Verslag uit de beheerscommissie

Ter inleiding: De beheerscommissie is de vergadering van Scouts en Gidsen Vlaanderen die het verbondsbestuur adviseert in verband met het beleid in de verschillende beheerssectoren, zoals het financiëel beleid van het nationaal secretariaat, Hopper Jeugdverblijf en Hopper winkel. Daarnaast houdt deze vergadering toezicht op de beheersmatige werking van gouwen en districten. Het verlenen van service, informatie en vorming voor groepen, districten en gouwen staat ook op de agenda.

De beheerscommissie bestaat uit leden met stemrecht, nl de verbondsbeheerder, de gouwbeheerders, de verantwoordelijke ploeg IT, de verantwoordelijke ploeg lokalen, de commissaris Hopper jeugdverblijf, de commissaris Hopper winkel, de commissaris financiën en uit leden zonder stemrecht, nl de verantwoordelijke beheer en administratie, 1 adjunct-verbondscommissaris. Daarnaast kan de voorzitter van de vergadering nog andere leden op regelmatige basis uitnodigen.

i/d Karree (St.-Niklaas)

• Gouwdotaties: stavaza
• Afsprakennota's gouwen
• Projecten van de bcom: IT-noden van groepen (inventariseren), een goed contract voor elke groep
• Beheersmatige thema's en tools in de papierwerk in september
• Webpagina's Bcom: verzekeringen
• Varia: verzekering OKI

• Sjabloon voor gouwdodatie, excell ipv webform
• Een (t)huis voor iedere gouw: definitieve versie
• Prioriteitenlijst & RACI
• Varia: oa Indexatie lidgeld …

In zaal Weiland op Heibrand, Malle https://www.chirohuizen.be/huis/heibrand/contact

• Het ULDK en het verzekeringsdilemma
• Begrotingsverantwoordelijken: update contactenlijst enzo
• Terugkoppeling (en beslissing) Speel op Veilig: niet-verzekerde activiteiten
• De prioriteitenlijst een flashback met stand van zaken
• Herfstontmoeting voor beheerders
• De weg naar een nieuwe prioriteitenlijst, projectkriebels en beleidsnota
• Werkmomentje GDPR
• Verbondskalender 2019-2020
• Hackaton met de pedagogen
• Earth hour
• Gouwdotaties
• Groepsfiches

In jeugdherberg de Blauwput te Leuven

• Een goed contract voor elke groep: Illias koppelt terug over het testproject. We beslissen om hierin een “versnelling hoger te gaan”.
• Afsprakennota's gouwen: we werpen er nog een (laatste) blik op.
• GDPR: Hoe kunnen we meer inzetten op vorming GDPR & Wat moet zeker deel uitmaken van de tool om mekaar te ondersteunen.
• Update lokalenpolis: de verlaging van de vrijstelling onroerende goederen tot 500 euro wordt goedgekeurd.
• Varia: Mediaraven, planweekend bcom, nota over AED-toestel en bruiswatermachine op Hopper JVB, start Helga (VBA)

• Stand van zaken opvolging IT-audit
• Indexatie Lidgelden: principe van indexeren wordt goedgekeurd
• Investeren met impact: stand van zaken
• Q&A: Wat doet het bestuur allemaal? Wie zetelen daar?

• VZW: Er is een akkoord om aan de slag te gaan met de ondersteunende vzw’s op een andere manier te benaderen/begeleiden.
• Vereenvoudiging reisbijstand met auto werd goedgekeurd.
• De nieuwe nota belangstinsvrije giften werd goedgekeurd.
• De vervroegde kampregistratie krijgt een GO
• Afsprakennota's gouwen: Het Nationaal secretariaat neemt voor alle gouwen 100% de kost van huur, nutsvoorzieningen en verzekeringen op zich.

• De beleidsspiegel: waar zijn de beheerders mee bezig en hoe past dat binnen onze beleidsnota?
• Werkwinkel verzekeringen: try-out van de nieuwe werkwinkel, train de trainer

• Terugkoppeling van de eerste stappen in Peer: project rond “iedere groep een goed contract”.
• De Groepsadministratie GDPR-proof: enkele voorstellen werden voorgesteld en goedgekeurd
• Fuifpunt: welke vragen krijgen we en is er nood aan iets overkoepelend aan Scouts en Gidsen Vlaanderen
• Begroting 2019: lijn beheerscommissie werd goedgekeurd
• AGB's en GB's op de bcom: we blijven het huidige principe hanteren

• Kennismakingsronde met vinger-methodiek
• Team kamp en een nieuw project “de bosaanvraag”
• Evaluatie HO
• GDPR for dummies
• Prioriteiten BCOM & Spelregels voor beheerders

• GDPR: test-groepen eind juni en uitrol naar groepen in juli
• Gouwdotaties: alle gouwen kregen het max aan te verdelen punten, is goedgekeurd
• Planweekend 2018-2019: meer samen/samen met de ploegen (agenda's afstemmen)
• Nagedacht over het “profiel van de beheerder” en “profiel ploegleider ploeg lokalen”
• De nieuwe todo-lijst: geef zeker feedback
• Evaluatie en vooruitblik naar 2018-2019
• Varia: HO en vorming geven, verzekeringen en scouting op maat (werkwijze werd goedgekeurd), aantal (a)GB's per gouw … *

