Hieronder vind je in het kort verslag van hetgeen besproken werd op de stuurgroep HO.

• *Nieuwjaarsreceptie
• *Rondje huisregels
• *Stavaza wetgeving
• *Hoe betrokkenheid vergroten van de deelnemers bij de interne regels
• *Stavaza #HO19

• *Bladerige kennismaking
• *Brain(herfst)storm
• *Wetgeving en events in een notendop
• *Hoe het wetgevingsbos weer door de bomen zien
• *Hoe kunnen gouwen, districten, deelnemers en medewerkers ons helpen het licht laten schijnen in het wetgevingsbos

• *Papiertje verwachtingen #HO19
• *Fotovoorstelling: wie is wie
• *Kennismakingsganzenbord
• *Wat is dat??? De stuurgroep?
• *Eva HO
• *Varia
• *Afsluiten met je snoopy

Hieronder vind je in het kort verslag van hetgeen besproken werd op de stuurgroep HO. Meer info kan je verkrijgen via coördinatie HO of via iemand van de stuurgroep zelf! We komen maandelijks bijeen met de stuurgroep, zie kalender

Nulmeting Ecologie

• We stellen een ideeën lijst op van alles wat we kunnen meten in kader van duurzaamheid/ecologie op HO

Bewegwijzering de Hoge Rielen

• De Hoge Rielen veranderen hun signalisatie. Deze is zichtbaar vanaf 20 juni
• We denken na over signalisatie die mensen kan helpen om vlot de weg te vinden op HO
• * Ingeklede wegen
• * Stewards/straatanimatie op kruispunten
• * Fluokrijt pijlen op de grond
• * Uitgewerkte wandelingen (fietsknooppunten/gekleurde paaltjes)
• * Door stewards begeleide tour bij aankomst

Dagje HO

• We bekijken welke inhouden relevant zijn voor gouwen/ploegen om mee te nemen naar Dagje HO.
• We bekijken welke rol de leden van de stuurgroep kunnen opnemen tijdens dagje HO

Sociaal media plan

• We gluren bij de buren (Krinkel) in welke mate zij actief gebruik maken van sociale media kanalen ter promotie van hun evenement. Wat kunnen wie hieruit leren?

• Gastspreker Peter Decuypere http://www.peterdecuypere.com/keynotes/ kwam ons inspireren. Enkele dingen om te onthouden: Wat is het DNA van HO? Welke waarden kunnen we toevoegen aan HO. WE-experience, hoe geven we ons leiding excuses om spontaan dingen samen te doen, …

• werkgroep “afval”: verslagje volgt (oa (g)een flyers, zelf zo weinig mogelijk afval uitdelen + de afstand tss afval en afvalbak verkleinen …
• verbondsraad, input gouwen ivm “jaarthema & de gouwen”

• grosso modo werd indeling vorig jaar positief geëvalueerd
• plaatsing WC's bekijken: verspreiden of tegenover podium, naast PA zetten
• richting podium behouden
• alle definitieve plannen voor markt, techniekenbouwwerken, standen op zondag en op vrijdagavond, … ten laatste op 1 juni doorgeven aan de SiS (evenals alle materiaalaanvragen)
• 2e kassa schrappen, enkel kassablok aan infopunt behouden

• We bekijken het lange termijnbeleid om van HO een duurzamer/ecologischer event te maken.
• Gedurende de beleidsnota pakken we verschillende domeinen aan.
• We doen dit jaar nulmetingen.
• We vestigen aandacht op duurzaamheid bij zowel gouwen, ploegen, medewerkers als deelnemers en willen van HO een good practice maken voor andere events.
• Domein voor 2017: afvalbeleid. Dit wordt uitgewerkt in werkvergadering. Domeinen voor later: ruimtegebruik, materiaal, catering, mobiliteit, energie en water

We herbekijken de Veldwerk, informatie voor medewerkers.

• Layout opfrissen en duidelijker maken
• dubbele en foute info eruit halen
• doelgroep duidelijk bepalen: info voor gouwen >< info voor medewerkers

We zoeken nog steeds scouteske acts voor vrijdagavond. Alle ideeën/kennissen / … welkom bij Elise

Terugkoppeling uit:

• VCOM
• PCOM
• Gemeente Kasterlee: geen klachten dit jaar
• HO APP: Jeroen Crevits neemt over van Tim Van Laer

Uitdieping vrijdagavond (methodiek hoed van bono)

• Kiezen we voor een gemeenschappelijk onthaal of voor activiteiten op de gouwgronden?
• Plan HO wijzigen?
• Invulling vrijdagavond? Doelstellingen?
• Geluidsoverlast

conclusie: We gaan voor onthaal op gouwgrond, maar mét beter en duidelijker kader. Ook voor zaterdagavond activiteiten op gouwgrond willen we duidelijker kader.

uitdieping welke activiteiten op vrijdag: Collage-oefening met vier doelstellingen Voorstel:

• Starten vanuit gouwgrond
• Maar onthaal wel sterk kaderen in show van jaarthema / niet pre-show / leefregels
• Instapactiviteiten/goede onthaalactiviteiten
• Kennismaking met dc's

