Verslag uit commissie Hopper Jeugdverblijf

Deze keer vergaderden we een deel commissie jeugdverblijf apart en een deel commissie jeugdverblijf en winkel tesamen. Commissie jeugdverblijf apart:

• Toelichting bij projecten en keuze voor Back to Basic op Woutershof en Ooievaarsnest op Merkenveld
• Voor het onderhoudsplan nog een planning en aanvulling uitgewerkt zodat ieder jeugdverblijf op zich ermee aan de slag kan gaan. 1x per jaar wordt dit terug bekeken op de commissie, maar op de residentenvergadering zal dit herhaaldelijk besproken worden.
• Werkgroepje bevraging samengesteld → gaan eerst goed het hoofddoel moeten afbakenen om concrete bevraging te kunnen bekomen en keuze voor methode te kunnen bepalen
• Bert informeert via de beheerscommissie de beheerders over de samenwerkingsovereenkomst tussen gouwen en jeugdverblijven
• Varia: 15/5 overleg beheerders en ter info geven we mee dat het actieplan wordt afgerond en op de verbondsraad wordt verteld dat we overgaan tot het verder uitwerken van dit plan via het beleidsplan en het zo ook in de begroting gaan inpassen.

Commissie jeugdverblijf en winkel samen:

• Op zoek gaan naar nog gerichter promo maken via Facebook en Adwords → we testen dit uit in het lopende jaar en werken volgend jaar concreter uit (mee in Social Media club steken)
• Dag van de Materiaalmeester → geannuleerd wegens te weinig inschrijvingen/kijken of dit kan gecombineerd worden activiteiten van ploeg technieken
• We zetten een zomeractie op: laat de groepen die verblijven op de Hopper jeugdverblijven een grappige foto op het jeugdverblijf met merknaam Hopper maken → zij winnen een leuke prijs en wij krijgen return op Facebook!
• Communicatiematrix voor het Scoutshuis krijgt vorm
• Herfstontmoeting: markt komt in orde, voor de Hopperbar gaat Bert op zoek naar 12 mensen die willen trekken én doen.

Op de jaarlijkse plandag maakten we tijd voor volgende onderwerpen:

1. In groepen dachten we na over wat groepen wel of niet verwachten van een Hopper jeugdverblijf; met deze input gaan we bekijken of we een bevraging kunnen koppelen aan promotie. Een werkgroep zal dit verder uitwerken.
2. Op basis van de spelregels rond het niet ingevuld zijn van de functies op het jeugdverblijf 'kernbestuur/beheerder'bekeken we wat er belangrijk is voor vrijwilligers en residenten om te doen in dit geval. Conclusie blijft dat betrokkenheid van de gouw héél belangrijk is, dat we verwachten dat de commissaris deze dialoog aangaat met de gouwen en dat een beheerder toch nodig is als voorzitter van het kernbestuur; hij/zij is hét centrale aanspreekpunt.
3. Gekeken rond welke acties er op de verschillende jeugdverblijven gewerkt kan worden bv. brandweg op Merkenveld, RUP voor de Kluis,…
4. Na de toer rond investeringen van vorig jaar, nu tijd om een basis onderhoudsplan op te maken; dit moet een bruikbaar instrument worden dat helpt om het structurele onderhoud op te kunnen volgen. Tegen eind mei willen we met de feedback van de kernbesturen hier verder mee aan de slag gaan.
5. Projecten ingediend om mogelijks centen te krijgen uit de projectenpot: Back to basic op Woutershof - Ooievaarsnest op Merkenveld, Basiskamp op De Winner, Avontuurlijk kamperen op De Brink en Buiten is troef/kamperen 2.0 op Moerkensheide → mooie aanvragen gestaafd met de nodige argumenten… aan de commissie om te beslissen!
6. Verder kwamen nog een rondje aan bod + in de varia de nodige afspraken voor de aanwezigheid van de jeugdverblijven op het Groepsleidingscongres.

Deze commissie besprak de commissie de volgende zaken:

1. opvolging pedagogische producten: verhaal 'koffers vorming' - terugkoppeling uit de pedagogische commissie - lespakket rond Dag van de Jeugdbeweging- aanbod naar scholen
2. marketingplan: opvolging oude/bestaande klanten - tevredenheidsenquête opvolging - overlopen doelgroepen ⇒ besluit: 4-tal acties (jeugdbeweging via koepels aanspreken, scholen, pedagogische studiedage - Klasse)
3. we maakten ook de agenda op voor de plandag op 29/3
4. in de varia bekeken we onze input voor het groepsleidingscongres, de conciërgewoning op Moerkensheide - toeleidingssubsidies ipv animantiesubsidies en impact ervan

Volgende zaken werden opgepakt op deze commissie:

