidsnota: gekozen om te focussen op 3 beleidsprioriteiten met een stuurgroep ter ondersteuning
• Jaarthema: volgend jaar wordt het proces herbekeken
• Groepsadministratie: verbondscommissie gaat akkoord om 1. een symbool voor een derde geslacht toe te voegen en 2. een optie toe te voegen naast 'ouders' en 'voogd'.

• Voorstelling pedagogisch product (zingeving): methodiek rond hoe goed kennen ze ploeg zingeving en wat verwachten ze
• Voorstelling 'good practice' van gouw Webra: Lente-ontmoeting
• Standpunten in de pers: 'pride' - 'tententekort'
• Natraject en evaluatie GRL congres → besproken wat volgend jaar verder door de staf wordt opgenomen
• Terugkoppeling interne beleidsnota bij de gouwen - methodiek cfr. Gouw Antwerpen
• Varia's: voorstel omgaan met sociale media - uniform op internationale conferenties/jamborees - Denkavondvoorstel 'startpakket voor nieuwe groepen'

• Hart boven Hard, op 7 mei: groepen hebben zelf de keuze of ze meedoen, wij doen niet mee en roepen niet op om mee te doen
• Ons merk: We leggen uit waarom we de afgelopen weken standpunten hebben ingenomen. De lijn die we nu aanhouden wordt bevestigd.
• Begrotingswijziging lijn internationale conferenties (ifv wereldconferentie): werd goedgekeurd

• HO: jaarthema-methodiek gedaan
• Beleidsnota intern: wie doet wat
• Vrijwilligersbeleid: Wat heb je eruit geleerd en welke actie wil je eraan koppelen
• Omgaan met Sociale Media op beleidsvergaderingen

• Kampcharter: feedback geven op de huidige stand van zaken
• Plan HO2017 werd goedgekeurd
• GRL-congres: stand van zaken
• Bestuur: we zoeken een nieuwe GC-bestuurder
• Investeren met impact: we zetten in op het archief, internationale solidariteitsprojecten, nieuwe groepen ondersteunen en filmpjes ipv boekskes

• Terugkoppeling modulesysteem Universiteit Gent
• Volkswagen gebruikt beeld Scouts en Gidsen in reclame, Verbondscommissie geeft feedback op aanpak staf
• VOSOG doneert geld aan Scouts en Gidsen Vlaanderen voor Open Kamp.
• Actie 400: projectplan werd goedgekeurd
• Terugkoppeling week van de vrijwilliger: fietsplakkaatje
• Beleidsprioriteit 'vrijwilligersbeleid': acties/ideeën zodat de cyclus blijft leven na de beleidsnota
• Voorstel spelregel over buitenlandse kampen in landen met een negatief advies van Buitenlandse Zaken: nota werd goedgekeurd

• Actie 400: filmpje + uitgewerkte methodiek
• Onderwijs – naar een modulesysteem: bezorgdheden verzamelen
• Evaluatie: wat loopt goed, wat kan beter?
• No Hate Speech werd getekend

https://www.hopper.be/nl/jeugdverblijf/moerkensheide/wegbeschrijving

• We kozen 4 thema's ifv beleidsbeïnvloeding: druk op de fysieke ruimte, besparingen door de overheid, verwachtingen van ouders en gemeente, angstcultuur in de maatschappij
• Terugkoppeling WOSM, door Jo Deman
• Eerste uitwerking “investeren met impact”

• de begroting 2017 voor de verbondscommissie werd goedgekeurd
• toelichting bij de drukke perszomer
• terugkoppeling uit Europese conferentie WAGGS
• we ondertekenen het bosactieplan van Bosforum
• we nemen deel aan de gay-pride van 20 mei 2017
• toelichting bij blokkenplanning en doelstelling staf, bij onze vertegenwoordigingen en onze partners
• takenpakket nieuwe staffer en waarop focussen bij “niet-ingevulde tijd”
• brainstorm over welke actie we doen voor de week van de vrijwilliger *

• introductie in de lopende dossiers
• voorstelling evaluatie HO2016 + stemming stuurgroep HO2017
• Nadenken over inhoud takenpakket nieuwe staffer

• Duiding bij het Masterplan Bivak
• Het project Moot werd goedgekeurd
• De Kadernota Jamboree 2019 werd goedgekeurd
• Nieuwe staffer: nadenken over takenpakket
• evaluatie vcom
• Project “Dendermonde” blijft behouden - 3-5 februari 2017 gaan we spelen!

• Inspirerende “good practice” uit gouw Gent Uufdanimator
• Cijfers van vorming per gouw, een handige tool
• Onderzoek netwerken: Kort overzicht, plan van aanpak en ruimte voor suggesties
• Evaluatie “ploegen stemrecht op verbondscommissie”: werd als positief gestemd
• De vernieuwde visie op jeugdbeleid werd unaniem goedgekeurd

• Opstart van het stappenplan 'duurzaam investeren'
• Kandidatuur van Jo Deman voor het wereldbureau van WOSM wordt ondersteund

• project Thailand wordt afgesloten en we herverdelen de overschot over andere projecten
• Open Kampen: meer financiële ondersteuning is ok - hoe kijken we naar de plaats van Open Kamp binnen de gouw
• BN: scherp stellen “Scouts en Gidsen voelen zich Scouts en Gids”
• kansen en uitdagingen ifv nieuwe mobiliteitsplan DHR
• voorstelling BAR voor HO

Kluis 1 - 3051 St.-Joris-Weert - https://www.hopper.be/nl/jeugdverblijf/de-kluis/wegbeschrijving

• Updaten “Visie op lokaal jeugdbeleid”: eerste aanzet tot actualisatie
• BN 2018-2021: van 11 naar 3 beleidsprioriteiten, nl ecologie, noden van groepen, ondersteunen van districten
• HO2016: nieuw voorstel ivm vrij-av: werd niet aangenomen, de vrij-av blijft hetzelfde als beslist in januari
• GRL-conges: welk 3 thema's werken we uit om tss te kiezen “kwaliteit in groepen”, “noden van groepen” en “regelgeving en verzekering”
• het GRL-congres moet voldoen aan volgende criteria: Relevant, Uitdagend, Breed ⇒ met ~ deeldomeinen, Link met de beleidsnota, Leefwereld GRL, Gedragenheid bij GRL & structuren

• Hart boven hard: we kozen om niet deel te nemen aan de nieuwe parade
• GRL-congres: samenstelling werkgroep = ok
• Partnerschap gastvrije gemeentes, check
• de nieuwe structuur van GSB wordt goedgekeurd
• de werkgroep alcohol dacht na over 'roken in scouting' ⇒ we spreken dat dieper door: roken: gaat verder via vcom & wiet en andere drugs: bespreken op GC-onderonsje.
• toelichting planning beleidsnota 2018 – 2021

ViaVia Mechelen - Zandpoortvest 50 (entrance in the park)- Mechelen 2800 http://www.viaviacafe.com/nl/content/wiewaar-1

• We kiezen voor een gemeenschappelijk thema voor alle gouwen en ploegen, nl het jaarthema
• Plan HO2016 wordt goedgekeurd, mits enkele verbetervoorstellen
• Beleidsnota '18-'21: welke prioriteiten BN'14-'17 gaan nog actueel zijn?
• varia

De beleidsnota. We leggen de puzzelstukken van de swot samen. Doel: ruwe schets van de beleidsprioriteiten

• evaluatie Jamboree
• refugee-inn: we stappen mee in dit project van de Ambrassade
• BN 2018-2021: planning
• Varia: peacelight, WW-bgl roverway

• HO en gemeenschappelijk (jaar)thema: moet verder uitgeklaard worden
• Toelichting standpunt: Gent & mobiliteitsplan
• Organisatie van partnership-meeting 2017 werd goedgekeurd
• Brainstorm project rond oud-leiding (beleidsprioriteit “groepen netwerken actief”)
• Scoutshuis: terugkoppeling + vooruitblik
• Liften: 1ste oefening over het in vraag stellen van deze regel
• Prioritiseren van inhoud emotionele veiligheid: Welke thema’s vinden we belangrijk om mee aan de slag te gaan
• Varia: beleidsnota, Hart boven Hard, Peacelight, Open Kamp gelden, vluchtelingenwerk, internationaal kampvisum

• verlenging Thailandproject werd goedgekeurd
• begroting van de structurele werkingen en de werkingskosten van de verbondscommissie en vorming werden goedgekeurd
• vluchtelingenwerk: the sequel, meer info via hvk@scoutsengidsenvlaanderen.be
• 1ste brainstorm “week van de vrijwilliger”
• input thema's GSB-dag

• enkele gevarieerde kennismakingsnamen-rondjes
• overzicht en stavaza van enkele lopende dossiers verbondscommissie
• Vluchtelingenwerk: uitdiepen wat we wel en niet ok vinden om te doen. Wordt verder uitgewerkt!
• Omkaderingscijfers: input over welke richting om deze cijfers te verbeteren
• HO: evaluatie HO2015 werd toegelicht, opstart stuurgroep, iedereen (ook alle gouwen) gebruiken het jaarthema als centraal thema op HO2016
• Ons partnerschap met Trage Wegen werd verlengd
• Varia: verlenging contract Hans en Simon en een hoop puntjes zoals “thema GRL-congres”, “De steen van Nowan”, ploegreis zingeving, opening vaarseizeoen, intervisie AGC's Diversiteit, partnership event …

• standpunt ivm reclame fama werd gevolgd
• Colruyt: stavaza werd toegelicht, het is ok om zo verder te gaan
• Bevragen om te behagen: voorstelling van de resultaten
• Terugkoppeling Educational Methods Forum: over dienst & ioets anders dan leiding (rovers)
• Climate express: krijgt standje op HO
• Blokkenplanning staf: werd voorgesteld en Vcom is het ermee eens
• Mariska is onze nieuwe vertegenwoordiger in het bestuur

• Werking besluitvorming spelregelcommissie: “de groep” en input verzamelen voor verder proces
• HO: opvolgsysteem voor overlast werd goedgekeurd
• Toelichting procedure bestuur en oproep kandidaten
• Trage wegen bespreking partnerschap
• Evaluatie verbondscommissie

op werfbezoek geweest is het nieuwe scoutshuis! http://scoutshuis.tumblr.com/

Moerkensheide - Nieuwstraat 78 - 9840 De Pinte http://www.hopper.be/nl/jeugdverblijf/moerkensheide