Compromis: gouwgronden iets minder groots

Beslissingen stuurgroep HO2016: vastpakken + evalueren, eventueel bijsturen of als basis gebruiken om verder te bouwen:

• HO-gids vs eetbonnen: HO-gids 2017 blijft zonder eetbonnen - za-mi kunnen gouwen kiezen tss centraal hun gouwpakket afhalen of zelf voor zorgen mits vergoeding
• HO-beker + algemene beker = dit systeem behouden
• Beeld HO = ok en wordt gebruikt. criteria zie document op https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/meewerken-aan-herfstontmoeting/formulieren
• Toelichten (jaar)planning voor de andere thema's die op de nota verzamelde evaluaties staan

Terugkoppeling uit:

• Verbondscommissie oktober
• DHR: nieuwe bewegwijzering

Uitdiepen thema vorming: Hoe versterken we vorming op HO, met als gast Martijn Van Cauwenberg

• Bewijs van deelname: we zijn het eens over de huidige regeling, nl inschrijven & toekomen op HO, ten laatste op vrijdagavond/nacht & geen bewijs van deelname als je naar huis wordt gestuurd
• Hoe verhogen we het opvragen van bewijs van deelname? Hoe verhogen we het indienen van bewijs van deelname bij de gemeentelijke jeugddienst?

Uitdiepen thema Leefregels HO: hoe maken we die “bekender”

• De huidige banners zijn ok, meer laten maken en ook uithangen bij gouwen (eventueel in gouwthema)
• Alle media gebruiken voor de betere bekendheid van de leefregels: APP, FB (kwisjes …)
• Algemeen communicatie-beleid maken over wat wel/niet ophangen, ook ifv ecologie

varia:

• Bij het bespreken van het effect van de drankprijzen (daling frisdrankprijs), iemand van de beheerscommissie uitnodigen
• Doodle vergaderdata tot juni

• kennismaking + rondje verwachtingen
• schetsen verloop jaarplanning HO
• toelichting inhoudelijk kader (plan)HO2017
• doorloop van evaluaties HO2016 + prioriteiten bepalen = Programma (vrij-av juister zetten, vormingsblokken zaterdag juister zetten) + Alcohol (evenwicht tss controle en sensibiliseren) + Leefregels (verder inzetten op communicatie) + Ecologie & afval + Jaarthema (thema vroeger verspreiden) + inkomprijs HO + beslissingen/realisaties stuurgroep HO2016 terug vastpakken + evalueren (eventueel bijsturen of als basis gebruiken om verder te bouwen)

Hieronder vind je in het kort verslag van hetgeen besproken werd op de stuurgroep HO. Meer info kan je verkrijgen via coördinatie HO of via iemand van de stuurgroep zelf! We komen maandelijks bijeen met de stuurgroep, zie kalender

• brainstorm: HO-communicatie via projectie LED-scherm (groot podium)
• grondverantwoordelijken: opgesteld profiel ok?
• HO & alcohol: vereenvoudigen van de HO-BAR
• HO & mobiliteit DHR: wat is haalbaar
• HO-markt: wie zetten we waar
• informatief: programma bar voorbereidende week
• stavaza HO-app

• voorstelling van uitgewerkte BAR. Enkele bemerkingen = aangepast.
• Kiezen oa voor prijsverschil tss niet- en wel-alcoholische dranken
• korte evaluatie + welke thema's doen we nog
• idee voor bedanking MW-ers
• de gouwfoor op vrijdagavond, nog enkele antwoorden

• invullen van de HO-BAR https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/files/publicaties/documenten/2015-bar-belangrijke-alcohol-richtlijnen_0.pdf
• wat hebben/doen we al & waar zijn vragen/noden over (vanuit de evaluatie HO2016)
• PPT van Karen over het wettelijk kader van controles, alcohol …
• gesprek de richting waar we naartoe “moeten”

• voorstelling nota
• wat mis je nog of heb je nodig

• terug koppeling uit pcom/vcom: gezamenlijk jaarthema en plan HO2016
• terug koppeling uit ploeg IT: verdere ontwikkeling HO-app = ok
• HO-gids: geen eetbonnen meer opnemen, werken met hand-stempels
• DHR & mobiliteit en het effect op HO … vergt nader onderzoek
• plan HO: verbeterpunten vcom verwerken
• vr-av: programma-invulling brainstorm
• verdeling gouwgronden en vormingsgronden https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/medewerkers/praktische-info/wat-wie-waar
• KKG: herschikking, wat kan en wat kan niet

• gezamenlijk jaarthema: Wat zien we al zitten voor HO2016? en wat zien we zitten mits …
• criteria voor welk beeld gebruiken we voor HO in onze communicatie
• verslag uit GC-onderonsje (ifv uurwijzigingen) + pedagogische commissie (ifv nieuw vormingsvoorstel)