• opvolging van vorige vergadering: tractor De Kluis - grond De Kluis - afstemmen wijze begroten 3 entiteiten
• we bekeken het resultaat van 2014 en zagen waar we aan moeten werken bv. kosten → instappen in groepsaankopen - inkomsten: hoe gericht op zoek gaan naar (nieuwe groepen)
• bespraken het prijzen 2015-voorstel
• maakten een plan op voor jeugdverblijven zonder kernbestuur en/of beheerder
• opmaak van de agenda voor de plandag 29 maart
• en nog enkele varia's zoals het terug oppakken van communicatie naar kandidaat weekendresidenten

Vandaag kwamen de 2 commissie nog eens tesamen : Hopper jeugdverblijven en Hopper winkel, in het eerste deel de agendapunten van commissie jeugdverblijven apart - daarna het deel met de commissieleden van Hopper winkel erbij:

• Opvolging van vorige keer : Begroting werd goedgekeurd op de financiële commissie, werkgroep Scoutel verdere plannen gemaakt en slaapvloer nu bij in grote tekening, tractor De Kluis besteld, ….
• Het onderhoudsplan : verder bekijken hoe we hiermee verder gaan → werkgroep → voorleggen aan beheerders,…
• Vraag aan kernbesturen om jaarplan op te maken → wordt besproken met beheerders
• Projectenpot: welke projecten zijn er nu al bekend, hoe financiën inbedden
• Agenda overleg met beheerders opgemaakt
• Varia: concreet aanbod doen naar Antwerpse scholen en locatie plandag zoeken

• Zichtbaarheid jeugdverblijven in de winkel: ideeën verder besproken
• Groepsleidingscongres 2014 rond Scouting DNA → wat gaan wij hierrond aanbieden van aanbod op de markt
• Dag van de materiaalmeesters 11 mei 2014
• Nieuw verbondscentrum: gezamelijke issues voor winkel en jeugdverblijven besproken

1. Begroting 2014: ontwerp toelichting voor verbondsraad besproken
2. Aankopen gronden: voorstellen bekeken en voorwaarden besproken
3. Systeem prijzen 2015: toelichting en evaluatie huidig systeem bekeken en hoe past BTW verhaal hierin
4. Varia's: commercialiseren vergaderzalen nieuw verbondscentrum, beheerder Drieboomkensberg nog geen kandidaat, vergaderen op locatie ifv investeringen bvb., aankoop tractor De Kluis bekeken, bezetting vooraf uit systeem Hotelcom kunnen halen.

1. Voortaan volgt Simon Smagghe de commissie jeugdverblijven op vanuit het verbondsbureau. Stefan gaat naar de commissie winkel.
2. Antwoord geboden op vraag Christophe Lambrechts : Wat verwachten we van een vertegenwoordiger uit pedagogische of verbondscommissie en wat kunnen we bieden
3. Oproep nieuwe beheerder voor Drieboomkensberg gelanceerd
4. Begroting 2014 en investeringen onder de loepe genomen
5. Varia's: Scoutel in nieuwe verbondscentrum werkgroep, project Woutershof, besteding budget Flamboree 2009

Overleg beheerders en commissie jeugdverblijven

1. data overleg beheerders in planning commissie jeugdverblijven ingevoerd
2. taken & profiel beheerder bekeken en aangepast waar nodig
3. projectenpot besproken - deadline vastgelegd voor indienen projecten
4. werkings- en investeringsbegroting 2014 besproken
5. varia: verschillende varia, maar 1 héél leuk: De Brink 50 jaar feest!

1. samenstelling van de commissie nog eens onder de loepe genomen en gezamelijke commissie met Hopper winkel vastgelegd
2. bekrachtiging van Bregt Christiaens als nieuwe beheerder op de Winner - ook een oog geworden op de procedure om officiële weg toch te blijven volgen
3. planning van het werkjaar opgemaakt
4. begroting 2014 verder besproken
5. stand van zaken nieuw verbondscentrum en Scoutel besproken
6. En nog enkele varia's: terugblik op HO - Boomplantactie - beheerdersoverleg gepland - …

1. Samen het onderhoudssjabloon bekeken en aanpassingen besproken
2. HO voorbereid
3. Projecten besproken : vernieuwing keuken De Brink en conciërgewoning Moerkensheide
4. Projectenpot idee verder besproken
5. Evaluatie van het afgelopen werkjaar

Overleg beheerders - commissie jeugdverblijven:

1. Afstemming van de noden van de beheerders en kernbesturen/verwachtingen commissie
2. Bekijken hoe doelstellingen vanuit het actieplan aangepakt worden bv. doelstelling linken aan de termijn van de beheerder
3. Samen prijszetting bekeken en afgestemd hoe we dit samen zullen aanpakken + timing
4. Onderhoudsplan bekeken en planning bekeken
5. Begroting 2014 bekeken

- Na onze Toer van de jeugdverblijven tijd om de conclusies aan de slag te gaan en een rangschikking te maken in de investeringen die nodig zijn. Op basis van de scores die we bepaalde noden gaven weten we nu wat we eerst moeten aanpakken en wat een jaartje later kan. Elk kernbestuur gaat aan de slag om tegen september een overzicht te maken van het specifieke onderhoud gelinkt aan hun jeugdverblijf.