• Fondsenwerving: Trooper en crowdfunding via WOSM
• Busnota HO: beslissing ivm bijdragen
• Robins update over: Fondsen op maat, vrijstelling lokalenpolis, belastingsvrije giften, SOM & Ethias, GA & GDPR, opstart gouwdotatie, Open Kampen en hun budget

• Plannen projectmatig opstellen: we geven de verschillende projecten een prioriteit van 1-4
• Busnota HO: verschillende opties, volgende keer een nota om definitief te beslissen
• Varia: volgende keer in Leuven! werkmoment website, lange termijn begroting, GBin het bestuur, vrijstelling inbraakschade commissie JVB …

• Gouwen die investeren in jeugdverblijven: hoe kijken we naar die investeringen?
• Gouwdotaties: waarvoor dienen die eigenlijk? Hoe/wanneer geef je geld uit aan leiding.
• Afsprakennota’s van de gouwen onder de loep: feedback
• Vergelijking v/d verzekeringspolissen (Chiro & SGV) + inbraakpreventie: werd nader toegelicht
• Indexaties: indexnota werd goedgekeurd
• GDPR: de volgende stappen
• Team Kamp stelde hun project “checklist kampkeuring” voor
• Scouting op Maat: we hadden het over Fonds op maat, verminderd lidgeld én open kampen
• Herfstontmoeting en de veranderingen voor beheerders
• Werkmoment aan de webpagina's van de beheerscommissie
• Contract voor elke groep, wat zijn de volgende acties?

• Afsprakennota's gouwen: stand van zaken
• Inleiding op de GDPR
• Intervisie: wat wil je dit jaar nog doen en wat zijn je meest ambitieuze plannen nog voor dit werkjaar
• Bussennota HO: we zijn akkoord om tegemoet te komen aan de leiding die een lange reistijd naar HO hebben
• Degelijk contract voor elke groep: stand van zaken
• Varia: werkwinkel verzekeringen, werkgroep financiën, groepen bereiken vanuit nationaal

• Evaluatie vergaderen op afstand
• Afsprakennota's gouwhuizen, stavaza
• Een degelijk contract voor elke groep: het verder proces
• Intervisie: AGB's, hoe doen we dat?
• Varia: warmte in scoutshuis, internationale congressen met trein ipv vliegtuig, GDPR, vorminggevers gezocht, lokalenvisum 3.0, Hopper Aalst opening

• Verwelkoming op de eerste digitale beheerscommissie ooit
• Degelijk contract voor elke groep: reacties komen zachtjes aan binnen.
• Afrekening Open Kamp: we betalen volledig uit zoals afgesproken
• Eurobussing: werkgroep Kamp gaat nog extra info uitzoeken
• Afsprakennota's gouwhuizen: rondje over wie er al mee aan de slag ging
• Lokalenvisum 3.0
• GRL-congres: wetgeving ter voorbereiding van de fluoresceeravond
• Varia

• FOS en gebruik van onze GA: nog heel wat werk om alles uit te zoeken en te bevragen, wordt voorlopig niet opgenomen
• Beheerders kregen de begrotingen 2018 voorgesteld van de 3 entiteiten op de financiële commissie
• Anton doet een roadshow voor de beleidsnota 2018-2021 → vraagt feedback uit alle beleidsvergaderingen
• Terugkoppeling uit het verbondsbestuur, commissie winkel en commissie jeugdverblijven
• Projecten in de pipeline: stand van zaken
• Intervisiemomentjes op de beheerscommissie: besproken over welke zaken we zo'n moment willen inplannen
• Varia's

• Gebruik groepsadministratie door FOS open scouting: komt in 2018 terug op de agenda
• Team Kamp stelde zich voor en wordt vanaf nu een werkgroep van de beheerscommissie
• Werkgroep IT stelde zijn kadernota voor
• De begroting voor de beheerscommissie 2018 werd voorgesteld/toegelicht
• Investeren met impact: overzicht voor de thema's van de beheerscommissie

• Project 'een degelijk contract voor elke groep' gaat binnenkort van start
• Project van ploeg lokalen: effect van het lokalenvisum
• Evaluatie herfstontmoeting. We beslisten dat de gouwkassa's op nul gezet zullen worden (gouwen krijgen overschot terug en passen tekort bij)
• Begrotingswijziging: heel miniem dit jaar, wordt voorgelegd aan de verbondsraad
• Communicatiekanalen voor beheerscommissie: facebook voor grote thema's, whatsapp voor snelle communicatie
• Spelregels en statuten ivm de beheerscommissie overlopen
• Feax: Fase waarin de gouwen kunnen meestappen in het beleggingsverhaal
• Aankomende projecten: Natraject groepsleidingscongres, Afsprakennota's, Nieuwe beleidsnota '18 - '21, Investeren met impact (beheerscommissie is adviserend), Veiligheid en scoutslokalen, Vrijwilligers en jeugdverblijven

• Project 'een goed contract voor elke groep': nog steeds op zoek naar een 10 groepen voor een testcase
• HO-bussen: er was commotie ontstaan over de beslissing van vorige beheerscommissie. Toch bij de beslissing gebleven
• Vorming op HO: oproep aan beheerders om zich hiervoor te engageren
• Vergelijkende studie tussen de verzekeringen van Chiro en Scouts werd uitgested
• Gouwdotaties werden goedgekeurd