• dagschema/verloop vrijdagavond: we stelden onze “ideale” vrijdagavond samen, schrapten enkele zaken + voegde meer gevarieerd en actief aanbod toe
• shows: input nav evaluatie
• dagschema/verloop zaterdag: een nieuw voorstel dagschema lag voor en werd kritisch bekeken
• we blijven kiezen voor een HO-beker, aangevuld met een beker met SGV-logo om het tekort aan bekers te bufferen
• Varia: inputmoment jaarthema over mogelijkheden op de VR

je kan je kandidaat stellen voor de stuurgroep via https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenement/stuurgroep-herfstontmoeting-2016

• kennismakings- en voorstellingsrondje
• welke dingen gaan we aanpakken (vanuit de gebundelde evaluatie) + prioriteit bepalen: vorming, communicatie, alcohol, HO & mede-eigenaarsschap, programma voorbereidende week, markt, praktische shizzle (mobiliteit, eetbonnen, app 2.0, bottlenecks, HO-bekers …), meer jaarthema op HO, show

Hieronder vind je in het kort verslag van hetgeen besproken werd op de stuurgroep HO. Meer info kan je verkrijgen via coördinatie HO of via iemand van de stuurgroep zelf! We komen maandelijks bijeen met de stuurgroep, zie kalender

• tessa vervangt elise tijdens zwangerschapsrust
• opvolgsysteem overlast HO verder uitgewerkt
• sponsor: positief verkennend eerste gesprek gehad, volgende week een 2de en concreter gesprek
• geluid: er volgt nog een gesprek met burgemeester Kasterlee
• seniors gouwen + afbraak werd toegelicht
• HO-app: testen op dagje HO
• bedanking
• volgende afspraak op vrijdag 28 augustus, 16u aan de centrale bar

• Geluid op HO: van gemeente Kasterlee geen toelating voor elektronisch versterkte muziek tijdens de voorbereidende week (ook niet voor gouwen!!) en enkele momenten tijdens het weekend; we dachten na over leuke alternatieven tijdens het MW-café:kampvuur, springkasteel, laddercompetities met wisselbeker, café- en gezelschapspelen, live muziek (niet versterkt)
• We zochten en vonden “namen” voor de vormingsgronden voor de middag zoals “actie & spel” …
• Alcohol op HO: meer en beter communiceren vooraf en tijdens HO, controle en sancties die voor elke gouw hetzelfde zijn
• Veiligheidsbriefing HO al doen op verbondsraad van mei
• SiS-materiaal: pakketten voorzien ipv losse willekeurige bestellingen
• UDLK-tenten: iedere gouw krijgt 2 seniors, alle andere tenten kosten 45 euro
• inkomprijs HO: vooraf inschrijven is goedkoper dan ter plaatse

• korte (zelf)evaluatie stuurgroep: agendapunten, manier van werken, sfeer …
• geluid(soverlast) op HO: wat doen we als gemeente zegt: max <85dB(A) in de voorbereidende week
• jaarthema (dienst, inzet & initiatief): hoe integreren we dat mee in het vormingsaanbod en op de markt
• stavaza vrij-av + za-av
• reclame voor HO: is er genoeg, iets 1-duidig aanbieden aan de gouwen
• promo-film maken als teaser bij openstellen inschrijvingen
• stavaza HO & sponsoring: ken je nog andere bedrijven hiervoor?
• UDLK & tenten: nota ok, navraag doen nu bij gouwen

• namenrondje + quiz “wat weet jij al van HO”?
• Herfstontmoeting doorloop van opbouw site, zou voor zich moeten spreken! suggesties voor verbetering zijn welkom via evenementen@scoutsengidsenvlaanderen.be
• coördinatie HO via een stuurgroep HO, hierin zitten een 10-tal vrijwilligers die maandelijks samenkomen
• plan HO2015: het inhoudelijk kader + plan veiligheid werden toegelicht
• gouw- en vormingsgronden: het idee achter de herverdeling werd uitgelegd
• afval: alle gouwen brengen hun AL HUN AFVAL naar de SiS-afvalcontainers voor ze naar huis vertrekken
• lijstje met gouwverantwoordelijken checken + aanvullen
• tenten HO: verhuis UDLK naar Nossegem heeft groot effect op HO, 1 tent kost ongeveer 40 euro, als je tenten via HO wil zal je die kost moeten betalen + mee in/uitladen in Nossegem
• Scout got talent: uitleg over concept
• receptie zondagavond werd geschrapt, MW-feestje op donderdagavond wordt meer gezien als bedanking en slotshow als einde van HO
• nog vragen, bemerkingen en/of suggesties evenementen@scoutsengidsenvlaanderen.be

• terugkoppeling uit verbondscommissie = plan HO werd goedgekeurd
• beslist over extra aanbod op vrijdagavond
• uitdiepen invulling zaterdagavond, de optredens
• uitdiepen markt: hoe doen we het met minder tenten en behouden we de “blokken” zoals ze nu zijn (bv alle takken bij mekaar …)
• opstart “scout got talent”
• agenda avondje HO vastleggen, nog info over “gezamelijk thema”
• tenten en Nossegem: nog enkele extra ideeën om transportkost + man/vrouw-kracht te beperken, nog te checken; 1 tent kost ongeveer 40 euro, als je tenten via HO wil zal je die kost moeten betalen + mee in/uitladen
• afval en opruim: gouwen moeten al hun afval naar de SiS-afvalcontainers brengen + enkele haalbare principe's voor gouwen gezocht, nog checken bij sis