- Gewijzigd marktplan HO besproken, gewikt en gewogen, maar we kiezen er toch voor om samen met Hopper winkel te blijven staan… om het beeld té versterken, maar we bekijken hoe we het thema gelinkt aan de jeugdverblijven mee kunnen pakken in onze uitwerking.

- Synergie Hopper op HO : een werkwinkel van de jeugdverblijven en eentje van de winkel - gezamelijk toonmoment op de markt op zondag.

- Verder koppelden we ook terug vanuit de werkgroep marketingplan en bespraken we hoe verder aan de slag met dit plan.

- In het verhaal van de zoektocht naar nieuwe weekendresidenten wordt er een mailing uitgestuurd naar oud-gouwmensen en verschijnt de oproep in het ledenblad van VOSOG.

- Verder namen we nog enkele actiepunten op vanop de plandag bv. beheerders worden deze keer uitgenodigd op eerstvolgende commissie om zo de link met het kernbestuur te bewaren.

- Terugkoppeling van Den Toer waar gekeken werd per jeugdverblijf welke investeringen nodig zijn/dringend zijn/welke timing we best gaan hanteren.

Plandag waar volgende zaken aan bod kwamen : -Actie F4 : stimuleren goed beleid → doelstellingen nog te ruim, meer nood aan beleidsplan per jeugdverblijf, meer input en langere tijdspanne nodig - Evaluatie van de nieuwe structuur en spelregels sinds hun invoering 2 jaar geleden - Elke groep stelde zijn animatiepakket richting de groepen voor - we maakten een stand van zaken van het actieplan op → belangrijke conclusie is dat we moeten continueren wat we opgestart hebben en opnemen in het beleidsplan voor de jeugdverblijven.

- Feedback Hopper werkgroep promo van 7 februari: overzicht acties - Feedback werkgroep den toer → gepland om klaar te zijn tegen begroting 2014 - Prijzen 2014 bepaald - Communicatieplan weekendresidenten → eerste communicatie lijkt voorzichtig wat te beginnen, Wouter lanceert wervingscampagne - foto's van weekendresidenten gezocht… - opmaak agenda plandag - Projectenpot → procedure nog verder uitschrijven - soort projectfiche - tegen juni

Wat agenderen we op onze plandag in maart en de opvolging van de gezamelijke commissie met Hopper winkel vormden de start van dit overleg.

Aansluitend bespraken we het resultaat van de jeugdverblijven; kregen we toelichting bij verschil werkingsresultaat - financieel resultaat en uitzonderlijk resultaat en zagen we dat de we positieve resultaten boeken.

Ook de werkgroep 'Den toer' gaat concreter aan de slag en werkten we verder aan het communicatieplan voor het aantrekken van weekendresidenten.

Onze nota 'grote projecten op jeugdverblijven heeft actualisatie nodig… dus wordt vervolgd.

Vandaag een gezamelijke commissie Hopper winkel en jeugdverblijven. Onze commissarissen gingen langs op de pedagogische commissie met het doel Hopper winkel en jeugdverblijven als partner bij alle activiteiten van onze beweging onder de aandacht te brengen en te betrekken waar mogelijk. Daaruit vloeit dat wij met Hopper Kamp & Co als 1 geheel naar buiten willen komen en dit in al onze communicatie als startpunt gebruiken; we werken verder aan het in beeld brengen van Hopper winkel in de jeugdverblijven en omgekeerd via verschillende ingrepen die we zullen uitvoeren bv. schermen hangen; kassaticketvermelding; tassen bedrukken; bij reservatie verwijzen naar “nog iets nodig van de Hopper winkel voor je op kamp/weekend vertrekt”;…

We werken ook verder aan de optimalisatie van onze websites & Facebook en bespraken gebruik van logo's. Verder werken we het aanwerven van nieuwe weekendresidenten nog uit en kijken we planningsgewijs al met een deelgroepje uit richting Herfstontmoeting.

We maakten onze jaarplanning op voor 2012-2013 en focussen extra op hoe tekort aan WERES aanpakken. Trachten richtlijnen te definiëren om 'goed beleid te stimuleren'.

Op marketing gebied bekeken we onze Google Statistics nog eens en overliepen we welke aanpassingen nog nodig zijn op de website, bekeken we de online enquêtetoepassing van Toerisme Vlaanderen en bekeken we hoe we de opvolging van de marketingstudie verder zullen aanpakken.

Daarbij nog enkele variapuntjes besproken bv. Plantdag op de Kluis → een succes!

Deze vergadering wisten we wie de nieuwe commissaris jeugdverblijven ging worden, hij werd recent bekrachtigd op de verbondsraad : welkom Bert Verbeeck. Bekeken we hoe we de samenstelling van de commissie nog moeten aanvullen met nieuwe leden met bepaalde expertise/vertegenwoordiging.

We gingen verder door op de aanpassingen van onze website om deze overzichtelijker/attractiever/functioneler te maken en zeker vindbaarder door onze gebruikers. Het Google statistics rapport is hierbij een goede leidraad.