• Project 'een goed contract voor elke groep': nog steeds op zoek naar een 10 groepen voor een testcase
• De nieuwe groepsadministratie werd voorgesteld (pas over een jaar vervangt ze de huidige definitief)
• Nota 'een thuis voor iedere gouw' brainstorm toevoeging 'wat is een gouw in nood', en 'wat is de gepaste hulp'
• Afsprakennota gouw Waas: aanvraag om extra lokaal bij te huren werd goedgekeurd
• Lokalenpolis: vraag of de franchise van de inbraakverzekering naar beneden kon werd bediscussieerd en wordt vervolgt
• Hopper jeugdverblijven: hun commissaris geeft een overzicht van waar de commissie mee bezig is
• HO bussen: op vraag van gouw Zuid-West Vlaanderen neemt Scouts en Gidsen Vlaanderen het deelname geld van 6 euro per rit van de deelnemers over

• Vertegenwoordiging in het bestuur: Lynn stopt als beheerder, Ashkan neemt haar rol over.
• Terugkoppeling uit bestuur
• Project online vergaderen: wordt verder gezet
• Project 'een goed contract voor elke groep': op zoek naar een 10 groepen voor een testcase
• Positieve evaluatie van het groepsleidingscongres
• Hopper winkel: hun commissaris geeft een overzicht van waar de commissie mee bezig is
• Vervoersonkosten: brainstormen over hoe we hier een ecologische factor in kunnen verwerken
• Nieuwe features in de groepsadministratie: prioriteit bepalen
• Indexatie zeescoutingcongres, gebeurt niet.

• Terugkoppeling uit verbondsbestuur
• Taak van de beheerders op het groepsleidingscongres: op de markt staan (zoals op HO) en vorming geven. Eventueel ook een open space moment modereren
• Project online vergaderen: wordt verder gezet
• Beleidsnota '18-'21: beleidsprioriteiten uitwerken voor de beheerscommissie
• Gouwbehuizing: afspraken nota van gouw Waas werd goedgekeurd
• Indexatie lidgeld en deelnamegelden: wordt niet geïndexeerd, deelnamegelden wel.
• Visie op financieel beleid werd voorgesteld
• HO: beheerders hebben 2 vormingsmomenten in te richten.

• Project online vergaderen getest bij de eerste drie agendapunten
• Project Quanta Costa wil Scouting op Maat meer in de kijker zetten, werd goedgekeurd
• Project Gouwrekeningen @NS werd, in afwachting van meer informatie, nog niet goedgekeurd
• Evaluatie van project groepsfinanciën via een belronde
• Terugkoppeling uit het verbondsbestuur

• Verslag van de IT-audit
• Presentatie van FEAX - onze vermogensbeheerder

• Terugkoppeling uit de werkgroep GRL-congres
• Terugkoppeling uit het verbondsbestuur
• Komende projecten rond
  1. Investeren met impact
  2. Quanta Costa
  3. Project Lokalenvisum @ jeugddiensten
  4. Project Groepsfinanciën
• Project Lokalen en de kerk gaat nu verder als onderdeel van het project rond goed contract voor iedere groep
• Afrekening Open Kamp
• Ploeg lokalen; het lokalenvisum en de GIS-laag
• Nota gouwdotaties werd goedgekeurd, evenals de afsprakennota Limburg

Op deze beheerscommissie bespraken we volgende zaken:

• Voorafgaand aan de beheerscommissie bekeken de beheerders tesamen met alle geïnteresseerde aanwezigen de begrotingen van 2017 op de financiële commissie
• Terugkoppeling uit de werkgroep GRL-congres
• Terugkoppeling uit het verbondsbestuur
• Bekeken hoe we de begrotingen 2017 best presenteren op de verbondsraad
• Open kamp opvolging

Deze beheerscommissie kwamen volgende onderwerpen aanbod:

• Terugkoppeling uit het verbondsbestuur
• Deelbegroting beheerscommissie
• De verdeelsleutel van de gouwdotatie werd herbekeken
• Voor de doelstellingen uit de komende beleidsnota '18-'21 waarvoor de beheerscommissie verantwoordelijk is werden nagedacht over indicatoren
• Investeren met impact: de beheerders bespraken op welke ideeën zij willen ingaan

Deze eerste beheerscommissie van dit werkjaar bespraken we het volgende:

• Terugkoppeling uit de werkgroep van het groepsleidingscongres en uit het verbondsbestuur
• We bekeken de jaarplanning
• We bespraken de resultaten van het onderzoek 'Quanta Costa' en welke acties we hierrond gaan doen
• We bespraken de opvolging van de schijngroepen
• De begrotingswijziging werd toegelicht
• De resultaten van de evaluatie van de .org werden meegedeeld

De laatste beheerscommissie van dit werkjaar bespraken we met de beheerscommissie volgende zaken:

• Terugkoppeling van het dagje verbondsbestuur en terugkoppeling vanuit de werkgroep beleidsnota
• Hans Van Kerckhove belichtte de resultaten uit de bevraging Quanta Costa
• Gouwdotaties resultaat van ingegeven activiteiten van 2015-2016 werd besproken en goedgekeurd
• Schijngroepen: we overliepen de groepen die reageerden en bekeken of ze al dan niet zullen fusioneren op basis van de criteria, ook voor de groepen die nog niet reageerden bespraken we welk traject we zullen volgen
• Varia: vormingen HO wie brengt welke werkwinkel
• Ode aan de stoppende beheerders, dikke merci en kadootjestijd.