• verslag uit vergaderingen
• Alcoholbeleid op HO: eerste aanzet, principes en sancties ⇒ wordt verder uitgewerkt door HO-stuurgroep
• We kozen voor een actie omtrent „Groepen netwerken actief met hun oud-leiding”

Bosbergen 1 - 2200 Herentals - http://www.hopper.be/nl/jeugdverblijf/de-brink/wegbeschrijving

• Stavaza Jamboree
• BN: Wat heb ik nodig om als gouw/ploeg mijn rol op te nemen tov de beleidsnota?
• Actielijst BN2015: thema's te behandelen in publicaties
• Stemrecht pedagogen in de VCom: voorstel tot spelregelwijziging
• Denkwerk rond rol verbondcommissie
• planning volgend werkjaar: Project ‘groepen netwerken actief’; Traject omkaderingscijfer; Onderzoek kleine groepen/ledenstops en wachtlijsten; Acties ‘red de verbondsraad’; Traject alcoholbeleid; Project/acties kennisbeleid in de beweging; Beleidsnota ’18-‘21; GRL-Congres 2017

• Standpunt Hart boven Hard: gekozen voor hartewens „sterk jong en oud” + accent van onze boodschap vastgelegd
• Spelregel stemrecht voor pedagogen: discussie, wordt „afgerond” op planweekend maart
• HO en sponsoring: werd goedgekeurd
• Kaartje voor de week van de vrijwilliger werd gekozen

• Parade Hart boven Hard: we doen als nationale leiding mee met de parade en nodigen onze leiding uit. we kiezen 1 thema waar we achter kunnen staan.
• Bespreken voortgangsrapport , Indicatoren voor Gouwen en districten/indicatoren voor ploegen - Stand van zaken, overlopen „wat is mijn rol in de beleidsnota?”
• Terugkoppeling wereldconferentie WOSM
• Plan HO2015 werd goedgekeurd
• varia: kaartje „week v/d vrijwilliger”, functiebeschrijving gouwburo, uitwijker rides again, link gouwen & ploegen, objectief, spelregelwijzigingen

• Varia: geld voor vragen om te behagen komt ok, the peacelight is coming ⇒ spread the word!, filmpje bedanking leiding
• Terugkoppeling academy door 5 werkwinkels ⇒ komt later terug
• Uitdiepen Thema: Communicatie over gevoelige thema’s van verbond naar groepen
• Uitdiepen Thema: Band tussen gouwen & ploegen - Communicatielijn tss gouwen/verbond en groepen verbeteren
• Uitdiepen Thema: Wervingsvrijwilligers adhv meerdere parameters uit de GA (groepsadministratie)

• Vervolg beleidsprioriteit 'vrijwilligersbeleid': We proberen het huidige aanbod beter bekend te maken bij de verschillende vergaderingen
• Onderzoek kleine groepen: We starten hiervoor een project-werkgroep op
• Geen spelregelaanpassing voor plegers van seksueel grensoverschrijdend gedrag
• Meerjarenplan diversiteit (& akabe) om de visie van/op diversiteit bij de groepen te krijgen
• Onderzoek Bevragen om te behagen: we gaan akkoord om het budget omhoog te laten gaan
• Week van de vrijwilliger: 2 acties kaartje + filmpje

• Christophe schetst de effecten van de regerings-besparingsintentie, voor Scouts en Gidsen Vlaanderen, de gouwen en de groepen. En wat we hiermee hebben gedaan en wat we gaan doen.
• We namen een standpunt in ivm oproep betoging Hart boven hard, zie https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/nieuws/2014/11/04/scouts-en-gidsen-vlaanderen-stapt-niet-op-in-komende-betoging
• de begroting van de verbondscommissie (voor 2015) werd goedgekeurd
• Jamboree: het inschrijfbedrag blijft behouden
• Voorstelling over hoe we gaan Netwerken bij Scouts en Gidsen Vlaanderen
• varia: red de verbondsraad, het nieuwe akabe-handboek(je) eb de uitwijker rides again!

De Ambrassade - Leopoldstraat 25 - 1000 Brussel via google maps

• Hart boven hard: wel verspreiden, niet oproepen
• Terugkoppeling wereldconferentie WAGGGS
• HO: Evaluatie doelstellingen +samenvatting uit enquêtes bij deelnemers
• Stuurgroep HO: is een goed idee en mag van start gaan!
• Brainstorm over “Hoe breng je iets best over aan collega-structuurvrijwilligers?”
• Open brainstorm rond “wat hebben we nodig bij SGV rond vrijwilligersbeleid?” *

• een spetterend kennismakings-talentenspel
• Welp: voor de release (Haloween) een pedagogisch standpunt innemen
• Hart boven hard-pamflet (een alternatieve septemberverklaring) wordt ondertekend
• project bevragen om te behagen zal „vertraagd” op gang komen in begin 2015
• introductie vergadering in lopende zaken
• project vertaling kos: een geslaagd project
• alcoholbeleid: we kiezen ervoor om alcohol uit te sluiten voor -16-jarigen, moet nog op de verbondsraad komen
• de stafplanning
• Varia: evaluatie HO, AGC-vorming, kandidaat IC WAGGGS, uitwijker rides again, international day op 19/10

Drieboomkensberg - Sint Pauluslaan 14 - 2390 Westmalle http://www.hopper.be/nl/jeugdverblijf/drieboomkensberg/wegbeschrijving

• alle commissariaten zijn nu ook ploegen geworden, alle ploegen zijn vanaf volgend werkjaar uitgenodigd op de verbondscommissie
• Scouting da's durven: de nieuwe beelden worden enthousiast onthaald
• Bezorgdheid AGC's vorming: we gaan volgend jaar aan de slag met een aantal punten
• HO & De Kluis: deze piste wordt niet verder onderzocht, we blijven zoeken naar een goede financiële balans
• Project groepsfiches: stap 2 kreeg een GO
• varia: HO, world youth forum, safe from harm, 2dehands shop …

in zaal “de Foyer” van het Gemeenschapscentrum De Kriekelaar vzw, Gallaitstraat 86, 1030 Schaarbeek (10 min stappen van station Brussel noord) http://www.cultuurcentrumbrussel.be/zaal/foyer

• Uitleg over enkele standpunten zoals: Belgacom-reclamespot, “inkorten zomervakantie”, Ringland & het memorandum, communicatie over lidgeldverhoging …
• Herkennen we de beleidsnota-prioriteiten voldoende in de stafplanning?
• Ploegverantwoordelijken komen volgend werkjaar bij op de verbondscommissie.
• De pedagogen krijgen voor een jaar stemrecht op de verbondsraad, daarna evalueren!
• Een aantal besparingen voor HO werden goedgekeurd: een iegen medewerkerscafé, inkom- en jetonprijs verhogen, sponsoring HO en een stuurgroep voor HO
• Bevragen om te behagen: projectnota werd goedgekeurd en wordt verder uitgewerkt
• GRL-congres: evaluatie + natraject

• we deelden enkele best practises met mekaar zoals “het opsinjoor spelboekje”
• GRL-congres stavaza
• alcoholcontrole op HO-zaterdag
• onze visie op sponsoring
• besparingen HO en hun effect
• varia's zoals data voor verbondskalender, onze beheersovereenkomst is getekend, lastvangas.be …

• evaluatie academy
• “last van GAS” en enkele acties
• Vragen om te behagen: analyse en begroting
• Het vervolg naar een gezonde begroting op basis van het kerntakendebat
• Netwerk en imago: Hoe stimuleren we onze groepen, brainstorm + beslissing traject
• Toewijzen + goedkeuren 0,7%-middelen
• HO indexaties HO-prijzen werden goedgekeurd
• HO en besparingsvoorstellen en “nog betere (out of the box)ideeën”
• Evaluatie verbondscommissie + jaarplanning 2014-2015
• Teambuilding = touwenparcours

• Baseline “Scouting, da's durven”: we zijn voor het gebruik van deze baseline
• plan HO2014 werd goedgekeurd
• GRL-congres: stavaza onderzoekresultaten & nadenken over de analyse
• Varia: selectie 0,7-projecten, gouwgrenzen, GAS, boomplantactie, verdeling gouwgronden op HO,

• Jambe2013: afrondende PPT, financiële afronding wordt opgevolgd door beheerscommissie
• Brede school: we zetten in op sensibiliseren van onze groepen, proactievere aanpak in de centrumsteden, meldingen van scholen connecteren we aan groepen of DC
• HO: de vereenvoudigde doelstellingen + voorstel wijziging uurindeling vrijdag- en zaterdagavond werden goedgekeurd, evenals een light-versie van het voorstel “scouting got talent” en een uur markt er tussenuit geknipt
• Voorstel over spelregelwijziging over jeugdraad- en lokaalverantwoordelijke werden goedgekeurd
• GSB 2.0: Jo neemt onze visie over GSB mee naar GSB-planweekend
• Input voor verbondscommissieweekend
• Varia: kaart van Vlaanderen met districts- en gouwgrenzen, het memorandum, 8 maart planten wij een boom

• Traject naar een gezonde begroting: visie, lidgeld & andere maatregelen
• Kerntakendebat: doel en doelgroep bepalen

• We beslisten dat de naam voor het nieuwe gebouw = scoutshuis
• we beslisten dat het onderzoek (vragen om te behagen) vertrekt vanuit de leefwereld van de leiding en bevraagt de wijze waarop zij communiceren met het verbond
• Het rapportenboek pedagogische indicatoren lijkt een bijzonder goed instrument
• we gaan akkoord met de (richting van) de voorgestelde vereenvoudigingen “doelstellingen HO”
• Varia: boomplantactie op 8 maart 2014, iemand voor de AV van JINT, onze beheersovereenkomst, stavaza GRL-congres, verslag uit commissie IT en de uitwijker “rides again”

• Stefan bracht “de afbakening” in begroting 2014 voor de verbondscommissie, we zullen in de loop van 2014 deze oefeningen doen
• HO2014: we zijn het eens over dat de doelstellingen grotendeels werden bereikt + de evaluatie-nota + dachten na over MW-feest, HO&alcohol en enkele programma-bemerkingen
• Frauke gaf een stavaza over GRL-congres + we beslisten om geen “zaterdagavond” te organiseren
• Input verzamelt over Administratieve & pedagogische dienstverlening en wat we ermee willen
• Evaluatie Dag van de Jeugdbeweging
• Varia: krantencampagne op kamp over ecologie, 8000 bomen planten met overschot Jamboree, 2 internationale events, DC-going, IC2

• We geven een akkoord om Jamboree 2015 op te starten
• GRL-congres: een vraag om zaterdags al te starten met een tentenkamp + een kleine stavaza
• Deelbegroting ‘Werking verbondscommissie’: eerste keer naar de cijferts kijken
• Open Space: Publicatiekoffer in de gouw; Netwerk en nieuw geld hand in hand; Memorandum verkiezingen, Naam nieuw gebouw
• Varia: vertegenwoordigingen, de academy, de uitwijker

• Verbondscentrum: de eerste plannen werden voorgesteld door B-architecten; we plaatsen die tegenover “het credo”, vinden we alles terug en zochten naar een naam voor het nieuwe scoutshuis!
• Verbondscentrum: crowdfunding kreeg zijn principieel akkoord
• Beleidsnota en meerjarenbegroting: we beslisten welke items er uit de beheersovereenkomst worden gehaald

Welkom aan alle nieuwe en iets minder nieuwe mensen!