Weekendresidenten : we zochten naar mogelijke oplossingen voor het tekort aan weekendresidenten in Limburg. We bespraken ook een nieuw verzekeringsvoorstel voor deze groep van mensen.

Verder volgden we volgende punten uit onze actieplan nog verder op : werkgroep lange termijnplan investeringen - input kernbesturen - en bekeken we welk project in aanmerking kan komen voor de Cera Award.

We bespraken welke leden stoppen in de commissie en welke nieuw leden we mogen verwelkomen.

Welke thema's willen opnemen tijdens de gezamelijke commissies Hopper winkel en jeugdverblijven * in december : communicatie & promoplan opmaken * in april : HO en opvolgen promoplan

We keken ook nog eens hoe we aan de hand van SEO en SEA onze website bovenaan de resultaten van zoekmachines kunnen krijgen en welke aanpassingen hiervoor nodig zijn. Tegen december willen we de nodige werken uitgevoerd hebben en daarna willen we ook onze klanten bevragen hoe ze ons gevonden hebben.

Dan namen we de begroting 2013 onder de loep en startten de werkgroep rondgang investeringen op. Verder bekeken we ook nog het voorstel rond de conciërgewoning op Moerkensheide.

In de varia kwamen volgende zaken nog aan bod : terugblik op HO - Cera Award - Chaletvoorstel - Actieplan F4 - toegangen op de .org - promo ideetjes - project “pedagogisch product” op de jeugdverblijven

We bekeken de Google statistics van onze website en merken op dat we +/- 300 bezoekers per dag mogen ontvangen op onze site → wat dus best wel veel is… maar toch willen we nog gerichter werken met verwijslink - kernwoorden als bv. bosklassen - kamperen - voor scholen zodat mensen die los op zoek gaan via een zoekrobot op onze website terechtkomen.

Verder werkten we nog aan enkele punten in de begroting 2013 en als varia bekeken we hoe we de jeugdverblijven zichtbaarder kunnen maken in de Hopper winkels.

We evalueerden de plandag en gingen hier nog eens dieper in op actie F4 waar we doel, timing en doelstelling dieper belichtten. We spraken ook af om in het volgende werkjaar 2 punten van de milieuchecklist aan te pakken en onze kernbesturen krijgen een eigen plek op de .org zodat leden vlotter aan de nota's en verslagen kunnen.

In het kader van actie F5 beslisten we om een werkgroep van experten op te richten die dan een audit kunnen uitvoeren op de jeugdverblijven zodat we gerichter kunnen beslissen welke investeringen nodig zijn.

We bespraken ook de marketingstudie van de studenten van de Lessius Hoge School en bekeken hoe we hier verder mee aan de slag zullen gaan. En in de varia wierpen we een blik op : de begroting - HO - Voorboekingsrecht van Scouts en Gidsen groepen.

Vanuit alle hoeken van Hopper Vlaanderen zakten vrijwilligers en residenten af naar Moerkensheide voor een zonnige plandag.

In de voormiddag werd 2 thema's uit de doeken gedaan. Piet bracht ons kernachtig de uitgangspunten voor een duurzame en energiezuinige werking op de jeugdverblijven. Daarna kregen we een uiteenzetting mét kwis over vrijwilligerswerk in Vlaanderen en -beleid binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen. In groepjes werd de cyclus van de vrijwilliger toegepast op de situatie van elk jeugdverblijf. Dit bracht een interessante uitwisseling tot stand én de conclusie dat de vrijwilligerswerking niet overal op dezelfde manier moet gebeuren, maar men best wel overal aandacht moeten hebben voor de verschillende fasen in de cyclus.

In de namiddag luisterden we naar het huiswerk door de kernbesturen. Elk jeugdverblijf bracht een aantal doelstelling op maat die volgens hen pasten binnen de actie “goed lokaal beleid”, een actie (F4) uit het actieplan jeugdverblijven. De presentaties maakten duidelijk dat er veel goede projecten gebeuren lokaal en dat deze kaderen binnen het beleid van de jeugdverblijven. Over het feit of er nu een (financiële) beloning die aan die doelstellingen moet gekoppeld worden, zoals ook omschreven in die actie F4, rees behoorlijk wat twijfel. Besluit is dat opvolging wel noodzakelijk is, en dus deze actie misschien moet herschreven worden in die zin.

In een korte varia ronde konden we de eerste resultaten tonen van de enquête bij onze klanten door 2 marketingstudenten. Meer dan 600 reacties gekregen en bijgevolg al heel wat interessante info over tevredenheid, profiel van de klant, nood aan aanbod enz.

Afsluitend een rondleiding op Moerkensheide: nu ook mét Hopper winkeltje (intussen overal aanwezig op de jeugdverblijven!) én een mooi aanbod aan teamspelen op het terrein, inclusief klimtoren!