Beheerders, ploegverantwoordelijken en commissarissen verzamelden alweer voor een interessante beheerscommissie waar volgende zaken besproken werden:

• Opvolging van de projecten: groepsfinanciën, schijngroepen en Quanta Costa
• Evaluatie van systeem gouwdotaties
• Een terugkoppeling van Hopper jeugdverblijven
• Vorming rond 'omgaan met geld' → de vorming rond groeps- en takkas bekeken
• Evaluatie van het werkjaar
• En enkele varia's als afsluiter
• Afscheid van onze ondersteunende staffer die dit al die jaren met glans deed: Janina Maes. Dankjewel!

Op deze vergadering kwamen volgende zaken aan bod:

• Onze projecten: groepsfinanciën → brief gaat naar de groepen, Quanta Costa update, voorstel werkgroep beheer
• Schijngroepen → daar willen we vanaf → groepen met een dubbele groepsnummer krijgen een brief met daarin nodige info, zij krijgen tijd om te reageren, maar doelstelling is om volgend jaar geen schijngroepen meer te hebben
• Opvolging facturen en aanmaningen: zicht op hoeveelheden, zijn het altijd dezelfde groepen, hoe pakken we dit aan
• Functiebeschrijving gouwsecretaresse → bekijken of dit in de spelregels moet aangepast worden/of functiebeschrijving nodig is of andere beschrijving
• Indexering lidgeld gedaan op weekend, voor verminderd lidgeld nog geen afspraken gemaakt: dit blijft 10 euro voor het werkjaar 2016-2017
• Tom Croymans, commissaris Hopper winkel, presenteert ons adhv enkele grafieken de winkel: resultaten, spreiding, toekomstplannen e.d.
• Inschrijvingen verbondsraad: we zoeken naar een manier om iedereen ingeschreven te hebben → ifv administratie maar zeker ook voor de gouw die maaltijd moet voorzien… nu over naar de verbondscommissie om zich hierover te buigen.
• En enkele varia als afsluiter

Op het planweekend werkten we aan volgende zaken met de beheerscommissie:

• Beslisten het project rond het lokalenvisum af te ronden met een belronde
• Werkten het project 'Quanta Costa' uit: een bevraging over hoeveel scouts- en gidsenjaar kost voor onze leden maar ook hoeveel geld zo'n jaar kost aan een groep
• Voor de beleidsnota van 2018-2021 bekeken we welke strategische doelstellingen we met de beheerscommissie gaan operationaliseren
• Bekeken we HO en de financiën: kost van de maaltijden, kost van HO voor gouwen, wie doet wat met zijn financiële middelen
• Beslisten we de indexaties van drankprijzen, deelnamekosten, lidgeld
• Beslisten we ook over een uitbreiding in onze verzekeringspolis
• .org voor groepen → noden bekijken, timing bespreken, …
• Voor Open Kamp duidelijke afspraken rond prijs per persoon, wat is een dag, hoeveel dagen voor-en nakamp meegenomen mogen worden
• Hard gewerkt aan onze bestaande werkwinkels
• Bekijken welke vormingen we willen aanbieden op HO

En deden we een heel tof GPS spel in stad Gent!

De beheerders en ploegverantwoordelijken gingen aan de slag met volgende onderwerpen:

• Doe agenda opvolging, terugkoppeling uit verbondsbestuur, projecten in de pipeline
• Een vorming over de evenementenmodule
• Dubbele groepsnummers eruit krijgen → hoe aanpakken, afdwingen of niet, via welke weg
• Gouwen wisselden uit over districtsgeld/financiële bijdragen van gouwmedewerkers
• Scherpstellen van de HO financiële kant voor gouwen
• Heel wat varia's

Een beheerscommissie met vooral informatica getinte onderwerpen deze keer, we bespraken volgende onderwerpen:

• Waar is ploeg IT mee bezig en hoe loopt het in de ploeg
• De wensen en realisaties op IT vlak op de planning in 2016 bepalen; voor de groepsadministratie bepaalt dat volgende zaken in volgorde onze prioriteiten zijn: meerdere lokalen op de groepsfiches, mobiele lay-out afwerken, overzicht van facturen voor groepen, eenmalig aanmelden en oude ledenlijsten digitaal aanbieden. Voor de evenementenmodule hopen we volgende zaken te realiseren: gebruiksvriendelijker maken beheer en inschrijvingen, aanwezigheden en deelnamebewijzen van lokale initiatieven en 'anderen inschrijven' verbeteren.
• We brainstormden over hoe een uitbreiding van .org er idealiter zou uitzien… wordt vervolgd.
• We bekeken de lees-, mail- en andere rechten op .org en de groepsadministratie zodat de nodige aanpassingen kunnen gebeuren en beslisten ook om de rechten uit te breiden voor leiding.
• En nog heel wat varia's in de kantlijn van de beheerscommissie en de doe-agenda die de nodige opvolging moet krijgen

De beheerscommissie was te gast in de Karree bij gouw Waas en besprak volgende zaken op de vergadering:

• het projectplan over 'groepsfinanciën' werd onder de loup genomen, we vinden het belangrijk dat de communicatie naar onze groepen heel duidelijk is om ons project te laten slagen
• zelf eens rondgaan in de Karree gaf inzichten in de punten die te overlopen zijn in het lokalenvisum. Het is nu aan onze GB's om de groepen nogmaals aan te sporen om hier volop mee aan de slag te gaan!
• speelden 'Pyromania', een spel van het CIS over brand en preventie
• Beslisten dat de voorgestelde visie rond ruimtelijke ordening en gedeeld gebruik van lokalen ok is. We gaan deze info delen via Over & Weer en via onze website
• aan de hand van een 10-tal wist je datjes leerden de beheerders weer heel wat bij uit de lokalenpolis
• over contracten en overeenkomsten voor lokalen → hoe kan je groep dit achterhalen, waarop moet je letten…
• Varia's: Vcom bespreekt richtlijnen over liften, evenementenmodule gebruiken voor vorming met deelnamebewijzen, VVKSM zoveel mogelijk uit alle communicatie (groepslintjes bestellingen), De Naakte Waarheid, open kamp afrekeningen, onkosten indienen deadline, hoe een interdistrictsraad aanpakken, ideeën teambuildingactiviteiten voor gouw Heide

• Voorafgaand aan de beheerscommissie bekeken de beheerders tesamen met alle geïnteresseerde aanwezigen de begrotingen van 2016 op de financiële commissie
• Terugkoppeling vanuit het verbondsbestuur gekregen van Lynn D'eer die de beheerscommissie vertegenwoordigd daar
• Afrekening van de Open kampen 2015
• Varia's: zien wie in een bepaalde groep op .org zit, lijsten, communicatie rond lidgeldbetaling voor structuurmensen, gouwsecretaresses die zending VR niet ontvangen, communicatie rond mobiliteit naar Scoutshuisvragen, oproep voor afgevaardigde vanuit Bcom richting commissies jeugdverblijven en winkel

• Lynn D'eer koppelt terug uit het verbondsbestuur
• Project kampvervoer → nu bij Naomi, maar kan dit pas oppakken na inlooptijd als stadsondersteuner en Team Kamp opvolging
• Veel nieuwe beheerders en adjunct beheerders (welkom!): inleiding in de beheerscommissie en doorloop van de “welkom in de structuren-kaft”
• We bekeken de begroting van de beheerscommissie
• Janina licht toe waar we staan met de indicatoren gelinkt aan de beheerscommissie van de beleidsnota '14-'17
• Bye Bye Petercam - Welkom Feax toelichting
• Varia's: opening Scoutshuis - verwachtingen vergadering beheerscommissie/verbondsbestuur - wie schrijft artikels O&W en gaat vorming geven op cursussen/DC Going - stavaza Scoutnet

• Illias Marraha gaf een stand van zaken over 'lokalen en de kerk', waar staan we in de onderhandelingen met de kerk. Wij willen meer controle over rekening waarop cijns betaald worden en inzicht van onze groepen hierop. Verder moeten we ook nog afspreken hoe we de communicatie hierover gaan voeren met onze groepen.
• Rituelen die wij bespraken: vorig verslag, doe agenda, korte terugkoppeling uit het verbondsbestuur en projecten in de pipeline
• Blik geworden op de begrotingswijziging
• Scoutnet problemen uitgelegd door Pieter Ysebaert en onze volgende acties hierin bekeken.
• Project groepsfinanciën: een handvat aanreiken aan onze groepen voor een goed financieel beheer → projectfase 1 → check!
• Jaarplanning samen bekeken
• Evaluatie HO besproken
• In de varia gingen we akkoord met de functie AGC zingeving, trekken we ploegverantwoordelijke IT en lokalen gelijk cfr. pedagogische, info over nieuwe attestenregeling, enkele praktische afspraken en op zoek gaan naar nieuwe vertegenwoordigers richting de werkgroep BN2018-2021 en de commissies van jeugdverblijven en winkel
• Pieter Y. gaf toelichting bij de afrekening maaltijden gouwen HO

Met z'n allen aanwezig en zelfs al enkele nieuwe gezichten sloten we dit werkjaar af met volgende agendapunten:

• De opvolging van de doe-agenda, terugkoppeling uit het verbondsbestuur, project jeugdlokalen informeren ivm lokalenvisum en online vergaderen verder bekeken.
• Terugkoppeling van de resultaten van het onderzoek “Vragen om te behagen”
• Gouwdotaties bekeken → naar volgend jaar toe de nota aanpassen zodat er geen interpretatie meer mogelijk is
• Onze commissaris Hopper winkel, Tom Croymans, informeert de beheerscommissie wie zij zijn, wat zij doen, wat er leeft en waar de focus op zal liggen naar volgend jaar toe
• HO werkwinkels en markt: taken verdeeld
• Laatste vragen en antwoorden bij afsprakennota's
• Varia
• Dankjewel aan alle stoppende beheerders: jullie zijn goud waard!