• Per commissie: kennismaking en introductie in thema's van de vergadering
• Overzicht projecten en thema's per commissie
• Voorstellen van communicatiemix naar leiding: zijn alle communicatiedoelstellingen voor komende jaar correct en volledig?
• Anders begroten: een uitgebreid infomoment aan & voor de 3 commissies
• workshops over: Hoe gebruik je de nieuwe werkwinkeldatabank, verzekering, input GRL-congres, communicatie structuren
• Meerjaren- of lange termijn begroting: een uitgebreide voorstelling van de verwachtingen, we gaan onze acties moeten afslanken en zijn akkoord met de voorgestelde principes
• Fundraising, input verzamelen: Is er een draagvlak om hier verder op in te zetten?; Hoe overtuigen we …?; Hoe hard moeten we inzetten op andere mogelijkheden?

• Terugkoppeling conferentie Berlijn
• Wat staat er op de agenda van de verbondscommissie 2013-2014
• Toelichting bij keuzes uit de stafplanning
• Toelichting vertegenwoordigingen van staffers
• Evaluatie HO, adhv 4 belangrijkste doelstellingen

• Jamboree2011: zoals voorzien in dat project geven we geld aan een goed doel, we kozen voor iemand uit Rwanda te laten deelnemen aan Jambe en een bos aanplanten met voor elke scoutsgroep 1 boom (wordt verder uitgewerkt)
• Onze strategie na feedback op BN
• terugkoppeling over de WOSM-EU-conferentie door Jo Deman
• Eerste aanzet “structuren 2.0
• Toom Luypaert werd verkozen als Vcomm-vertegenwoordiger in het bestuur
• AGC's en hun volmachten
• Evaluatie
• Afscheid oudstrijders en bedanking alle strijders

Deze verbondscommissie stond in het teken van de uitstraling van het nieuwe verbondsgebouw. We krijgen een inleiding van Gerda, we benoemden sterktes en zwaktes van het huidige gebouw. Sven Grooten van B-architecten stelde een vergelijkbare conceptuele benadering voor. We verdeelden ons over 6 thema's om te brainstormen en van daaruit een sterke slagzin te distilleren.

• Samengevat: “Het nieuwe verbondsgebouw is een open werk- en ontmoetingsplek, waar buiten binnen is en binnen buiten. Iedereen kan er scouting zien, proeven en doen (zonder karikaturaal te worden). Het is uitnodigend, stimulerend, uniek, sfeervol en speels. Een groene oase in de stad, toegankelijk voor mensen met een beperking. Buurtgericht, transparant, herkenbaar en altijd in beweging.”
• Toevoeging Sven: een mogelijke koerswijziging zou zijn dat het een publiek gebouw zou kunnen worden ipv een introvert gebouw zoals het nu is. Maar mentaal in je werking moet je dan ook een andere wending nemen. Architectuur draagt bij tot het geheel, maar de uitstraling/inhoud moet gedragen en getrokken worden door de organisatie.

• Samenstelling commissie GRL-congres, de bemerkingen worden mee genomen en de nota wordt aangepast en goedgekeurd
• Christophe licht de feedback (van de overheid) toe op onze nieuwe beleidsnota
• Frauke geeft nog mee dat de giftrein-ongeval in Wetteren een effect heeft op de scoutslokaalverhuur
• kaderdagen structuren is de max
• de nieuwe “brochure op maat” wordt uitgedeeld

• voortaan vast item op vergadering: standpunten ingenomen door staf
• varia: Hoe onze groepen uitdagen om met het vrijwilligersbeleid aan de slag te gaan,vormings- of werkmoment op de VR
• Over het verdelen van tenten bij UDLK
• Dag van de Jeugdbeweging: nagedacht of we de dag eens wilden veranderen, na 10 jaar dezelfde insteek, agenderen op je gouwraad
• Keuze thema GRL-congres: vandaag 3 thema's gekozen, nl dienstverlening, Scouts DNA + Tradities, Oud leiding/oud jin

• het voorstel van de adviescommissie 0,7% werd goedgekeurd
• Hans koppelde terug over het werk van ploeg diversiteit, na de implementatie van de nieuwe visie
• GRL-congres: we nemen de GRL mee met een thema, in een traject tss leren en inspraak, we bepaalden de samenstelling van de stuurgroep
• Stefan & Dries zoemden samen met ons in op de kostenplaatsen en soorten van de verbondscommissie
• nadenken over de beleidsnota van WOSM, werd begeleid door Jo
• aanzet voor jaarplan 2013-2014
• HO: alcoholcontrole + fluo-hesjes
• Jambe: Jan kaderde de GO/NOGO, we bevestigen de GO voor Jambe
• We dachten na over vorming in je buurt: Gouw Gent als testcase en we staan niet weigerachtig tov jins op animatorcursus

• terugkoppeling internationaal: over waar zij als ploeg zoal mee bezig zijn
• verslagneming op de vergaderingen: we vulden een enquëte in
• de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus: het is belangrijk dat we hier gaan op inzetten
• terugkoppeling structuurteam: realisaties van de afgelopen jaren
• welke actie ivm vrijwilligersbeleid heb je kunnen doen?
• globaal ok voor een klepper op HO, mits enkele voorwaarden
• project vacaturedatabank werd afgerond
• welke actie ivm Trage Wegen heb je kunnen doen?
• varia: terugkoppeling gesprek FOS, 2de tremijnjan vansantvoet, afsceheid tom VDB, jambe/akabedag en medewerkers

• welkom: Simon wenst iedereen een jaar met meer “tijd”
• HO2013: we volgen het tijdschema-voorstel van de HO-commissie, maar moeten de plaats van zingeving + het idee van de grote klepper nog verder aftoetsen
• De eerste digitale nieuwsbrief, aan{leiding, is verschenen, met nieuws rechtstreeks geplukt uit de gouwwebsites én uit de scoutsengidsenvlaanderen.be-website. We krijgen een vorming en werkavond om alle websites in orde te maken
• Stavaza van de huidige beleidsnota
• Financieel beleid: stavaza werkgroep financiën. We kiezen voor responsabiliseren van de vergaderingen en kijken hoe we de verschillende beleidsvergaderingen verantwoordelijkheid kunnen geven over hun eigen stuk van de begroting.
• Leidingsblijfduur: Onze leidingsblijfduur is op enkele jaren tijd gedaald van 4,3 naar 3,6 jaar. We krijgen hierover verschillende toelichtingen. We zoeken naar gemeenschappelijke succesfactoren, bedenken wat we als structuren hiermee kunnen doen en wat we zelf de volgende week hiermee gaan doen
• Meerjaren-communicatieplan: we benoemden de “essentials” per thema en per maand voor leiding en groepsleiding

• Terugkoppeling uit het Thailandproject
• Hopper Jeugdverblijven en Hopper Winkel als vaste partner
• Trage wegen: informeren, activeren en ondersteunen. Welk actie gaan wij doen deze maand met trage Wegen
• Projecten: Groepsfiches kunnen van start gaan, Scout leader skill wordt (na publicering resultaten) succesvol afgerond
• Partnerschap met de Balkan: Werd voorgesteld door Jo en we mogen op zoek naar funding hiervoor
• Christophe gaf ons een preview op het voortgangsrapport, met vragen kan je rechtstreeks bij hem terecht
• We kiezen voor een gezamenlijk (GSB) opstart van de 23ste wereld Jamboree, mits enkele voorwaarden
• Varia: terugkoppeling na standpuntinname voor kernwapenvrije wereld, gouwwebsite up-to-date houden ifv nieuwsbrief leiding
• Afsluiten met een receptie

• de nieuwe beleidsnota: Hoe lees je het document, het financieel verhaal, de wijzigingen sinds de laatste keer en wat er nog te doen is. Om dit dan gebruiken op jullie gouwraad
• huisstijl & merk: We zijn allemaal trots op het logo en de huisstijl van Scouts en Gidsen Vlaanderen, maar elk team laat zich graag ook opmerken. Thema-werking moet mogelijk blijven.
• HO2013: Freek start op de verbondsraad van december een HO-commissie op, om de evaluatiepunten aan te pakken
• we gaan een partnerschap aan met Jeugd & Vrede
• evaluatie gezamenlijk jaarthema
• projecten: “week van de vrijwilliger”, we kiezen voor een advertentie in de metro, bod op academy2013 = ok
• Varia: traject FOS naar februari, de nieuwe nieuwsbrief “aan{leiding”, oproep evaluatie dag van de jeugdbeweging

• een voorstellings-namen-rondje
• uitleg verbondscommissie en wat staat er op de agenda 2012-2013
• Opvolgsysteem voor groepen: toegelicht en goed bevonden; we starten hiervoor een project op
• Partnerschappen: definitie, voorwaarden, mogelijke doelstellingen en engagementen besproken
• project JAMBE2013 & project GRL-intervisie: de stappen 2 werden goedgekeurd, project week van de vrijwilliger: gekozen uit de verschillende mogelijkheden, stap 1 ok en klaar voor uitwerking stap 2
• 0,7%: stavaza toegewezen middelen en de herwerkte nota over criteria en restmiddelen werd goedgekeurd
• evaluatie doelstellingen HO
• varia met vertegenwoordigingen vanuit verbondscommissie, feedback over GAS-standpunt, vrijwilligersmanagement voor gouwen en ploegen, ontbinding Rafiki als aparte ploeg, koppen XXL, lijst AGC-Akabe

http://www.hopper.be/nl/jeugdverblijf/moerkensheide/wegbeschrijving

• kennismaking per commissie + welkom aan de nieuwkomers
• de kritische kijk: het vervolg na de verbondsraad van mei
• sofie willems stelde projectwerking voor en het overzicht van alle projecten in alle vergaderingen
• beleidsnota: stavaza, voorbereiding van schrappen van doelstellingen en indicatoren
• week van de vrijwilliger: input
• project akabedag: fase 1 werd goedgekeurd

• discussie over de rol, mandaat en doelstelling van de verbondscommissie versus het verbondsbestuur
• stafplanning en stafvertegenwoordigingen: overlopen
• reminder social media policy & link met standpunten mee verdedigen
• vertegenwoordigingen vanuit de verbondscommissie
• varia: EVC-tool
• gouw- en ploegplanningen aan mekaar voorstellen
• KOS - Hoe vermelden we Vlaanderen?