In onze nieuwe structuur voor de jeugdverblijven moet de plandag een hoogdag worden! Alle vrijwilligers van alle jeugdverblijven komen nu één keer per jaar samen, aangevuld met de residenten en de verantwoordelijke jeugdverblijf. De plandag moet een goede uitwisseling en zinvolle input opleveren voor het beleid. Het is belangrijk dat we deze dag met de commissie goed voorbereiden en de puntjes op de i zetten.

In het dossier van het Verbondscentrum zit ook Scoutel natuurlijk. Het bestuur gelooft in een jeugdverblijf in de stad, maar moet ook rekening houden met de marktstudie uit 2008 en de onderhandelingen die momenteel lopen. We dachten daarom pro-actief na over welke scenario's en trajecten zich kunnen voordoen mbt Scoutel.

In april houden we een gezamenlijke commissie met Hopper winkel. We stelden onze lijst op met interessante agendapunten voor die vergadering

We bekeken het resultaat 2011; definieerden de min- en pluspunten; werkingsresultaat is op 2 jaar tijd van -90.000 euro naar +8.000 euro!

We namen het prijsbeleid onder de loep en bepaalden de prijzen voor 2013; tevens gaan we een simulatie maken van deze prijzen op de begroting 2013.

Bekeken wat we op de plandag 10 maart willen aanpakken en in de varia beslisten we nog om de marketingstudenten uit te nodigen voor een komende commissie; bekeken we het resultaat van onze eerste digitale nieuwsbrief; dachten we verder na over het traject voor Scoutel en draagt de commissie jeugdverblijven nu terug de bevoegdheid nadat het bestuur het actieplan JVB een tijd onder de vleugels nam.

Dit is een gezamelijke commissie met Hopper winkel waar we vooral keken naar “hoe krijgen we onze jeugdverblijven in beeld in de winkels?” En we bekeken hoe we Hopper in de verf gaan zetten op de komende HO; de eerste superleuke ideeën zijn er al.

Conclusie van onze actiepunt rond goed beleid is dat we moeten inzetten op het stimuleren van onze kernbesturen → dat zij goed bezig zijn; het WIJ gevoel kregen, weten wat er gaande is en wat er ten goede komt aan je jeugdverblijf…. Daartoe gaan we doelstellingen per jeugdverblijf bepalen.

Daarnaast mochten we alweer een nieuwe beheerder verkiezen; deze keer voor Drieboomkensberg en bekeken we welke investerings- en animatiesubsidies we willen aanvragen voor werken in 2012.

We werkten verder aan ons prijzenbeleid met de input van de werkgroep willen we dit op 24/1/2012 terug bespreken om zo tegen de commissie van 8/2 een voorstel klaar te hebben.

Rond ons actiepunt “marketing” bekeken we verder welke segmenten er zijn op de markt/welke onze plaats hierin is en hoe je die kan bereiken.

En we gingen verder aan de slag met het RASCI rooster om te bepalen wie welke info moet krijgen → gans verlof of gefragmenteerd verslag.

We werkten verder aan ons prijzenbeleid en concluderen dat we onze klanten moeten sensibiliseren (door te stimuleren aaneensluitende periodes te gebruiken) + goed communiceren over onze prijs. Tevens kaarten wij de gevolgen van de maximum factuur aan bij de onderwijsminister.

Om onze info bij de juiste mensen te krijgen met de nieuwe samenstelling van de commissie, werkten we een RASCI rooster uit en kiezen we op basis hiervan voor een bijkomende groep op de .org “info commissie jeugdverblijven” zodat iedereen de nota en verslagen voorhanden heeft.

Voor de commissie gaan we op zoek naar vakexperten die aangesproken worden door het produkt “Hopper jeugdverblijven”.

Verder verwelkomden we een nieuwe beheerder op De Kluis; kregen we feedback over de Centre Managers Conference en prikten we de datum voor de gezamelijke commissie met Hopper winkel.

Start van de commissie in haar nieuwe samenstelling zoals bepaald in het actieplan.

• De acties uit het actieplan werden overlopen en op basis hiervan werd de jaarplanning van de commissie opgemaakt.

• De beroting van 2012 werd toegelicht. Bijkomende vragen werden gesteld. Er werd beslist de begroting voor te leggen aan de financiële commissie en de verbondsraad.

• Actieplan : conclusie bij actie S1 : naam “beheerder” is niet meer juist → hernoemen naar “voorzitter”KB, want minder financieel en meer zoals gouwvoorzitter

• Actieplan : communicatie → na 1ste commissie 3 verslagen maken (integraal verslag - verkort verslag - WIKI) en dan vergelijken om te zien wie wat moet krijgen

• HO : iedereen die boekt krijgt bak Hopper bier of frisdrank tijdens verblijf, we verloten ook weer een gratis weekend Blokhut Winner, we geven basisinfo en bieden een visueel parcours langs alle jeugdverblijven

• Ook deze keer weer enkele varia's waaronder bv. Fase II van de werken op Merkenveld - slaapkamers vlot goed !