Na een leuke ontvangst en lekker maaltijd in Moerkensheide ging de beheerscommissie met volgende punten aan de slag:

• De opvolging van de doe-agenda, terugkoppeling uit het verbondsbestuur en beslissing over het project “Lokalenvisum voor lokale besturen” dat een go kreeg
• We samen samen met de AGC's Open Kamp en bekeken hoe we ons netwerk kunnen versterken. We deden ook een oefening rond het bevragen van Service Clubs om de nodige financiële steun te bekomen. We verklaarden ons akkoord met het volgende principe voor de financiering van de open kampen: 9 euro per dag per lid/leid(st)er/fourier.
• Hans Van Kerckhove gaf toelichting bij de lopende onderhandelingen rond de jeugdlokalen en de kerk. Gaandeweg vinden we elkaar, vooral het hoge cijnsbedrag en vastlegging van de richtlijnen moet nog verder afgestemd worden.
• De gouwafsprakennota's van enkele gouwen werden aangevuld en vandaag stelden gouw Noordzee en gouw Limburg hun nota's voor.
• Naar volgend jaar toe bekeken we de opvolging van stoppende gouwbeheerders en de afvaardiging richting Hopper winkel & jeugdverblijven en in het verbondsbestuur
• In de varia blikten we ook even terug op het afgelopen netwerkevent en enkele andere zaken die opvolging verwachten.

Thema's besproken op de beheerscommissie van april:

• In 2015-2016 gaan we voor combo vergaderingen financiële commissie en aansluitend beheerscommissie; en ook een beheerscommissie & verbondsbestuur. Zie nieuwe verbondskalender
• De index is licht negatief; beslist om het lidgeld voor volgend werkjaar te behouden op 32 euro.
• Nota deelnamegelden vormingen, evenementen, HO, international events e.d. verdere uitwerking
• De commissaris, Hopper jeugdverblijven, geeft een stand van zaken over de resultaten, de acties om Hopper in de verf te zetten, de investeringen en projecten, samenlevingscontracten tussen gouwen en jeugdverblijven, werken aan rapportering en de blijvende synergie met de winkel.
• Verder bekijken competentieprofiel gouwbeheerder
• De afsprakennota's van 8 gouwen onder de loepe genomen
• Gekeken naar leesrechten op nieuwe .org; standpunt beheerscommissie doorgegeven aan de staf
• Aanmaningsprocedure behouden (brief + mail) - in het licht van efacturatie wellicht te herbekijken
• Varia

De beheerscommissie trok op planweekend en besprak het volgende:

• Think different op HO → brochures mee in publicatietent, gadget om spel te promoten, bord aan onze stand, en allerlei praktische zaken
• Wat werd opgelost uit de doe-agenda, wat moeten we weten vanuit het verbondsbestuur, welke nieuwe projecten zitten in de pijplijn.
• De afsprakennota's: een thuis voor elke gouw, liggen elke 3 jaar eens op tafel om te kijken: zijn ze nog up-to-date, wat moeten aangepast of aangevuld om zo richting nieuw ondertekende afsprakennota's te gaan met de huidige gouwbureau's.
• HO en prijsverhoging voorbereidende week afgeklopt
• Na onze bevraging rond administratieve lasten nu gekeken welke concrete acties we hieruit kunnen doen. We kozen de prioriteiten: groepsfinanciën, subsidies en lokalen. Waar willen we dit jaar nog rond werken: lokalen → de jeugddiensten informeren en mee op de kar krijgen voor goede lokalen voor al onze groepen!
• We bekeken hoe we commissie IT kunnen omvormen tot ploeg IT → in de eerste plaats gaan we op zoek naar een ploegverantwoordelijke zodat de ploeg volop uit de startblokken kan schieten eens iemand de kar trekt!
• We kregen een vorming rond de groepsadministratie en de evenementenmodule.
• we bekeken de visie rond ruimtegebruik en jeugdlokalen rond 'gedeeld gebruik'. We zijn er ons van bewust dat we in de toekomst in die richting moeten denken, maar een sterke omkadering is nodig, een duidelijke visie en zeker aandacht voor de specifieke situaties in de grote steden.
• Tijd genomen voor een gouwuitwisseling
• Het competentieprofiel van de gouwbeheerder onder de loep genomen.
• Stemrecht op de beheerscommissie vastgepakt.

Besluit: De VB en de 12 gouwbeheerder hebben stemrecht. De gouwbeheerder kan zijn/haar stemrecht doorgeven aan een adjunct, een (a)dc of een lid van het gouwbureau. Indien een functie niet kan ingevuld worden, kan er ook geen stemrecht doorgegeven worden. De commissarissen en ploegverantwoordelijken krijgen wel stemrecht. Zij mogen hun stemrecht ook doorgeven aan iemand vanuit hun commissie of hun ploeg. AVC en verantwoordelijke beheer & administratie géén stemrecht.

• Financiële commissies afgelopen jaar kenden een lage opkomst → bekeken hoe dit zou komen, wat we eraan kunnen doen, hoe we anders de financiële zaken kunnen delen met alle geledingen die hierin betrokken moeten worden.
• Varia's: deelnamegeld voor internationale events - Open Kamp Noordzee gebruik facebookpagina door open kamp Zuid West Vlaanderen - updates verschillende vergaderingen - wie waar vormingen geven -

Volgende onderwerpen bracht de beheerscommissie vandaag op tafel:

• Terugkoppeling uit het verbondsbestuur
• Trees toont ons de projectbeschrijving van 'Sharen' op kamp: wat denkt de Bcom hiervan
• Vanuit de dienst kennisbeheer kregen we de resultaten van onze bevraging over de administratie lasten en hieruit bepaalden we dat we rond de volgende 3 prioriteiten moeten werken: de subsidiering, groepsfinanciën, nut van het lokalenvisum
• Tijd om de afsprakennota's 'Een thuis voor elke gouw' nog eens terug vast te pakken en te herschrijven naar huidige situaties
• Stand van zaken van de invulling van onze groepen van het lokalenvisum.. sommige groepen hebben nog een extra push nodig vanuit hun district
• Open kamp → de juiste financieringsregels → 2 voorstellen bekeken en bediscussieerd… zodat we kunnen komen tot een uiteindelijk voorstel gepresenteerd door Janina en Hans met de input van de beheerscommissie en de AGC's Open Kamp.
• Stemrecht commissarissen en ploegverantwoordelijken: discussiepunt… wordt nog vervolgd
• Enkele varia's en aanvullen doe agenda

Deze beheerscommissie kwamen volgende zaken aan bod:

• Terugkoppeling uit het verbondsbestuur - nieuw project soort couchsurfing op kamp - opvolging doe agenda
• We evalueerden de principes rond open kamp financiering en beslisten dat we in de toekomst bij annulatie van een kamp bewijsstukken willen voor de onkosten die gemaakt werden vanuit de eerste schijf van 500 euro
• O.l.v. Björn Ceulemans werden we weer wat beter in het lezen/begrijpen van een jaarrekening
• We bepaalden de norm voor onze bevraging rond administratieve lasten
• Werkten in groepjes aan concrete werkmiddelen rond financiële bewustmaking in groepen: ideeën als daar zijn artikel in O&W, Facebookbericht, ludiek filmpje die uitwisseling tss groepsleiding moet aanwakkeren…to be continued
• En nog enkele kleine varia werden besproken bv. fondsenwerving reacties - toekomende cursussen en werkwinkels vanuit beheerscommissie

Terugkoppeling uit het bestuur door Indra

• Project bevragen om te behagen via ander onderzoeksbureau → toelichting + beslissing om pot van Bcom van 2014 te schenken 2.250 euro. We verwachten terugkoppeling hiervan!
• Project vergaderen op afstand → wordt vastgepakt door Stefan en Wouter Clemens
• Functie- en competentieprofiel/jaarlijn gouwbeheerder → op basis van een boommethodiek gekomen tot de wortels - stam en kerncompetenties van een beheerder → wordt vervolgd volgend jaar
• Cursusprijzen → nota stuurgroep vorming bekeken, goedgekeurd mits enkele opmerkingen die we doorgeven aan de stuurgroep
• Prioriteiten evenementenmodule en groepsadministratie voor IT planning 2015 bepaald
• Nieuwe functie in de GA goedgekeurd: webmaster
• Simulaties gouwdotaties bekeken → 1 simulatie gekozen (8.000 euro op de verdeelsleutem) → eenmalige toepassing dit jaar; daarna gewone toepassing verdeelsleutel
• Enkele varia's: onkosten tijdig indienen, netwerkbrief verdeling, onderzoek administratieve lasten reacties, opvolging lokalenvisa stavaza wat deed jij als GB hiervoor de afgelopen tijd,…

• Stefan k

o ndigt trots aan dat er 2 nieuwe gouwbeheerders zijn: welkom aan Kristof en Bart!

• Terugkoppeling uit het bestuur door Indra
• Wat met voorstel van kader tot het opstellen van een kader voor duidelijke gebruiksovereenkomsten ivm lokalen van de kerk waarin onze groepen zitten. Het heffen van cijns → aan welke voorwaarden, bepalen zakelijk recht, een vzw voor de groep. Hans Van Kerckhove en Werner Fierens volgen verder op en koppelen in het voorjaar nogmaals terug op de commissie, ondertussen bekijken wij over hoeveel groepen dit zou gaan en wat wij mogelijks op touw moeten zetten.
• Lokalenvisum → stand van zaken gebruik, halen we de vooropgestelde indicator, wat kunnen we doen vanuit beheerders/gouwen om groepen te ondersteunen hierin
• Afrekening open kampen 2014
• Deelbegroting beheerscommissie onder de loep genomen en goedgekeurd voor 2015
• De verschillende nieuwe verzekeringsfiches bekeken en aanvullingen/opmerkingen doorgegeven
• Informeel gouwbeheerdersonderonsje volgende week + nog enkele varia besproken

• Terugkoppeling uit

h et bestuur door Stefan

• Onderzoek administratieve lasten: voorstel bekeken en aanpassingen doorgegeven voor uitvoering zeer binnenkort
• Financiële bewustmaking bij groepen: hoe kunnen we groepen pro actief iets aanreiken rond dit thema? Bv. Lidgelden die niet betaald geraken, eindeloze poeflijsten leiding, misbruik, grote projecten en hun impact
• VZW brochure: hoe kunnen we deze eigentijdser en makkelijker hanteerbaar maken; een eerste aanzet
• Gouwuitwisseling: vooral rond praktische zaken bv. kasboeken/gouwbegrotingen opmaken
• Varia