• Gezamenlijk jaarthema: Katrein Ebinger stelt de resultaten van haar onderzoek voor & we bekeken de eerste versie van “slotbevindingen” over het jaarthema
• De pedagogische commissie dacht na over hun competentieprofiel & de GC's kregen een voorstelling van het imago-onderzoek
• Provinciale beleidsnota's: het voorstel werd toegelicht
• Project samenwerking PAJ werd voorgesteld, een stavaza over de uitwijker en Jambe2013
• Varia: personeelsnieuws, de aanpassing in de KOS werd verschoven naar september, GC-onderonsjes, publicaties & publicatiekoffers gouwen, de eerste nieuwsbrief voor leiding komt er aan, O&W “ik was erbij”, HO & zoeken van werkwinkelbegeleiding

• Jo gaf uitgebreid uitleg over wat een IC allemaal doet
• Beleidsnota: op zoek naar de juiste indicatoren en acties
• Provinciale beleidsnota's: moet voor elke provincie toegevoegd worden aan de nationale BN, komt terug in juni
• Vlaamse gemeenschap' ipv 'Vlaanderen' in KOS, werd toegelicht en komt terug in juni
• Varia: over zendingen naar +50 personen, materiaal HO, info HO en standpunten innemen

• stavaza: project Thailand & jeugdbeleid & binnenkort verkiezingen
• keurden stap 1 goed van de projecten: bod voor organisatie academy & intervisie voor GRL over motivatie
• we verdiepten ons in “onder alcoholische invloed voor organisatie & deelnemers” ifv alcoholbeleid voor structuren
• varia: kritische kijk, verbondscentrum, traject met FOS, Trage wegen, Scott Manyo, kaderdagen structuren en de geldpot voor “Youth in action” moet blijven bestaan

planweekend in domein Roosendael http://www.roosendael.be/NL/algemene_info/routeplan

• projecten: we keurden stap 2 van Jambe2013 en stap 1 en 2 van zending jeugddiensten goed
• we verdeelden de pot van 0,7%, op voorstel van de werkgroep (met enkele extra accenten)
• christophe overliep de rest van de jaarplanning 2011-2012 en we beargumenteerden welke zaken we op de planning 2012-2013 willen zien
• de kritische kijk - het herwerkte voorstel - werd grondig toegelicht + we verzamelden feedback in kleine groepjes
• we zochten indicatoren voor de beleidsnota 2014-2017
• we bekeken onze partnerschappen en vernieuwen onze band met Trage Wegen
• het vinkje bij de kampregistratie wordt geschrapt
• tussentijdse evaluatie: waar kunnen we nog op verbeteren, de rest van het jaar
• we bekeken de redenen waarom leiding niet naar HO komt

• Project Jambe2013: fase 1 werd goedgekeurd
• Beleidsnota 2014-2017: we kozen 5 succesfactoren die we voorstellen aan de verbondsraad
• We kregen een stand van zaken ivm het gezamenlijk jaarthema
• Zochten op een creatieve manier naar input over actiedomein 2 (imago) van het GRL-congres

• Beleidsnota 2010-2012: stavaza
• Beleidsnota 2013: feedback
• Beleidsnota 2014-2017: voorselectie van prioritaire succesfactoren
• Alcoholbeleid van de structuren: eerste afspraak-lijnen werden getrokken
• Kritische kijk op de structuren: uitgebreide presentatie/toelichting

http://www.cafedefiennes.be/nl/

• project Jamboree werd afgesloten en de doelstellingen werden behaald
• het werkgroepje 0,7% gaf een stand van zaken
• we keurden het hervormingstraject voor de dag van de jeugdbeweging goed
• we dachten na over het voortraject ivm schorsing
• tom en christophe gaven een stand van zaken ivm voortgangsrapport en we (her)definieerden enkele doelstellingen voor 2012 en welke moeten mee naar aanvullende beleidsnota voor 2013
• 100 jaar als beweging willen we niet vieren. Wel de meerwaarde zoeken voor de jubileumgroepen en hun daarin te ondersteunen
• 4 februari een studiedag over de toekomst van het provinciaal jeugdbeleid. Oproepen dat je provinciaal verantwoordelijke daar aanwezig is!

• stand van zaken projecten belgium 2013 & alcoholbeleid structuren, HO2011-light werd afgesloten
• een belronde naar GRL's van onze districten ifv bevraging groepsraadmap
• traject FOS: voordelen & valkuilen
• varia: decreet lokaal jeugdbeleid, plan HO2012 werd goedgekeurd, nieuwe totemzoeker en technieken-database

• Welkom aan nieuwkomers en oudgedienden. Een korte kennismaking
• Projecten: aan het begin van elke verbondscommissie checken we of er projecten aan het ontstaan zijn.
• Het project nationaal vrijwilligersfeest vinden we een geslaagd project en wordt hiermee afgesloten
• Bij deze zijn de kleine acties goedgekeurd om uit te voeren voor HO2012.
• We bekeken het onderzoek naar geweld en formuleerden enkele kleine acties.
• We kregen een stand van zaken over het gezamenlijk jaarthema
• Omgaan met EVC’s: We erkennen de tekst in deze nota als onze visie.
• Deelname internationale evenementen is niet vrijblijvend en dat is ok!
• We schrijven onze 3 commissies in op het alarmsysteem van Child-Alert
• Wouter maakt een nota over aandacht spenderen aan 100jaar scouts in Vlaanderen
• Oproepen voor werkgroep Jeugdwerkbeleid, Trip Lokaal, commissie IT, O&W

Op 24u, samen met de pedagogische, verbonds- en beheerscommissie en de gouwvoorzitters de verbondscommissie maakte er weekend van

• Pascal Smet kwam op bezoek. Een informeel gesprek over thema's zoals basispijlers, de media, open kampen en diversiteit, de vrijwilligersvergoeding, EVC, scholen van de 21ste eeuw, professionalisering van het jeugdwerk en planlastvermindering
• Dit jaar stellen we de beleidsnota 2014-2017 op. We willen er deze keer nog een stap verder in en gaan een overzichtelijke 'strategy map' opstellen. En het werken met een consoliderings-beleidsnota werd stilzwijgend goedgekeurd
• We kregen toelichting over het traject kritische kijk tot mei. (in kleine groepen)
• De jaarplanningen voor de drie commissies en de staf werden toegelicht
• Een (dwingende) oproep tot kandidaten voor verschillende belangrijke functies in onze beweging. Meer uitleg over de inhoud van de vergadering en de verwachting van het engagement bij Dries vv@scoutsengidsenvlaanderen.be of Christophe vc@scoutsengidsenvlaanderen.be
• HO: De meest opmerkelijke resultaten uit de evaluatie werden voorgesteld en aangevuld
• We kregen het overzicht van alle projecten in alle vergaderingen
• In kleine groepen werkten we rond het project interne communicatie, speelden we het spel 'Levenscyclus van de vrijwilliger', kwam de werkgroep beleidsnota voor de eerste maal bij elkaar, kregen we een vorming over de groepsadministratie en brainstormden we over de inhoud van een instructeurcursus voor structuren

Onderstaand stuk was enkel voor de verbondscommissie

• Terugkoppeling uit de wereldconferenties van WAGGGS en WOSM
• We kregen de resultaten van het eerste onderzoek: vergelijking pedagogische luik. En doen we een zoektocht naar pro en contra's van doorgedreven samenwerking.
• We geven de aanzet voor actieplan opvolging GRL-congres
• En nog wat korte varia zoals “de werking van de permanentie, kiesprocedure voor het jaarthema, groepsdassen wel/niet verplicht met fluostrip, www.triplokaal.be & http://www.steunpuntjeugd.be/kalender/detail/14660

• Greet en Katrien van Jamboree gaven ons een stand van zaken
• We keuren het 2de deel van “Opstart & promo voor Internationaal kamp in 2013 ( Flamboree 2013 )” goed
• Toon de allochtoon: We nemen dit project niet op, dwz we streven niet naar de 3%. We benoemen naar de overheid ons veranderingsproces in onze visie, de herstart van de uitwijker, mogelijke acties uit het project kunnen opgenomen worden, de bevraging, de contacten met het PAJ …
• Actieplan M/V komt op de agenda van de 24u in september
• EVC: De visie rond EVC (elders verworven competenties) is goedgekeurd. De focus ligt op doorstroom en uitstroom en niet op instroom. En afhankelijk resultaten/interpretaties GRL-congres ook nog bijstellen naar onze leden toe.
• Lokaal en provinciaal met oa TRIP-lokaal
• We beslisten om de petitie ivm eis tot verwijdering van de tactische kernwapens uit Kleine Brogel te ondertekenen
• Hoe ingrijpen van hogerhand, het voorstel van de spelregelcommissie is principieel ok. Nog een aanvullend “sluitender” voorstel
• Studiedienst komt er in 2012
• Voorstel jaarplanning 2011-2012 was ok, mits enkele aanvullingen
• Er passeerde een hele rits aan varia's zoals oa Policy sociale media - Verduidelijking definities in de Kijk op Scouting - Wie zetelt in de *nieuwe* commissie Hopper Jeugdverblijven? - Evaluatie groepsleidingscongres - Voortgangsrapport - Acties in ondersteuning gouwen/zoektocht akabebegeleiding - de eerste groene verbondsraad, in Kempen …
• In 2012 werken we mee aan “Goe gespeeld”
• En merci aan alle afscheidnemenden leden van de verbondscommissie!