• Actieplan verschillende thema's verder onder de loep genomen : personeelsplan - financiële middelen en investeringen
• bekeken we de agendapunten voor de volgende commissies en bepaalden dat we in april geen commissie hebben, maar verder werken in onze werkgroepen
• We namen de begrotingswijziging voor 2011 onder de loep
• bekeken we wanneer we de acties geformuleerd in de beleidsnota 2010-2012 verder zullen bespreken - commissie september
• Wat gaan we doen op HO? ideeën bijeengezet en besproken
• Ook nog enkel varia's werden doorgesproken

• Verder gewerkt aan ons actieplan want op de Verbondsraad van mei willen we ons plan voorleggen
• Enkele varia's die nog aan bod kwamen zijn : verdere planning van commissies - vertegenwoordiging op Groepsleidingscongres - Jaar van de vrijwilliger : uitnodiging feest - projecten uit beleidsnota opvolging - Blokhut De Winner update opstart

• We verwelkomden een nieuw lid uit Gouw Oost Brabant in de commissie : Reinhard Schrevens
• We bespraken het resultaat van 2010 en zagen dat felicitaties op zijn plaats waren want verlies toch wel serieus ingehaald
• Actieplan jeugdverblijven : er wordt ons gevraagd om een advies te formuleren naar het Verbondsbestuur van februari toe

• Nieuwe beheerder op Merkenveld : Dimitri Vandeweghe
• Terugkoppeling vanuit de werkgroepen over het actieplan jeugdverblijven
• Verdere bespreking rond prijzen 2012
• We bekeken het voorstel rond project weekendresidentie/zaal op Drieboomkensberg - ligt nu voor aan het verbondsbestuur
• Terugkoppeling van geplande acties uit de milieuchecklist
• Hopper Hike besproken - idee om een editie te lanceren tussen De Brink en Drieboomkensberg

werkgroep jeugdverblijven thema personeel

• We baseerden ons op nota's rond : leeftijdspyramide per jeugdverblijf - verdeling aantal FTE per soort en per jeugdverblijf, taakomschrijvingen, aanzet personeelsplanning en personeelstabel om dit te kunnen bespreken en conclusies te kunnen trekken.
• We bekeken jvb situatie per situatie voor directe toekomst en verder af.
• stelden een to do lijst op voor de werkgroep om mee aan de slag te gaan.

Werkgroep structuur & organisatie

• Vertrekkende vanuit de spelregels rond jeugdverblijven bekijken we de doelstelling - de samenstelling van het kernbestuur - hun taken en bevoegdheden - beheerdersfunctie - weekend residenten - verantwoordelijke weekendresidenten - andere vrijwilligers en de resident.
• We bespraken ook de handtekeningbevoegdheid en vertegenwoordiging vanuit de gouw en de samenwerking tussen gouw en Hopper jeugdverblijf
• We bespraken de spelregels rond de commissie jeugdverblijf en kiezen voor een nieuwe samenstelling in een beperkte commissie, we onderstrepen hierbij het belang van intervisie!
• Taken en bevoegdheden van de commissie - de jeugdverblijfstaf - commissaris (en adjunct) Hopper jeugdverblijf - verantwoordelijke - residentenvergadering : zijn ook allemaal onder de loep genomen tijdens deze vergadering.
• Een to do lijst voor deze werkgroep werd opgelijst

Werkgroep financiën

• Doel van de werkgroep toegelicht - in kader van actieplan jeugdverblijven is financiën en investeringen een belangrijk hoofdstuk
• Bespreking van volgende punten : Financiële situatie weekend/vakantie versus week - prioritaire acties op vlak van kostprijsbeheersing - prijzen 2012 - investeringen
• To do lijst voor deze werkgroep opgelijst

Werkgroep marketing

• Doel : knelpunten identificerern
• Bespreking volgende punten : scouting als prioritaire doelgroep - zijn er geen 2 doelgroepen? - waarom komen scholen en groepen naar ons? - synergie met Hopper winkel
• To do lijst opgemaakt voor deze werkgroep

• Jo Doucet is de nieuwe beheerder op De Winner.
• Wijzigingen aan begroting 2011 aangebracht
• ook de investeringsbegroting werd verder uitgewerkt
• Actieplan jeugdverblijven in 4 thema's : marketing - struktuur en organisatie - personeel - investeringen en financieel beleid. We bespraken de planning en timing en bepaalden de samenstelling van de werkgroep.
• We evalueerden HO 2010 : wat ging goed? Zaterdag is beter moment - bar sluiten ging vlot. Wat kan verbeteren? 11 punten schoven we naar voor om te bekijken tegen volgende editie. Wat was slecht? Hopper aan één bonnetje - weerom diefstal van ons promotie materiaal
• Varia's : - tekort aan weekendresidenten was één van de grote punten hierin

Werkgroep begroting

• Werkingsbegroting 2011 bekeken welke wijzigingen erin zitten tov juni
• Vragen bekeken :