• HO en uitdiepen financiën: feedback
• uitdiepen thema-vorming en vrijdagavond-programma
• herverdelen gouw- en vormingsgronden (zie https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/herfstontmoeting/)
• beslist over hoe medewerkers bedanken voor/op HO, nl op MW-feestje op do-av (receptie zo-av wordt geschrapt)

• terugkoppeling extra evaluatie verbondsraad
• uitdieping thema's: communicatie (website), een overkoepelend thema (zie huiswerk), HO financieel bekeken
• varia: standaard dagprijs voor ALLE vorminginitiatieven (via beheerscommissie) en effect op HO, plan HO opstart, een overkoepelend thema (dus voor alle gouwen, ploegen en HO)??

• we “liepen” door de gebundelde evaluaties en bepaalde prioriteiten, waar we aan werken voor HO2015
• aanpak vraag voor extra HO-evaluatie op verbondsraad
• uitdiepen van thema's alcohol op HO & vorming
• varia: data plannen, manier van werken …

zie plan HO2014

zie plan HO2013 https://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/lib/exe/fetch.php?media=verslagen:2013.03.01_plan_ho2013_-_definitieve_versie.pdf

Voor het werkjaar vanaf 2011-2012 is er geen tijd en ruimte voorzien in de stafplanning voor een HO-commissie. We gaan verder op het bestaande elan. Je hoeft geen grootste nieuwe dingen te verwachten, daarom ook geen stand van zaken hier.

Voor het werkjaar vanaf 2010-2011 is er geen tijd en ruimte voorzien in de stafplanning voor een HO-commissie. Daarom is er een HO-commissie Light opgericht onder leiding van een vrijwilliger. Een samenvatting van de bijeenkomsten van de HO-commissie Light kan je hier vinden.

Alle info kan je (stapsgewijs) vinden via:

• http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/initiatieven/herfstontmoeting
• http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/werkruimte/herfstontmoeting/start
• http://www.scoutsengidsenvlaanderen.org

Toch nog iets waar je vragen over hebt of iets dat je niet kan vinden of extra suggesties? ho.info@scoutsengidsenvlaanderen.be

2011.02.23_uitnodiging_dagje_ho.pdf

Voor alle verantwoordelijken van gouwen, commissariaten en ploegen, de programma-verantwoordelijken en anderen met een zinvolle bijdrage voor Herfstontmoeting. Meer info vind je op http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/werkruimte/herfstontmoeting/dagjeho

Avondje HO - 2011.04.04_uitnodiging_avondje_ho.pdf

Dag iedereen,

Dit is de uitnodiging voor het avondje Herfstontmoeting voor de gouwploegen. De bedoeling is dat elke gouw vertegenwoordigd is op deze planavond die bol zal staan van informatie en uitwisseling. Het zou fantastisch zijn moest de verantwoordelijke voor Herfstontmoeting 2011 van jouw gouw aanwezig kunnen zijn. Als deze functie nog niet is ingevuld, sturen jullie best iemand anders als afvaardiging van jullie gouw.

Je wordt verwacht op maandag 4 april 2011, om 20u in het Verbondscentrum - Lange Kievitstraat 74 – 2018 Antwerpen

Geef je vooraf een seintje over wie van jullie gouw erbij zal zijn aub – daniel@scoutsengidsenvlaanderen.be – eventuele extra info kan je ook via Daniel verkrijgen

• Je voorbereiding van HO2011 tot op dat moment (hebben jullie al een thema? een idee voor het avondeten of een sjorconstructie? …)
• Alle vragen waar jullie in jullie gouw mee zitten: misschien kunnen we je wel helpen met een aantal prangende vragen…
• Draaiboeken voor Herfstontmoeting die jullie in jullie gouw gebruiken (ook van voorgaande jaren)
• Je agenda

Alvast bedankt en tot dan! De HO-commissie

PS op de verbondsraad van februari werd 17 maart als HO-avond gecommuniceerd, we verplaatsten deze HO-avond naar 4 april - excuses voor deze mogelijke verwarring

het aangepaste plan HO2011 werd voorgesteld op de verbondsraad. Meer info via je gouwcommissaris of via ho.info@scoutsengidsenvlaanderen.be

Tijdens de laatste bijeenkomst van de HO Commissie Light werden een aantal praktische zaken besproken. Nieuw voor HO 2011 is dat een aantal programmaonderdelen gecoördineerd zullen worden door een vrijwilliger. Omdat de staftijd begin dit jaar al verdeeld is, was er geen gaatje meer om deze nieuwe elementen te laten opvolgen door de AVC's. De HO Commissie heeft ook de vraag gekregen om het zoeken naar deze coördinatoren mee te helpen organiseren.