• Een schematisch overzicht van de projecten, wat zit in welke stap en wat moeten we nog officieel goedkeuren. We moeten ook stilaan keuzes maken wat we deze beleidsperiode moeten/willen afwerken. Christophe zorgt voor een overzicht van alle projecten
• Het project Flamboree werd voorgesteld en kreeg een go voor het maken van een projectfiche. Een verder traject van de projectfiche voor het startteam en het COT werd ook afgesproken
• We beslisten om voor elke groep nieuw spelmateriaal ifv het jaarthema ter beschikking te stellen. Eerste verdeling via HO, 2de via Dc’s ondersteund door de Hoppers
• Toelichting nota “ingrijpen bij groepen” toe. Discussie op gouwraad of commissariaatsvergadering en dan in juni terug op verbondscommissie
• GRL-congres: Welke acties denken we dat er moeten ondernomen worden of welke vragen moeten er gesteld worden. Zowel op korte termijn als op lange termijn

• Liesbeth Hens (commissaris Jeugdverblijven) kwam het actieplan jeugdverblijven toelichten en presenteren
• Dag van de Jeugdbeweging: Input voor Trees om te bespreken in de werkgroep met de verschillende jeugdbewegingen: Ontbijt behouden, met spel en op verschillende locaties mensen op verschillende manieren motiveren zoals jeugdraden, scholen … de specifieke ondersteuning naar de 5 steden valt dan weg. Voor Antwerpen en Limburg wordt apart bekeken of “de nacht” gehost kan worden door de chiro-vzw
• Visie op stadsondersteuning: Trees zorgt dat onderzoeken over middelgrote steden op de ORG komen en we zorgen voor vorming op DC-going en HO
• Visie + uitgewerkte visietekst diversiteit: Katrien en Jan schetsten het verdere proces
• Youth involvement en youth empowerment: wat betekend dat voor de werking van Scouts en Gidsen Vlaanderen
• GRL-congres: we zijn er klaar voor
• De vacaturedatabank staat technisch (bijna) op poten. Nu nog een visie over uitwerken! Tom VDB en Christophe maken een plan van aanpak
• Allerlei oproepen: voor gouw-HO-tekstjes in O&W, cursus hoofdinstructeur, 2-4-6, AGC-GC-overleg …

• Discussiegroepjes over “Dalend ledenaantal”, “Stappenplan groepen met andere cultuur”, “Enquête van WOSM” en Kaderdagen structuren
• We beslisten om de projecten Macedonië en Senegal te ondersteunen via het 0,7%-fonds
• Terugkoppeling wereldconferentie door Valerie en Tom Rombouts. Met als insteek “Education for life” en “impact on Society”
• Ploeg Diversiteit kwam langs met een voorstel van visie, waarover werd gediscussieerd. Na de input brouwden ze daar een visietekst uit. Deze visietekst werd goedgkeurd.
• Enkele korte punten: samenwerking VOSOG, ontslag verantwoordelijke besturuzaken, je gouw-HO-info in O&W en de rubriek “Gloeiend erbij”, namiddagje werkwinkels 2-4-6
• De knelpunten (in kader van indicatoren beleidsnota) voor de verbondscommissie werden besproken en behandeld. Er werd gekeken waar we wel/geen actie ondernemen om knelpunt weg te werken. En ook welke acties we dit werkjaar nog opnemen.
• Stand van zaken GRL-congres
• Voorbereiding op visie over EVC gebracht door Pieter Willems. We stappen mee in het competentiedenken.

• We begonnen met een korte tussentijdse evaluatie met als insteek inhoud, praktisch, inspraak, vergadermethodes
• Het advies van de 0,7%-werkgroep werd unaniem gevolgd! We danken de werkgroep voor het geleverde werk en de goede voorbereiding
• De nota van “Reputation camps” werd kritisch doorgelicht. Christophe maakt nog wat aanpassingen aan het principeakkoord en kan daar dan mee naar de GSB-vergadering
• De vrijwilligersfeesten blijken op pedagogisch vlak wel ok te zitten. Het zou tof zijn dat het financieel meer ondersteund zou worden. Staat nu maandag geagendeerd op de beheerscommissie.
• De HO-commissie heeft voortreffelijk werk geleverd. We zoeken nog wat coördinatoren. Meer info via daniel@scoutsengidsenvlaanderen.be
• Na een korte presentatie en motivatie beslisten we unaniem dat de projectfiche voor Rooverway 2012 verder mag uitgewerkt worden. De projectfiche hiervoor wordt verder uitgewerkt door Tom Rombouts, die dan opnieuw ter goedkeuring op de VCom komt.
• Christophe gaf een stand van zaken over het werkingsverslag (voortgangsrapport) 2010. Over de indicatoren die toegewezen zijn aan de verbondscommissie
• Na een “google-docs”-evaluatie besloten we dat we graag een driedaagse hebben in september, met tijd voor de verschillende commissies apart, waar ook de GV’s aanwezig zijn en we ook momenten met z’n allen samen hebben

Met een 50-tal leden van verbonds-, beheers-, pedagogische commissie en de gouwvoorzitters zakten we af naar De Brink. We klinken op het nieuwe jaar met allemaal fijne voornemens.

vrijdag:

• Trees maakt ons wegwijs in de projecten waarvan de verbondsraad eigenaar is. In kleinere groepen bedachten we antwoorden op Hoe opstarten? - Wie projectleider, hoe werven en hoe ondersteunen? - Welk project zouden wij toekennen aan wie/welke vergaderingen? Hoe opvolgen? - Hoe evalueren?

zaterdag:

• Groepen in Nood: we zoeken naar een goede methode om o.a. DC's te ondersteunen in hun begeleidingsaanpak van groepen, in hoofdzaak in de rol van coach en bemiddelaar, maar indien ernstige tekortkomingen van de pedagogische aanpak, ook de mogelijkheid om in overleg met andere vergaderingen in de structuur hier in te grijpen. Mogelijke vragen waarover we gaan nadenken zijn: Mag hoger niveau ingrijpen? Onder welke voorwaarden? Hoe? Wanneer? Hoe borgen? Dries schetst vanwaar het komt, momenteel is er niets tussen “toelaten” en “schorsen”. Elsken en Tom VDB getuigen met enkele “uit het leven gegrepen”-voorbeelden bij wijze van opwarmer. Heeft ook met “kwaliteits-eisen” van onze groepen en onze leiding/leden te maken.
• Hoe pedagogische inhoud overbrengen. Els Bosmans deelde een uitgebreide “inhoudstabel” uit, die we screenden op eventuele tekorten op “inhoud & methode”

Varia:

• Camping 16: We beslisten om vanuit nationaal niets te doen met het feit dat we nog geen regering hebben, bv om hen uit te nodigen op een trapper om basisvaardigheden te leren
• Ann van Akabe deelde promoaffiches uit voor alle akabe-groepen (verdeling via GC's)
• Els en O&W hebben een rubriek “ik was er gloeiend bij”; gouwen en districten kunnen hier hun leiding in the picture zetten
• Ducky laat weten dat het op 26/01 HO-commissie is, allen welkom - http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/verslagen/ho-commissie

• Speel op Veilig: Johanna Verpoort maakt de revisie. We bekijken het geheel en proberen duidelijkheid te scheppen over wat zijn regels en wat zijn richtlijnen, takken met naam benoemen (bv kapoenen ipv jongere takken), regelgeving in het buitenland … gewerkt in 4 groepjes: Vuur/water & Verkeer/dropping & Drugs/alcohol etc & Materiaal/ hoogte
• Projectwerk bij Scouts en Gidsen Vlaanderen: Pieter-Jan Maesen doet het uit de doeken. Wie behoudt het overzicht van al die projecten, die vraag moet nog eens (her)bekeken worden.
• Jamboree en staftijd: de verbondscommissie beslist om geen extra staftijd ter beschikking te stellen. Naar een volgende editie bekijken hoe het zit met personeelstijd. Voor dit project verwachten we dat Els Van Dyck de pro-actieve bruggenbouwer-rol opneemt.
• Christophe geeft een stand van zaken van voortgangsrapport.
• De inlichtingenfiche: het ontstaan wordt geschetst en het voorstel wordt besproken. Mits nog enkele aanpassingen is ze ok bevonden. Nu beschikbaar als pdf, later misschien online invulbaar.
• De visie op “web” wordt voorgesteld door Jan Van Reusel en goedgekeurd.
• Charter Groene Ruimte: We geven feedback op de visietekst en vragen ook aandacht voor Vlaamse kinderden en jongeren in Waalse Bossen.
• Conclusie financiële ondersteuning jambobru: We leggen advies van het verbondsbureau naast ons neer, keuren de aanvraag af. Als we dit toestaan, gaan alle gouwen hier gebruik van maken. (precedenten scheppen). De werkgroep projecten neemt dit op om soort kader te scheppen.
• De ploeg internationaal gaf toelichting bij de 4 0,7 %-projecten. We beslisten om d restmiddelen te schenken aan Music For Life. Ploeg Internationaal doet een voorstel om structureler beter om te gaan met de restmiddelen.
• HO-commissie-light: Pieter en Wouter stellen nota voor. Er zijn nog enkele bemerkingen.
• De werkgroep wereldconferentie WOSM: Bol gaf een toelichting bij standpunten GSB en Valerie zal deelnemen aan het World Scout Youth Forum gaan, in aanloop naar Wereldconferentie. Beide in Brazilië.
• Het afsluitende rondje over het weekend zei dat er degelijk gewerkt is en dat de avondactiviteit iets actief mag zijn.

• Jamboree: Greet en Tom van het COT brengen een stand van zaken Jamboree
• Projecten: Tom Vandenborne schetst vanwaar de projectwerking komt, het overzicht van projecten waar de verbondscommissie eigenaar van is en enkele onduidelijkheden hierrond worden uitgeklaard.
• Projectwerkgroep: Nog extra volk gezocht om samen met Pieter-Jan Maesen de procedure voor implementatie van de projectwerking uit te werken.
• HO-commissie-light: Wouter Van Mol en Tim Van Geffen stelden de 3 mogelijke scenario’s voor. Die moeten nog op realistisch gecheckt worden bij de commissariaten en ploegen (in december). We stellen het plan HO uit naar januari.
• GRL-congres: Dries Vanderelst gaf een stand van zaken en beantwoorde enkele vragen
• Geld vanuit gemeenschapontwikkeling: De scouts van Jette krijgen (onder een aantal voorwaarden) 500 euro voor een opvangproject in Brussel. We betalen een deel van de reis- en inschrijvingskosten van Rafiki-groepen en Ruanda (omdat we daar een band mee hebben), nl 2000 euro.