1. Geordende lijstloonkost in MOP subsidies steken - kan dit? Neen
2. tijdsbesteding boekhouding : gevraagd diensthoofd dit eens kritisch te bekijken
3. MOP personeelskost
4. Detail MOP publiciteit en allerlei : meer ruimte laten voor projecten/ideeën die in de loop van het jaar ontstaan
5. Woutershof : inplannen wegvallen klusjesman - financieel
6. Electriciteit correct begroten
7. Woutershof : alles onder hoofdgebouw zetten - er is niet echt een bijgebouw

• Ongeordende lijstAanpassingen van de omzet
• Drankprijzen bekeken
• Investeringen : beslissingskader opgemaakt

• werkingsbegroting 2011 zo realistisch mogelijk proberen voor te stellen, richting de meerjarenbegroting waarin we moeten aantonen tegen 2013

terug op nul te komen

• bespraken de aanpak op langere termijn bv. energieverbruik & afval beperken, systeem uitwerken uitgaven op onderhoudskosten, wat doen we om

nieuwe klanten te zoeken, prijs kamperen uitzoeken wie we willen bereiken en hoe

• bekeken de lijst van investeringen zodat dit in september naar de werkgroep , de commissie en de financiële commissie kan
• Joost Bouwen stopt als beheerder De Brink.

• we bespraken Herfstontmoeting 2010 - hoe onze hoek inrichting - aandacht voor vernieuwingen - synergie met winkel
• begroting 2011 : we bespraken de financiële resultaten - en maakten de begroting voor 2011 verder op
• we namen afscheid van enkele commissie leden - bedankten hen voor hun inzet

Verslag werkgroep beheerders

• We bogen ons over het resultaat van de jeugdverblijven - hoe de negatieve trend ombuigen is de opdracht!
• Personeelssubsidies → gesprek durven aangaan met de overheid
• Personeelskost bekeken : de evoluatie in de FTE's - Omzet versus loonkost - Cashflow en resultaat 1ste kwartaal 2010 met besluit dat er enkele acties op korte termijn en enkele op lange termijn moeten uitgewerkt worden en concrete afspraken op papier zetten in komende commissie - met de werkgroep en overleg beheerders & verbondsbestuur
• Varia's : bekijken invulling commissie jeugdverblijf - infoavond beleggingen

Verslag werkgroep partnerships

• Denkoefening rond algemene criteria gezamelijk voor Hopper en mogelijke samenwerking bekijken
• We werken in verschillende stappen : 1. starten met het aftoetsen van de visie - 2. aftoesten van de voorwaarden - 3. bekijken van de mogelijke samenwerkingsvormen - 4. Bij volledig beheer verdere stappen uitwerken - 5. Volledig beheer uitwerken en implementeren
• Waarom vragen opgelijst

• We bespraken de resultaten van de tevredenheidsenquêts 2008-2009, afgesproken dat we dit 3 jaar zullen bijhouden, willen respons verhogen
• Bekeken de checklist Energie en Milieu : we namen ook de criteria voor de Groene Sleutel hierin op en besloten dat elk jvb tegen oktober 2010 een concreet voorstel om een aantal punten aan te pakken maakt richting de commissie van oktober. We besloten ook om op de residentenvergadering een investeringslijst op te maken met aanduiding van de prioriteiten.
• Vraag gouwberging Gouw Kempen en andere varia werden bekeken

• we maakten een stand van zaken van alle acties die we doen rond promo en proberen de effecten ervan vast te stellen ( opvolging afspraken commissie december)
• op vraag van het bestuur maakten we een investaris van alle gronden die onze jeugdverblijven omringen en bekeken we waar eventueel aankoopmogelijkheden liggen
• we probeerden de voorwaarden voor een partnership met andere jeugdverblijven vast te leggen. Hiervoor is een werkgroep opgericht.

• Joost Bouwen wordt verkozen voor een tweede termijn als beheerder op de Brink
• we dachten een eerste keer na over de mogelijke inhoud van een beleidsplan voor de jeugdverblijven
• we maakten een stand van zaken voor de investeringen van 2010: wat is al gedaan, wat is bezig, wat komt en wat komt niet meer…
• we brainstormden over de opvolging van bouwprojecten bij Hopper Jeudgverblijven

• met de collega's van Hopper Winkel toasten we op het nieuwe jaar!
• het resultaat voor 2009 en de bezetting van 2009 worden in detail onder de loepe genomen. Dit doen we ook nog eens op de werkgroep beheerders

• Joris Vandijck werd verkozen als beheerder van Woutershof!
• samen van Jan Van Reusel bekeken we alles wat met communicatie te maken heeft, wat doen we,wat kan beter, welke doelgroepen willen we bereiken enz. Wordt verder opgevolgd door de residentenvegeradering en op de commissie van april.