Concreet zijn er coördinatoren nodig voor

• De shows op vrijdagavond en zondagmiddag
• Het avondprogramma op vrijdagavond als aanvulling op het kampvuur
• Het tak- en ploegenmoment op zaterdag
• De massapicknick

Wat betreft de praktische gang van zaken werd beslist dat

• De gouwen op vrijdagavond tijdens hun onthaalmoment een bar openhouden. Er zal ook bier geschonken worden.
• Het elfuurtje zal uitgedeeld worden op de ploegengrond om zo het afval beter te kunnen beheersen. Dakke mag kiezen wat het wordt.
• Het ploegenmoment zal 'ploegenmoment' blijven heten. Er zullen geen maximum aantal deelnemers opgelegd worden per ploeg maar de opvolging en invulling van het programma zal wel van nabij opgevolgd worden.
• De massapicknick zal centraal georganiseerd worden en gouwen voorzien voldoende medewerkers.

Dakke stelde ons de terreinverdeling voor 2011 waar wij niets op aan te merken hadden.

Tot slot zal er dit jaar een avondje georganiseerd worden voor alle coördinatoren van de verschillende gouwgronden. Wij geloven dat dit kan bijdragen tot een betere samenwerking tussen de gouwen maar dat het ook de opvolging door Dakke, als algemeen coördinator kan vergemakkelijken. Deze avond gaat door op maandag april in het verbondscentrum.

Om af te sluiten maakten we nog enkele afspraken voor de verbondsraad van februari alwaar wij het volledige voorstel uit de doeken zullen doen.

Op het planweekend van de Vcomm werd het concept voor HO 2011 voorgesteld en goedgekeurd. De HO Commissie werd bedankt en becomplimenteerd voor het geleverde werk en kreeg de opdracht nog enkele losse eindjes aan te pakken.

Met de input uit de PedaComm en van de verschillende gouwen werd er een hele vergadering lang gepuzzeld met het programma. Wanneer zou de show doorgaan? En het gouwmoment? Zijn er niet teveel onlogische verplaatsingen? Wat kunnen we anders aanpakken? Het uiteindelijke resultaat had niemand op voorhand kunnen voorspellen maar werd door alle aanwezigen zeer gesmaakt.

In grote lijnen wijzigt er het volgende:

Op vrijdagavond krijgen de gouwen meer tijd voor het onthaal. De show begint 2 uur later en wordt voorafgegaan door een warming-up instapshow. Na de show is er geen ploegenmoment meer.

Op zaterdagvoormiddag krijgen de ploegen een eigen vormingsmoment van anderhalf uur na het inhoudelijke gouwmoment. 's middags verzamelen alle deelnemers en medewerkers voor een massapicknick op de grote grond. Het tak-vormingsmoment op zaterdagmiddag wordt ingekort tot tweeëneenhalf uur.

Tot slot wordt ook het zingevingsmoment ingekort tot een halfuur, op vraag van ploeg zingeving zelf.

Dit is geen echte HO commissie maar wel een belangrijk moment in het traject dat is afgelegd! Op de PedaComm kregen de ploegen en niet-takcommissariaten de kans om hun wensen wat betreft het ploegenmoment op tafel te leggen. Een zestal mogelijkheden werden voorgesteld en besproken:

• geen ploegenmoment meer
• hetzelfde als de voorbije 2 jaren maar dan beter georganiseerd
• hetzelfde als de voorbije 2 jaren maar dan op een ander moment
• een gezamenlijk moment met alle ploegen op het podium
• de ploegen die het zaterdagavondprogramma 'hosten'
• een eigen vormingsmoment op de zaterdag of zondag.

Voor de eerste vier voorstellen was weinig animo. Het 'hosten' werd wel gesmaakt maar zou moeten gepaard gaan met nog een ander moment waarop de ploegen in de picture zouden kunnen komen te staan. Extra aandacht op de zondagsmarkt bijvoorbeeld. Het voorstel voor het eigen vormingsmoment kon echter op het meeste bijval rekenen.

De vergadering begon met een toelichting over het ontstaan van deze HoCo-Light en het mandaat dat zij gekregen heeft. Doel is niet om HO volledig om te gooien maar wel om verbeteringen te suggereren om HO nog beter te maken.

We hebben de programmaonderdelen opgelijst waaraan deze commissie zal gaan sleutelen: de vrijdagavond met aankomst, onthaal op de gouwgrond, show en het ploegenmoment en het massamoment op zaterdag.

Een drietal scenario's werden opgesteld om de vrijdagavond aan te pakken. Deze scenario's zouden dan afgetoetst worden op de Vcomm en PedaComm.

De Herfstontmoetingscommissie is een commissie die samengeroepen wordt voor het ondersteunen van HO 2010. Haar doel is het realiseren van plan HO 2010 op basis van de ervaring en evaluatie van Herfstontmoeting 2009.

• Haar functies zijn:

Denkcel: werkt programma-onderdelen inhoudelijk verder uit binnen het uitgetekende en goedgekeurde kader. De commissie heeft het mandaat om plan HO 2090 te verfijnen en verbeteren. Dit resulteert in plan HO 2010 dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de verbondscommissie.