• Terugkoppeling van de Europese Conferentie van WAGGGS & WOSM. Dank ook aan de vele medewerkers!
• Evaluatie Herfstontmoeting: we starten een HO-commissie light, eerste fase. Tussen nu en december komen die enkele keren bijeen ter voorbereiding van het plan HO2011. Zij zien welke wijzigingen aan het programma er mogelijk voorliggen tegen december.
• Standpunt provinciaal jeugdbeleid: we zijn pro een provinciaal jeugdbeleid op voorwaarde van goedwerkende provincies waar voldoende ruimte is voor vrijwilligers.
• Zakagenda en nationale communicatie van gouwinitiatieven: de zakagenda zal deze informatie niet meer bevatten en enkel blijven bestaan in een versie met jaarthema-layout maar zonder extra info. Voor gouwinitiatieven zoeken we betere communicatiekanalen (oa digitaal).
• Varia: — minder AVC's op de verbondscommissie — zoeken nog vertegenwoordiger in commissie Hopper Winkel — 16 december geen verbondscommissie (owv weekend verbondscommissie op 17-19 dec) — zoeken nog ww-begeleiding voor Trapper die volzet is — jinkamp versus luxevakantie: taak voor jincommissariaat — vrijwilligersfeest: laat aan Jan Van Santvoet weten welke vrijwilligers waar bedankt moeten worden — Beloftelied komt op de agenda als het kwalitatief is voorbereid — ondersteuning jamborettes en ploeg internationaal — kampen in Wallonië en het buitenland en onze goede naam: een wergroep op GSB-niveau, wie doet mee?

• Een unieke uitgave van de opstart van het werkjaar bracht de leden van de pedagogische commissie, beheerscommissie en gouwcommissarissen samen op locatie. Na de nodige kennismaking evalueerden we onze persoonlijke ervaring van herfstontmoeting. Het weer, de sfeer en het jaarlied maakten indruk. We vonden het fijn om toffe feedback te krijgen over onze inspanningen rond vorming en inkleding. Rond het tijdschema, inschrijving en communicatie zagen we verbetermogelijkheden. Enthousiasme ervaren en tevreden deelnemers, daar gaan we voor. Afvalbergen en ongepast gedrag van de leiding zijn de grote afknappers.
• We dachten na over een haalbare inspanning rond een vrijwilligersfeest op gouwniveau: niet te veel financiële en medewerkers inspanning. Kunnen we het koppelen aan bestaande initiatieven of oud-medewerkers inzetten zijn enkele van de ideeën. En waarom niet per provincie iets organiseren. Hier zal nog verder rond uitgewisseld worden. Geef je vrijwilligers een aangenaame tijd en bedank hen voor de inspanningen.
• Zaterdagochtend werd ingezet met de beleidsmatige werking van onze beweging. Ervaren en nieuwe nationale vrijwilligers kregen het kader van het proces nog eens toegelicht waarmee de verbondsraad onze beweging aanstuurt. Alle ploegen, diensten, commissariaten en gouwen (districten) hun ideeën en acties passen in dit verhaal. We gingen in groepen aan de slag rond enkele concrete indicatoren met de methodiek van projectwerking.
• Naast de inzet van de vele vrijwilligers staan ook stafmedewerkers en andere inhoudelijke en praktisch ondersteunende personeelsleden klaar om onze doelen te bereiken. Inzicht in hun jaarplanning maakte duidelijk dat de agenda's reeds stevig gevuld zijn en ook de budgetten zijn al voor 99% toegewezen. Nieuwe initiatieven mogen dan ook niet te zwaar steunen op deze 'middelen'. De jaarplanning van de drie nationale commissies werden ook kort toegelicht, een kans om elkaars initiatieven en bekommernissen beter te kennen.
• Ouders en organisaties vetrouwen ons dat we goed voorbereid en verantwoordelijk met hun kinderen omgaan. Soms zijn we niet voldoende op de hoogte van waar we allemaal op moeten letten. We starten het initiatief van een inlichtingenfiche en dachten na over wat er in thuis hoort, welke vorm dit moet krijgen, hoe we dit gaan beheren en op welke wijze we dit gaan communiceren. Binnenkort meer hier over.
• Na een vurig spel, werd ons de slogan van het nieuwe GRL-congres onthuld en werd de status van het project verduidelijkt. Tenslotte zaten de gouwcommissarissen en beheerders nog apart om rond de gouwhuisvesting te besluiten dat we bijna allemaal goed gehuisvest zitten. Bij enkele gouwen lopen initiatieven voor een nieuwe locatie aan te kopen. Ook de pedagogen vergaderden apart over de praktische opstart van het jaar. Met een Hoppertje onder een laat zomerzonnetje keerden we tevreden naar huis. Volgend jaar opnieuw hetzelfde principe voor kruisbestuiving en kennismaking.

• Stand van zaken werkgroep kwaliteit in groepen.
• Europese conferentie van WAGGGS en WOSM in Brussel: wat gebeurt er inhoudelijk.
• Project Thailand: inhoudelijk OK, financiën via de Beheerscommissie.
• Lokaal-provinciaal jeugdbeleid: er staat veel te gebeuren en te veranderen, zowel voor het lokaal als het provinciaal jeugdbeleid, een toelichting werd gegeven. Er komt actie rond om te tonen dat we dit belangrijk vinden.
• Badgewerking: toelichting van de beslissing van de pedagogische commissie om hier op zich niet aan te werken.
• Structuurteam: toelichting traject rond competenties en coaching.
• Stafplanning: er is gekozen om al voor een vervanging van Johanna als AVC vorming te gaan vanaf 1 september, Johanna werkt nog wel een tijdje als AVC. Het contract van Tinneke wordt niet verlengd, de taken die ze opnam zullen wel herverdeeld worden binnen de staf. We kiezn wel voor 40% extra tijd bij de stadsondersteuner Gent voor nationale taken.
• Varia: online vragenlijst DC's - een weekend voor de verbondscommissie later op het jaar - commissariaat Kabouters-Welpen zal vanaf volgend jaar terug op verbondscommissie zijn
• Afscheid van meerdere mensen.

Een speciale verbondscommissie met op de agenda het “hoe, wat, en nu verder” na de VC-verkiezingen. Het resultaat is een lijvig verslag met een hele reeks mogelijke oorzaken en ook een reeks mogelijke oplossingen.

We haalden er de grootste oorzaken uit, kort samengevat:

• het mandaat van de mensen op de verkiezingscommissie en het gebrek aan vertrouwen over dat mandaat
• gebrek aan evaluatie van de functie van de VC voor een nieuwe verkiezing
• gelobby na de verkiezingscommissie ipv ervoor
• communicatieproblemen op veel vlakken tussen veel personen
• afwezigheid van een aantal GC's op de verkiezingscommissie
• afwezigheid van een kanaal voor feedback, ontevredenheid
• had de verkiezingscommissie alle gegevens?
• geen krachtige reacties op bezorgdheden die reeds voor de verbondsraad waren geuit (mail GC's)
• gecontacteerde mensen hebben zich laten beïnvloeden door geruchten

Daarbij werden telkens de eerste stappen voor mogelijke oplossingen bekeken, o.a.:

• Hoe kan een kiescommissie zich beter motiveren?
• Het scheppen van duidelijkheid over samenstelling, opdracht en werking van dergelijke commissies
• Het scheppen van duidelijkheid ivm de rol van leden in dergelijke commissies
• Het scheppen van duidelijkheid rond kanalen en momenten voor betrokkenheid en doorstroming van info, voor bevraging, dialoog en beïnvloeding omtrent verkiezingen
• Het ontwikkelen van evaluatie van verkiesbare functies; het creeren van een cultuur en methodes voor feedback
• Werk maken van hedensdaagse besluitvorming en communicatievormen
• Het scheppen van een sfeer en stijl die individuele verantwoordelijkhed stimuleert in het omgaan met mensen en procedures
• Nadenken over concrete en specifieke spelregels bij verkiezingen

Ook werden een aantal praktische regelingen voor de komende maanden meegedeeld. Dit zal vooral een mix zijn van lopende zaken en reeks gedefinieerde projecten.

En we overliepen nog kort het communicatieplan rond dit alles.

Op bezoek in Gent

• Traject met FOS: het onderzoek is lopende, terugkoppeling van het resultaat in het najaar op de verbondsraad.
• HO: Plan veiligheid, uitbreiding veiligheidsbriefing, drankcontrole door de gouwen. Verduidelijking rond gebruik jaarthema en de term kwalitatieve vorming. Communicatie door de gouwen via Over en Weer en website. Oproep aan gouwen/commissariaten/ploegen om een avondaanbod te voorzien en/of een kampvuurploeg te leveren.
• Stand van zake rond kwaliteit in groepen.
• Het project Thailand: verschoven naar mei want de verantwoordelijken zitten vast in Thailand (aswolk).
• Evenement om de vrijwilligers te bedanken. Op 14 mei 2011 een evenement voor de structuren en hun medewerkers. Op één gezamenlijk ander moment (uiteindelijke keuze 2 april 2011) een evenement door de gouwen voor de leiding en groepsleiding.
• Varia: de procedure rond het beloftelied voor de verbondsraad - project opstarten rond wachtlijsten - laatste keer Yolein aanwezig - GC-onderonsje - graag datums van vormingsinitiatieven in gouwen of districten doorgeven aan vorming