• we discussieerden over de mogelijkheid om partnerships aan te gaan met andere jeugdverblijven
• drie residenten en ene beheerder brachten verslag uit van het WOSM congres in Scotland voor Scout Centre Managers

• We hebben de prijzen voor 2011 vastgelegd. Een proefproject voor Woutershof werd goedgekeurd om in kalme periodes fikse korting toe te staan om toch groepen aan te trekken en zo nog extra inkomsten te genereren.
• Een eerste denkoefening werd gehouden over mogelijke partnerships met andere jeugdverblijven. Dit moet ons helpen om al dan niet in te gaan op aanbiedingen of opportuniteiten om jeugdverblijven en zelfs kampeerweides mee onder de vlag van Hopper te laten werken. Deze oefening wordt nog verdergezet.

• Sinds september is er ook versterking voor de staf van Hopper Jeugdverblijf. Jeroen Bommerez is onze nieuwe adjunct commissaris. Hij zal vooral de vertegenwoordiging van de gouwen opvolgen en daarnaast een deskundig oog werpen op onze bouw- en verbouwdossiers.
• Tijdens de laatste vergadering van vorig werkjaar en de eerste van dit werkjaar hebben we ons over de begroting gebogen. Jammer genoeg is die negatief. Nog meer jammer is dat we de bouw van de blokhut op de Winner moeten uitstellen naar 2011. De bouwvergunning laat op zich wachten, omdat er drie boompjes in de weg staan… Iemand een zaagje?
• We hebben ook onze jaarplanning opgemaakt. Dit jaar leggen we de nadruk op ons financieel beleid, communicatie en de opmaak van een beleidsplan.
• In oktober zullen drie residenten en één beheerder deelnemen aan de 11th joint European Guide & Scout Centre Manager’s Conference van WOSM en WAGGGS in Schotland.

• financiële studie Scoutel (bespreken): financiële analyse van huidig en nieuw Scoutel.
  • verleden: deel 1 van de studie berekent of Scoutel zich heeft terugbetaald tot nu toe
  • toekomst: deel 2 van de studie simuleert haalbaarheid van een volledig nieuw Scoutel; met de opmerkingen van de commissie worden verder simulaties en scenario's becijferd

• noodopvang asielzoekers (beslissen): de noodoproep om tijdelijk asielzoekers op te vangen wordt praktisch en financieel bekeken
  • principieel : verbondscommissie heeft hiervoor principieel toestemming gegeven.
  • aanbod : we werken een aanbod uit op Woutershof, De Winner en Drieboomkensberg tegen voorwaarden

• actieplan energiebeheer (bespreken): opmaak van een plan van aanpak van acties op korte, middellange en lange termijn
  • aanpak : elk kernbestuur lijst op waar hij staat
  • acties : de lijst wordt uitgebreid met andere acties m.b.t. duurzaamheid en niet enkel op vlak van energie

• dalmomenten: we onderzoeken of het qua rendabiliteit niet zinvol is om bepaalde jeugdverblijven te sluiten in de kalme wintermaanden

• Beleidsplan Hopper jeugdverblijven (brainstormen): De jeugdverblijven werken ook aan een eigen beleidsplan 2010 -2012.
  • Kamperen: De werkgroep gouwen maakte reeds een SWOT analyse over kamperen op de jeugdverblijven. Op basis hiervan werden beleidsdoelstellingen voor de toekomst geformuleerd. De vijf belangrijkste : promo, verder uitbouwen van de infrstrutuur, speciale pijszetting, focussen op het buitenland, techniekenpakketten voor externen.
  • Doelgroepverbreding van de weekbezetting: Het residentenoverleg stelde de resultaten van hun brainstorm voor. De voorgestelde acties richten zich vooral op het behouden van de reeds bestaande doelgroepen. Het residentenoverleg krijgt de opdracht ook andere doelgroepen zoals bedrijven, hogescholen, .. te onderzoeken.

• Financiëel meerjarenplan
  • investeringen ( opstart): tegen februari bekijken alle kernbesturen de grote investeringen die ze willen uivoeren tot 2012.
  • project Lanaken ( informeren): Voor de nieuwe leden van de commissie werd dit project toegelicht (PPT op de org)

• Merkenveld: verbouwing ( informeren): stand van zaken vanuit het kernbestuur ( PPT of de org)

• Varia
  • Hopper synergie: gemeenschappelijke vergadering winkel - jeugdverblijf in december
  • Beleidsnota Scouts en gidsen vlaanderen, onze puntjes
  • Nieuwe website komt er aan!!!

• Evaluatie Herfstontmoeting (evalueren)
• Begroting 2009:(beslissen) De werkings- en de investeringbegroting 2009 werden vastgelegd en doorgestuurd naar de financiële commissie en de verbondsraad. De investeringen zijn, door de beperkte financiële ruimte, opgedeeld in A en B investeringen. De A investeringen voeren we zeker uit, voor de B investeringen kijken wat er nog mogelijk is eens het resultaat van 2008 bekend is.
• Prijzen 2010: (beslissen) We indexeren de prijzen met 4,25% ten opzichte van 2009. De korting in vol pension wordt afgeschaft voor vorming in scouting en vebrondsploegen. Het gratis kamperen voor leiding blijft behouden.
• Planning werkjaar 2008-2009 (beslissen): de planning wordt goedgekeurd en doorgestuurd naar de verbondsraad