Ondersteunen: biedt programmaverantwoordelijken en de organisatie HO ondersteuning bij het uitdenken van ideeën die passen binnen het concept (zie HO 2009). Ze zet hiervoor een geschikte procedure uit en geeft sturing aan het proces. Extra aandacht gaat naar de rode draad van kwalitatieve vorming en het jaarthema, veiligheidsplan. De commissie heeft het mandaat om mensen aan te sporen hun taken binnen de het programma op te nemen. Ze organiseert ook briefings en andere acties om het proces te sturen.

Communiceren en informeren: communiceert met de organisatie HO en met externen over het plan HO. De commissie zorgt ervoor dat de nodige informatie wordt verspreid.

Autonoom: is een commissie met bevoegdheid binnen de krijtlijnen van het plan, daarbinnen beslissingen neemt en informeert aan de verbondscommissie.

Monitoring: toetst realisaties en vragen van programmaverantwoordelijken en organisatie HO aan het uitgetekende kader. De commissie heeft het mandaat om ongepaste of afwijkende initiatieven bij te sturen of te weigeren op HO.

• Het mandaat van de commissie geldt voor een termijn van oktober tot 30 september 2010.
• Praktische en logistieke uitwerking blijft de taak van de coördinator HO en zijn Ploeg Service in Scouting (SiS-ploeg). Zij zijn deel van de HO commissie waarbij overleg en nauwe samenwerking mogelijk zijn.
• Deze is samengesteld uit: Nicolaas Roeckens (commissariaat Jonggivers), Wim Decoutere (ploeg Vorming), Zeger Taeymans (gouw Antwerpen), Wouter Van Mol (gouw Antwerpen), Pieter Van den Bossche (commissariaat Akabe), Lieven Vermost (ploeg Technieken), Wouter Clemens (gouw Heide), Jo Goossens (gouw Kempen), Giovanni Buyssens (gouw Land van Egmont), Steven Demesmaecker (gouw Land van Egmont), Patrick Vanderauwera (SiS-ploeg), Jan Van Reusel (communicatie), An Laenen (HO-secretariaat), Daniel Peeters (coördinator HO), Els Bosmans (AVC Structuren)
• Met vragen over de HO-commissie kan je terecht bij Els Bosmans eb@scoutsengidsenvlaanderen.be of bij daniel@scoutsengidsenvlaanderen.be

1.Evaluaties deelnemers: Kort doorlopen van de cijferresultaten van de inschrijvingen HO. Deze zullen we op de verbondsraad van oktober kort (15min) voorstellen.

Algemene tendensen:

• Iets minder inschrijvingen in 2010 vergeleken met 2009.
• Ongeveer 10procent van de personen die ingeschreven zijn, komen niet opdagen.
• Uren waarop de meeste mensen zich laten inscannen tonen dat er inderdaad een groot deel de openingshow mist.
• Er zijn natuurlijk ook groepen die langs achter binnen komen, tenten opzetten en pas daarna zich inschrijven.
• Deze info gaat nog niet mee met de tweede zending, zal informatief op de verbondsraad gebracht worden en later op de .org verschijnen.

De evaluatie bestond uit 6 verschillende enquêtes: 3 hiervan gingen naar mensen die wel een deelnamebewijs kregen, de andere 3 gingen naar mensen die er geen kregen.

• Ongeveer 50 van de 750 mensen zonder deelnamebewijs hebben de enquête ingevuld.
• Ongeveer 980 van de 2000 mensen met deelnamebewijs hebben de enquête ingevuld.
• Blijkbaar zijn er wel wat mensen die graag als medewerker meewillen. We weten wie dat zijn, dus gemakkelijk op te vissen naar volgend jaar toe.
• De meeste vragen zijn overwegend positief beantwoord.

2. HO-commissies in de toekomst Pieter Van Den Bossche heeft een aanzet tot nota gedaan voor de verbondscommissie van oktober. Het eerste deel gaat puur over het mandaat van de HO-commissie 2010, met in het tweede deel ,daarop verder bouwend, de tekst van de laatste HO-commissie. Er wordt nu gekozen om te besparen op tijd voor HO.

3. Afronden (evaluatie) We kijken over het algemeen tevreden terug op wat we gedaan hebben!

We zien nog “werk” liggen in:

• de communicatie - weet elke betrokkene wat er van hem wordt verwacht (deelnemers en medewerkers en programma en andere verantwoordelijken)
• de doelstellingen van HO en de criteria van elk programma moeten we blijven communiceren en in beeld brengen, dit onderscheid HO van elk ander leidingsweekend.
• Een HO-commissie zoals deze heeft het mandaat en krijgt dat ook, zij kunnen beslissen en doen niet alleen voorbereidend denkwerk. Zij werken en denken gouw-, ploeg-, commissariaats- en programmaoverschrijdend en hebbben overzicht over het grote geheel!
• het bundelen van succesverhalen binnen elk programma: bv bij de gouwen of of een takgrond; we kunnen ook veel van mekaar leren, dat gebeurt nu te weinig