Planweekend in het bronsgroen eikenhout van Woutershof

• 2011 Europees jaar van de vrijwilliger: we zetten vooral in op bedanken, minder op sensibiliseren, politiek/inhoudelijk blijven we alles rond vrijwilligers opvolgen zoals nu.
• Visietekst “lokaal jeugdbeleid”: beetje bijgestuurd en goedgekeurd.
• Tussentijdse evaluatie werking verbondscommissie.
• Grote plannen op basis van de Beleidsnota: we werkten heel de zaterdagvoormiddag aan projectplannen voor verschillende indicatoren uit de beleidsnota.
• Visie op Vorming in Scouting: de nota van de denkgroep werd goedgekeurd. (visie, takenpakket, structuur, taken avc)
• Korte punten: zone stad - initiatief om beroepskrachten uit andere jeugdbewegingen te vragen meer zorg voor onze vrijwilligers te hebben
• Kwaliteit in groepen: de nota wordt goedgekeurd en gaat zo naar de verbondsraad in mei (criteria voor kwaliteit en manier waarop er mee omgaan)
• Groepsleidingscongres 2011: thema wordt “veranderend engagement en verantwoordelijkheid”.
• Kritische kijk op structuren: de SWOT van de verbondsraad wordt aangevuld vanuit de invalshoek van de verbondscommissie.
• Visietekst gezamenlijk jaarthema “armoede” in 2011-2012 wordt goedgekeurd.
• Varia: taart met koffie op 18 april - logistiek gezocht voor Europese conferentie - “plant een vlag tegen racisme”: we doen hier zelf niet actief aan mee, maar geven het bekendheid - oproep TakCo

• Het profielonderzoek: het resultaat hiervan werd voorgesteld op de Verbondsraad, de verbondscommissie blijft achter de visie op diversiteit staan, maar de manier om die visie te bereiken moeten we wel eens bekijken.
• Jamboree 2011: een stuk voorstelling van het project, met o.a. uitleg over het samenwerken met Les Scouts en SGP, deelname van Akabe, … en ook nog een oproep voor extra volk om het project mee te trekken.
• Plan HO 2010: het werd in grote lijnen voorgesteld en er werden nog wat extra aandachtspunten meegegeven, vooral voor vrijdagavond en het veiligheidsplan.
• Dag van de jeugdbeweging: korte toelichting door Trees en oproep om goede afspraken te maken over mogelijke financiële putten.
• Rafiki: toelichting bij een aantal misverstanden (o.a. subsidies) die hier leven. Vraag ook aan de ploeg om hun rol als “projectploeg” op te nemen.
• Het 0.7% fonds: de laatste afspraken rond de verdeelsleutel en de restmiddelen werden gemaakt en drie projecten werden positief geadviseerd op voordracht van de adviescommissie. Het kaderproject Thailand werd toegelicht en de eerste fase werd goedgekeurd.
• Steun aan Haïti: er is hiervoor een te voorbarige goedkeuring zonder aftoetsing gebeurd. Uiteindelijk steunen we wel Haïti, tweemaal 5000 euro (noodhulp - lokale scouts en gidsen).
• Varia: Freek Stevens is onze nieuwe AVC vorming - TakCo: maak reclame voor de jins - Lena-strip met drugsverhaal: in het voorjaar komt een artikel in Over en Weer over drugsbeleid ism een groep.

Januari was een speciale maand voor de nationale vergaderingen (verbondscommissie, beheerscommissie, pedagogische commissie en de gouwvoorzitters). Op 8 en 9 januari trokken we met zijn allen naar Den Brink voor de 24-uur van beleid en uitwisseling. Een weekend met twee pijlers: enerzijds een stevige denktank om aanzetten te geven voor projecten voor de komende 3 jaar, anderzijds een informeel netwerkmoment. Plezant was het alleszins, kwamen er zeker aan bod:

• voorbereiding 3 voorstellen jaarthema 10-11 door de pedagogische commissie
• kennismaking, uitproberen veiligheidsspel, pintje pakken
• aanzet tot een reeks projecten: loopbaan van de vrijwilliger, overbrengen pedagogische inhoud, aanpak regio's zonder scouts- of gidsengroepen, continuïteit in kennisoverdracht, afstemmen van communicatie op de doelgroep, diversiteit, aanspreekpunten voor groepen, verbetering administratieve processen
• het verloop van de kritische kijk op de structuren wordt bijgestuurd
• uitwisselingsmomenten over: zingeving, medewerkers soigneren, hoe gaat het in de gouw, recruteren van vrijwilligers, inhoud van vorming, organistatie van vorming, relatie gouwen - pedagogische, akabeleiding, budgetten, HO
• de beheerscommissie bekeek ook nog: inschrijvingen medewerkers op HO, afval op HO, beheerders geven vorming op HO en we stimuleren de commissarissen en voorzitters om dat ook te doen, drankbeleid op HO.
• de pedagogische commissie en verbondscommissie hadden het ook nog over: het plan HO, de feedback gaat naar de HO-commissie.

Op verplaatsing in Gent, met dank aan de gouw voor locatie en lekker eten.

• Uit de GSB-vergadering: er komen flink wat klachten uit Wallonië en het buitenland over kampen van Scouts en Gidsen Vlaanderen.
• Plant een vlag tegen racisme: we verspreiden de oproep voor deze actie maar nemen zelf niet actief deel tenzij zou blijken dat dit toch nog eenvoudig op te nemen is.
• Afsluiting Flamboree: dat ze het goed gedaan hebben.
• Imago- of wervingscampagne: wat willen we in de toekomst, om de hoeveel jaar en onder welke vorm. Input wordt gesprokkeld en de PR-ploeg neemt dit op.
• Uniformbroek en -rok: de winkel heeft lichte wijzigingen gedaan aan het pasmodel op basis van een reeks pasrondes met mannen en vrouwen. Daarnaast stellen ze een soepelere stof voor (zelfde kleur en kwaliteit). We gaan hiervoor.
• Een update over het proces rond vorming in scouting. Zou rond moeten zijn tegen planweekend maart 2010.
• Partnership Thailand: vraag of er besprekingen mogen starten over een partnership met de Thaise scouts en gidsen. Dit mag, verdere stappen in het proces komen terug op de verbondscommissie.
• Amahoro Amani: met een deel van de restmiddelen (5000 €) van het 0.7% fonds steunen we éénmalig een project van de Zweedse scouts in het gebied van de Grote Meren (aanverwant aan Rafiki). Hier komt terug de oproep om de regels rond het 0.7% fonds snel te finaliseren.
• Varia: oproep van enkele gouwen om na de verbondsraad constructief aan de slag te gaan met de “kritische kijk op de structuren” - stand van zake van het beloftelied: ploeg zingeving lanceert binnenkort een wedstrijd, info bij Jan of bij hen -

We hadden uitgebreid aandacht voor volgende onderwerpen:

1. Toelichting bij het jeugdbewegingsonderzoek dat de overheid in samenspraak met ons zal houden. Dit loopt deze winter met resultaten in de herfst.
2. Bespreking van het voorstel over hoe we het 0,7%-fonds besteden: welke doelstellingen, criteria en procedure hanteren we om projecten met 'het Zuiden' goed te keuren. met een aantal aanpassingen werd het voorstel goedgekeurd.
3. Eerste bespreking van en input op het voorstel vanuit de werkgroep 'kwaliteit in groepen': welk proces doorloopt de opvolging door een dc en hoe vullen we de verschillende stappen in?

• Verslag uit andere vergaderingen: BTW-verhaal, wordt opgevolgd door de Beheerscommissie, vraag je beheerder
• Ondersteuning lokaal-provinciaal jeugdbeleid: Tinneke stelt haar actieplan voor dit werkjaar voor. Zo komt er een vormingspakket over jeugdraden voor DC's en groepen.
• Vorming in scouting: uit het overleg tussen leden verbondscommissie en ploeg vorming komt naar voor dat er nog behoorlijk wat werk is aan het uitvoeren van het actieplan groepsleidingscongres. Dit wordt opgevolgd door een werkgroep.
• In juli 2010 is het Europese conferentie van WOSM en WAGGGS in Brussel. We stellen een delegatie samen op basis van de besproken criteria.
• Groepsleidingscongres 2011: we starten dit hier op. We overlopen de timing en we doen een eerste zoektocht naar mogelijke thema's voor dit congres. Ook de Beheerscommissie en de Verbondsraad worden zeker nog geconsulteerd, de beslissing valt op de Verbondscommissie.
• varia: takraadmap en verspreiding ervan - een goeie kwaliteitsmethodiek van gouw Heide, gaat naar werkgroep kwaliteit in groepen - opstart structuurteam, mensen gezocht.

• Het planweekend van de Vebondscommissie vond plaats in Waasmunster
• Voor de gelegenheid overlopen we toch even alle andere vergaderingen en brengen verslag uit
• Net zoals de andere vergaderingen, evalueren wij ook uitgebreid HO. Deze evaluatie gaat naar de HO-commissie.
• Vorming in Scouting: eerst een uitgebreide bespreking van wat de rol is van de AVC's vorming en de verhouding tot de voorzitters van vorming. De nota hieromtrent schetst duidelijk de verhoudingen.
• Vorming in Scouting: onze visie hierop. Is de organisatiestructuur van vorming aangepast aan de realiteit van de verschijningsvormen van vorming? dit wordt niet zozeer als een probleem gezien. Wel wordt er expliciet gevraagd dat het actieplan van het GRL-congres wordt uitgevoerd. Daarvoor zal een delegatie van de verbondscommissie naar het startweekend van vorming gaan om samen te zoeken hoe we dit kunnen doen.
• De jaarplanning wordt doorlopen: wat hebben pedagogische commissie en beheerscommissie op de agenda, hoe zit het met de taken van de staf, wat zijn de plannen van commissariaten en gouwen?
• Ontspanning, compleet niet inhoudelijk.
• De Beleidsnota: hierin moeten we nog een stukje kiezen hoe zwaar elk onderdeel van de BN weegt zodat dit een weerslag kan hebben in de begroting etc…
• Varia: het Europees Congres van WOSM en WAGGGS vindt in 2010 in Brussel plaats - tentenuitleendienst, een stavaza - werkgroep “kwaliteit in groepen” wordt opgestart - gegevens kampregistratie ook toegankelijk voor gouwen/ploegen/commissariaten: als ze hier zelf mee instemmen - vertegenwoordiging op andere vergaderingen

• Rafiki stelt voor om van een werkgroep onder de vleugels van Ploeg Internationaal een zelfstandig project te worden (zoals Jamboree en Flamboree). De verbondscommissie aanvaardt dit voorstel.
• Terugblik op de eerste Trapper adhv een presentatie en mogelijkheid tot vragen stellen.
• De rol van de Verbondscommissie en haar leden werd bediscussieerd. Met de input hiervan wordt later verder gewerkt. In een notendop: de spelregels zijn vergeleken met de rol die we effectief spelen/willen spelen, de dubbele rol werd toegelicht (enerzijds leiding geven aan de beweging, anderzijds gedragen beslissingen nemen) en ook de dubbele pet kwam aan bod (vertegenwoordiger zijn maar ook wel een mandaat hebben).
• Er werd afgecheckt wat de hoofdredenen zijn voor het afkeuren van het beloftelied op de verbondsraad. Zo is er een duidelijker beeld waar rekening mee gehouden moet worden voor een nieuwe versie.
• Stand van zaken van het gezamenlijke jaarthema armoede (2011-2012), dit zal in het volgende werkjaar opgenomen worden.