• Evaluatie groepsraad: link mee in de groepswerk, staat open tot eind oktober, ifv verbondsraad al eens kijken of er iets uit te leren valt
• Evaluatie deelnemers: woensdag bekijken met maarten, keuze 'ik wil dit niet invullen' en enquete zichtbaar maken in de mail.
• Evaluaties en hoe ermee omgaan: mail naar .org info herfstontmoeting - Daniel verzamelt, expliciete boodschappen naar bepaalde ploeg onderaan verslag in een kaderke
• HO-commissie: 22/9, datum lanceren volgende week (ducky kan al ni). agenda: afronden met HO-commissie, evaluatie voorbereiden voor verbondscommissie, Pieter Vandenbossche zet al wat mogelijke scenario's op papier over HO-commissie-structureel, nota voor Vcom
• Op verbondsraad: puntje (15') over HO en cijfers - Els vraagt tijd bij Dries

• We hebben het communicatieplan voorgelegd en de vuurwerk (voor de verbondsraad) aangevuld. deze verschijnt eerste helft juni
• Online inschrijvingen bekeken voor medewerkers en voor deelnemers, en aangevuld
• medewerkers:
  1. feestje donderdag: volmondig ja, maar enkel als de beloofde timing wordt aangehouden, het jaarlied moet zeker gespeeld worden (beste moment om aan te leren wordt nog bekeken met showploeg), leefregel-speech mag zeker, maar niet te lang…
  2. receptie zondag: terug broodjes met drankje. we zoeken nog naar verdeelsysteem voor de drankbonnetjes
  3. voorbereidende week: ploegen - gouwen - commissariaten die 's avonds tijdens de week graag de rest van medewerkend vlaanderen wil 'hosten': zéker doen! kassa en jetons zijn er en kunnen dus gebruikt worden, de rest is in handen van het organiserend ploegje (drank voorzien e.d.).

• Bewijs van deelname (BVD): voor iedereen die tijdig (lees ten laatste de zondag vooraf) ingeschreven is, betaald heeft en tijdig (vanaf vrijdagavond) aanwezig was, krijgt achteraf BVD doorgemaild. we gaan ervan uit dat iedereen die zich inschrijft zich bewust is van het feit dat er actieve deelname wordt verwacht, in lijn met de leefregels. als dit niet zo is, verdienen ze dit BVD ook niet.

concreet: komt je naam voor in het veiligheidslogboek (en heb je dus ergens overlast veroorzaakt)? of vind je als DC dat een deelnemer er over gegaan is? (dit uiteraard in overleg met de deelnemer)⇒ dan krijg je als deelnemer géén bewijs van deelname.

• Bevraging deelnemers:
  1. we bevragen deelnemers in functie van de doelstellingen van HO, dit was vorig jaar ook zo, en we willen dit zeker behouden.
  2. we ontwikkelen een methodiek voor groepsleiding om op hun groepsraad te doen
  3. als we het BVD doormailen, ineens ook de vraag om de online evaluatie-enquête in te vullen (met de optie om ook 'neen' te zeggen)
  4. het resultaat ligt voor op de verbondsaad van oktober!

• Tot slot zoeken we ook nog een manier om beter om te gaan met evaluaties die overal gebeuren en die (als er geen HO-commissie is zoals voorzien vanaf 2010-2011) niemand te lezen krijgt behalve Daniel (bv verbondscommissie, commissariaten en ploegen, maar ook SIS, veiligheidsploeg, kinderopvang, de hoge rielen …)

Thibalt lichtte het veiligheidsplan toe.

• Het huidige stappenplan wordt aangevuld met de opvolging = 'wat nadat de veiligheidsverantwoordelijke van gouw/district bij een overlast-situatie aankomt'. We voegen ene puntje 8 & 9 toe, wat de opvolging gaat toelichten totdat het afgerond is en wordt afgesloten.

We voegen de drankcontrole toe aan het onthaal en instapmoment op de gouwgrond. Volgende 4 criteria zijn hiervoor belangrijk:

• - Verwelkoming van de deelnemers is het doel, drankcontrole is vnl een spijtige formaliteit
• - De drankcontrole gebeurt met respect voor de deelnemers en hun persoonlijk materiaal.
• - Type drank: het gaat (vooral) over controle op alcoholische dranken
• - Alle “drank” die bij aankomst op de gouwgrond wordt afgegeven, kan zondag na de afbraak teruggekregen worden. Alle drank die daarna gevonden of afgenomen wordt, is “verloren”. De gouw kan daar mee doen wat ze wil.

⇒ deze 4 criteria allemaal overgoten met een saus van gezond verstand!