• We deden een eerste moment voor input om te gaan werken aan kwaliteit van groepen. We bespraken wat we verstaan onder kwaliteit en hoe we die kunnen bewaken en bijsturen.
• We kregen feedback van het Europees Forum waaraan enkele leden van de verbondscommissie deelnamen.
• Er werd megedeeld dat het advies van de commissie op onze beleidsnota positief was en dat er een lichte verhoging van de subsidies wordt voorgesteld.
• In aanloop naar de Verbondsraad wordt de beloftewerking en de aanpak daarvan op de Verbondsraad toegelicht.
• Op vraag van gouw Opsinjoor bekijken we wat we ondernemen als cursussen dreigen geannuleerd te worden bij gebrek aan begeleiding.
• Opstart van de drie selectiecommissies voor stadsondersteuning.

Op verplaatsing op Moerkensheide

• We werkten de nota rond “wachtlijsten en ledenstop” af. Vooral het criterium “taal” vergde nog wel wat discussie, ook op vraag van district Brussel. Binnenkort te communiceren.
• Flamboree gaf een stand van zake en gaat nu de laatste rechte lijn in.
• Voor de verkiezingen lanceren wij nog een lijst met 5 standpunten naar alle politieke partijen. We kozen die 5 punten stelden ze scherp.
• Varia: toelichting bij de tentenuitleendienst, stand van zake van de Dag van de Jeugdbeweging, problemen met de Billijke Vergoeding.

Op een goedgevuld planweekend in de Vlaamse Ardennen bespraken we:

• het voortgangsrapport van 2008: we bekeken een aantal doelstellingen die we (nog) niet halen. Daaruit kwamen een aantal punten die we nog op de vergadering willen bespreken en concrete dingen die aan te pakken zijn.
• Uit de evaluatie van vorige keer haalden we een aantal concrete voorstellen zoals een grotere impact van de vergadering op de agenda, frequentere GC-onderonsjes, een traject om de rol van de vergadering en haar leden scherp te stellen …
• De aanpak van de HO-commissie werd voorgesteld (leden, prioriteiten …). We deden al een voorzet voor de criteria die aan elk programma-onderdeel vasthangen. Dit hoeft alle organisatoren niet tegen te houden om al ideeën voor de invulling te ontwikkelen.
• We bogen ons over de doelstellingen uit de volgende beleidsnota: wie (vergadering, functie …) is er eindverantwoordelijk voor het verwezelijken van een bepaalde doelstelling. De voorzet wordt nog voorgelegd aan de betrokken vergaderingen. Conclusie is zeker wel: we kunnen onze voornemens enkel verwezelijken als elke vergadering en elk niveau in de structuur (district, nationaal …) een aantal doelstellingen op zich neemt.
• We keurden het voorstel tot subsidies goed voor de projecten solidariteit met het Zuiden.
• De verandering aan de toelatingsleeftijd voor kapoenen werd definitief goedgekeurd: 6 jaar of in het eerste studiejaar. Dit wordt nog goed gecommuniceerd.
• Het plan van aanpak voor lokaal en provinciaal jeugdbeleid lag voor. Een aantal prioriteiten zijn dit jaar: groepen sensibiliseren en informeren rond participatie en de lokale jeugdraad, ondersteunen en opvolgen van de vertegenwoordigers op provinciale jeugdraden.
• Ploeg diversiteit kwam hun gender-actieplan voorstellen. Naast specifieke punten voor andere vergaderingen zitten er ook actiepunten in voor de verbondscommissie. We schaarden ons daarachter om die mee uit te voeren oa rond de selectie-procedure voor functies.
• Een pak plezier en zelfs fysieke in- en ontspanning op de mountainbike in het mooie landschap.

• We bespraken de pedagogische regel van de toelatingsleeftijd bij kapoenen. Daaruit komt het voorstel om kapoenen vanaf 6 jaar of in het eerste studiejaar sowieso toe te laten, zonder dat de groepsraad daar nog over beslist. Een aantal aandachtspunten kwamen daarbij naar boven. Op de vergadering van maart ligt een defintief voorstel dat dan naar de spelregelcommissie kan.
• Het Rafiki-project werd kort besproken in aanloop naar hun voorstel tot inbedding in de structuren op het planweekend van maart.
• De tussentijdse evaluatie grepen we aan om drie grotere thema's die wel leven, te bespreken: de rol van de leden van de ledenverbondscommissie, de samenstelling van de vergadering en de agendapunten die aan bod komen. Voor sommig dingen werden al concrete oplossingen aangereikt, andere zullen we nog verder moeten bekijken op de vergadering.
• Tenslotte hielden we nog een kort rondje over hoe het nieuwe concept HO ontvangen werd in gouwen en commissariaten.

Het grootste deel van de tijd ging naar de hervorming van Herfstontmoeting.

1. De werkgroep stelde eerst de doelstellingen voor en dan het vernieuwde concept dat daaruit voortvloeit. Uit een pittige discussie kwamen drie grote bezorgdheden naar voren: de draagkracht van gouwen omwille van de locaties van slapen en activiteiten, de draagkracht van ploegen&commissariaten omwille van één blok extra en het feit dat we op vrijdagavond zouden beginnen. De werkgroep gaat met de eerste 2 opmerkingen aan de slag om het concept aan te passen. Het nieuwe voorstel komt op de verbondsraad.
2. De verbondscommissie ging inhoudelijk akkoord met de opstart van 2 selectiecommissies vanuit het verbondsbestuur: AVC Zingeving en AVC Structuren.
3. Reclame voor medewerkers voor de organisatie van het Europese congres in zomer 2010. Een bijeenkomst voor de geïnteesseerden op 18 februari.
4. Op vragen van jeugddiensten naar ledencijfers- en statistieken kunnen we positief antwoorden. De vergadering zit er geen probleem in op vraag de orakels door te geven.

• We hadden de Congolese delegatie van Rafiki op bezoek, gedurende een uurtje hielden we een uitwisseling.
• De mensen van het project Rafiki gaven ons een overzicht van hun werking van het afgelopen jaar.
• We gaven input aan de herwerking van Herfstontmoeting, in dit geval spitsten we ons toe op veiligheid en leefregels.
• Asielzoekers in onze jeugdverblijven? Vorige verbondscommissie bespraken we een voorstel daaromtrent, omwille van budgettaire beperkingen van de kant van Fedasil, kunnen wij geen asielzoekers opnemen.
• Vraag rond het Orakel: mogen we gegevens hiervan doorgeven aan jeugddiensten? Een eerste reactie, de gouwen koppelen dit terug bij hun achterban.

• De verbondscommissie besliste principieel akkoord te gaan met de vraag of de jeugdverblijven tijdelijk onderdak kunnen geven aan asielzoekers. De resterende 4000euro van de projecten solidariteit kunnen daarbij een deel van de kosten dekken. Er werd ook beslist een gezamenlijke brief met andere organisaties te ondertekenen die de regering oproept snel werk te maken van de kwestie van de asielzoekers.
• We bepaalden de prioritaire doelstellingen voor Herfstontmoeting, zodat de werkgroep verder kan denken over het nieuwe concept.
• De projecten 'solidariteit met het zuiden' werden opgestart. De criteria blijven hetzelfde, maar de procedure is gewijzigd. Een werkgroep bekijkt alle aanvragen en doet een voorstel aan de verbondsraad.
• De beleidsnota werd grondig onder de loupe genomen. Met nog een aantal bemerkingen werd ze goedgekeurd zodat ze als voorstel kan richting verbondsraad van december.

• De beloftewerking wordt vernieuwd: we staan achter het voorstel van ploeg zingeving om te werken aan nieuwe wetteksten, een nieuw beloftelied en aan mogelijk nieuwe kentekens. Voorstellen hierrond komen terug op de verbondsraden van februari en mei.
• We starten een werkgroepje op om Herfstontmoeting te herdenken op basis van de evaluaties, zowel het concept als de leefregels en veiligheid.
• Een discussienota rond wachtlijsten en ledenstops lag voor. Met de input maken we een nota met richtlijnen voor de groepen en DC's, die we nog kort voorleggen aan de verbondscommissie.
• We kregen kort een stand van zaken van het jaarthema 2011 (gezamenlijk jaarthema armoede) en de winkel mag werken aan een nieuw model scoutsriem. En de opstart Jamboree 2011 komt naderbij, waarbij we proberen nauw samen te werken met alle Belgische federaties.

Net zoals de beheerders en pedagogen, heeft de Verbondscommissie een stevig startweekend achter de rug. We zaten in een kasteeltje in Wijgmaal, kregen lekker eten geserveerd en speelden een GPS-spel in Leuven, maar we hebben ook een berg werk verzet:

• verdere input voor het actieplan groepsleidingscongres, meer op de verbondsraad
• feedback van een project in Thailand, opgestart na de deelname aan de Jamboree
• vooruitblik op Jamboree 2011, we willen graag een echt gezamenlijk project met de vijf Belgische federaties
• we werkten aan de acties van de Beleidsnota
• samenwerken met FOS in de toekomst, hoe ver willen we gaan en op welke termijn, komt ook op de verbondsraad
• dag van de jeugdbeweging, stand van zaken
• verplaatsen logo op het uniformhemd
• Burekuren, hoe houden we dit de komende tijd levend
• Kladwerk en Groepswerk gaan elektronisch
• feedback van de internationale conferenties (WOSM en WAGGGS)
• de jaarplanning van de verbondscommissie én eraan gekoppeld de planning van de staf
• een nota voor het starten/opvolgen van grote projecten
• de plannen van de gouwen en ploegen en commissariaten
• rondje HO: hoe was het bij jullie?