• Briefings: 2 mogelijke momenten (donderdag/vrijdag) en opgedeeld in kleinere groepen. Inhoudelijk benadrukken we: “hoe we op constructieve wijze goed kunnen reageren op situaties”. Maw constructief vertrouwen geven aan alle medewerkers. Het stuk over brandveiligheid vonden we voor herhaling vatbaar.
• Er komt ook nog 1 specifieke briefing voor iedereen die “aanspreekpunt veiligheid” is op gouw/district.
• De coördinator Veiligheid maakt persoonlijk kennis met de veiligheidsverantwoordelijken van elke gouw/district. Hij zal hiervoor tijdens de voorbereidende week bij elke gouw/district langkomen.
• Tijdens de voorbereidende week komt ook de veiligheidscoördinator van Scouts en Gidsen Vlaanderen langs bij alle gouwen, commissariaten en ploegen om advies te geven ivm Algemene veiligheid zoals bv bij sjorconstructies enzo.

• Timing: Aan de gouwen om de timing in het oog te houden en tijdig af te ronden! Hoe helpen we de gouwen hierin: we berekenen de afstanden in tijd en zetten dit mee in de HO-gids; Op de gouwen moet goed gecommuniceerd worden wat waar zal doorgaan; Ploeg zingeving zal een toer doen langs de gouwen om dit te communiceren.
• Het concept: aan het grote podium (centraal) een “groter en gemakkelijk instapbaar” moment; Op andere plekken in de buurt, één of meer toegespitste, ietwat rustigere aanbodjes.

we bepaalden welke programma-onderdelen expliciet moeten inzetten op het jaarthema (en dus dit als criterium hebben) en welke niet. Komt ook in een update-versie van plan HO2010.

• Werkwinkelaanbod komt op de Website, de grote lijnen per takgrond in O&W
• Vanuit het idee “éénduidiger en duidelijk communiceren” kiezen we ervoor om ook gouwcommunicatie op te nemen in nationale communicatie. In concreto: in O&W: voorzien we een link naar de gouwwebsite en enkele regels toelichting EN op de website: voorzien we vanop de HO-pagina's een link naar de gouwwebsite. Wij trekken nog aan jullie mouw voor een tekstje!

Takaanbod doorgelicht:

• We kiezen om ervoor om voor Akabe een aparte takgrond te voorzien, omwille van hun takoverschrijdende werking
• Er komt een vieruurtje tijdens de pauze op zaterdagnamiddag dat voldoet aan de criteria: afvalarm, maagvullend en gemakkelijk te verdelen; we kiezen voor cake
• We kiezen ervoor om te blijven inschrijven per tak, niet per werkwinkel. Werkwinkels worden ingedeeld in 4 clusters. Deelnemers kunnen aangeven binnen welke cluster zij het liefst vorming volgen. Er komt wel een (beter) voorstel om de keuze op de takgronden gemakkelijker te laten verlopen.
• Voor de werkwinkels werken we met iconen die duidelijk aangeven waaraan de deelnemer zich mag verwachten (een actieve of passieve werkwinkel, speels of serieus,…)
• Medewerkers zullen bij inschrijving moeten kiezen uit: “Ik geef een werkwinkel” of “Ik volg een werkwinkel” of “Ik ben op die moment aan het werk op de gouwgrond”
• De verdeling van de takgronden bekeken en goedgekeurd: Kapoenen (KP14), Kabouters/welpen (KKK & K10), Jonggivers (K7), Givers (vijvers), Jin (K12), Groepsleiding (KKG), Akabe (K2)
• Voor zij die werkwinkel willen geven, maar niet goed weten hoe of wat organiseert ploeg vorming op 26 juni 2010 de eerste “2-4-6”. Iedereen welkom. Meer info bij vpv@scoutsengidsenvlaanderen.be

Kwalitatieve vorming

• Alle programmaonderdelen en hun criteria getoetst aan de criteria van ‘wat is vorming in scouting’ (cfr visie denkgroep Vorming in Scouting).
• Programmaonderdelen die label ‘kwalitatieve vorming’ hebben, zullen ook de uren zijn die op ‘bewijs van deelname’ zullen komen.
• De andere programmaonderdelen krijgen label ‘impulsen geven’.
• Komt zo ook in plan HO 2010

• Vrijdagavond: uurschema verfijnd, onder andere beslist dat onthaal en instapactiviteiten op de gouwgronden zullen plaatsvinden
• Verdeling van de gouwgronden bekeken en goedgekeurd: K1 (Opsinjoor, Heide, Antwerpen, Webra), K3 (Noordzee, Oost-Brabant), K4 (Zuidwest-Vlaanderen, Land van Egmont), K5 (Waas), K6 (Limburg, Gent), K9 (Kempen)

• Iets minder uitgebreide kennismaking, voor de nieuwe leden
• Alle evaluatie-opmerkingen van alle vergaderingen voor de rest van het weekend doorgeploeterd en gekeken welke werkpunten daar op tafel liggen

• Uitgebreide kennismaking
• Verwachtingen naar HO-commissie dit jaar
• Alle evaluatie-opmerkingen van alle vergaderingen voor de vrijdagavond doorgeploeterd en gekeken welke werkpunten daar op tafel liggen
• Bekeken wat we doen met de cijfers die we van HO09 hebben (met dank aan scansysteem en Pieter)