• Terugkoppeling uit het bestuur ivm vorderingen Het Scoutshuis, jaarplanning opgemaakt, wijzigingen commissie IT en magazijn Hoboken besproken
• Jaarplanning besproken; gekeken welke vormingen de beheerders nog willen aangereikt krijgen e.d.
• Commissie IT verandert van mandaat: van strategische vergadering naar werkgroep
• Oude ledenlijsten scans pdf of xls beschikbaar maken: kostprijs hoog. Keuze pdf en sjabloonexcel voor groepen die het nog willen omzetten naar kant en klare gebruiksgegevens via sjabloonexcel die via het nationaal secretariaat wordt aangeboden
• Jaarlijn voor beheerders: richtlijn zodat je als beheerder weet in welke maand je best waar mee bezig bent
• Bevraging administratieve lasten voor groepen → thema's/vragen bepaalt
• Externe subsidieringsoverzicht → wordt verder vastgepakt in kleine groep
• Inplannen schrijven O&W artikels/vormingsmomenten/evenementen voor en door beheerders
• Varia

• Terugkoppeling uit het bestuur door Stefan
• Project nieuw lokalenvisum definitief afgesloten; GB's blijven DC's op weg helpen om dit visum volop te gebruiken met hun groepen
• Verhoging cursusprijzen - terugdraaien beslissing/verhoging on hold gezet → wordt terug opgepakt na de zomer
• gouwdotaties: zicht op definitieve verdeling en opmerkingen systeem besproken
• HO vormingsaanbod: wie geeft welke werkwinkel/materiaal/markt besproken
• Presentatie verzekerings-steekkaarten ipv brochure → akkoord met principe
• Nota Visie op vzw's afgewerkt/goedgekeurd en communicatieplan opgesteld
• Evaluatie werkjaar '13-'14 beheerscommissie
• Opvolging Hans Everaert als afgevaardigde richting het bestuur → wordt beslist in september
• Varia's

• Jeroen, verantwoordelijke Hopper winkel, toonde de omzetcijfers en de belangrijkste opmerkelijkheden van Hopper winkel, ook de toekomstplannen kwamen aan bod. De web-verkoop zit duidelijk in de lift en het Hopp@ concept slaat aan!
• Een eerste idee proberen te vormen hoe we de besparing bij de gouwdotaties kunnen aanpakken… wordt vervolgd
• BTW-perikelen cfr. die buitensporige geldactiviteiten doen: afspraken terug opgefrist - onder de aandacht brengen - aanpak meegegeven
• Pieter-Jan Maesen, de commissaris IT, licht het idee voor de vervanging van de huidige .org toe aan de beheerders - een eerste blik op de toekomst van documenten delen/opslag/mailen.
• Varia's zoals daar zijn: op zoek naar een nieuwe afgevaardigde voor in het verbondsbestuur - keuzes maken in de IT prioriteiten → we kiezen in het kader van de extra besparingsmogelijkheden om het idee van de pedagogische commissie voorrang te geven nl. 1 Over & Weer per gezin. Ook de uitwerking door de individuele steekkaart krijgt richting nieuw scoutsjaar voorrang op de groepsfiches.
• HO marktaanbod en werkwinkels nieuwe input/uitwerking afgesproken; ook instappen in inschrijvingssysteem voorbereidende week voor gouwen afgestemd
• Opzetten van een beheerdersonderonsje
• Reacties bij beheerders over verhoging cursusprijzen en opmerkingen over fouten in online kampvisumtoepassing

Op deze beheerscommissie werd er zowel uitgewisseld als besloten - een zicht op de inhoud van de vergadering:

• besloten dat we 3 systemen hanteren voor de inschrijvingen voor medewerkers HO voorbereidende week en de financiële afwikkeling
• aankopen in het winkeltje Hoge Rielen → terugbetalingsafspraken voor gouwen
• deelnemersprijs op vormingsinitiatieven vastgelegd
• een nieuw project in de pipeline 'vergaderen op afstand': principe is ok, nu verdere analyse rond financiële regeling e.d.
• Sociale correctie op het lidgeld ofwel verminderd lidgeld genoemd: wij kiezen voor een vast bedrag van 10 euro (indexsprong pas na enkele jaren) met de focus op het sociale aspect/duidelijke communicatie/…
• Open Kamp nota werd definitief afgerond → beheerders van gouwen waar open kampen worden georganiseerd gaan samenzitten om budget en begroting te bekijken
• Verder werd er in kleine groepjes aan gouwuitwisseling gedaan: hoe pakken jullie dit aan? Kosten op HO - subsidiëring van districten - welke vragen van DC's komen telkens terug - …
• Terugkoppeling vanuit Hopper jeugdverblijven - vragen van de commissaris aan de beheerders en omgekeerd
• Verder bekeken we hoe tevreden de gouwen zijn van hun gouwbehuizing
• Brief van de beheerders aan de verbondsraad ivm optrekken lidgeld → wordt afgewerkt en rond gestuurd in de loop van volgende week
• In de varia's kwam de bezorgdheid van enkele gouwen ivm de gouwdotaties terug ter sprake

samen met ploeg vorming en alle andere ploegen en commissariaten

We bespraken volgende zaken:

• Traject naar een gezonde begroting: toelichting van totaalpakket/kans tot vragen stellen/2 denkpistes verder uitgewerkt: verhoging lidgeld en op zoek naar financieringsmogelijkheden → voorbereidende nota opgemaakt richting de verbondsraad
• Nieuwe berekeningsbasis cursusprijzen: 1 prijs per dag, geen verschil tussen zelfkook of volpension/Het maximumbedrag €20 door te rekenen aan de cursist / Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. We gaan dit ook toepassen op andere initiatieven bv. Akabeconvent e.d.
• Bekeken de jaarlijkse indexatie van het lidgeld
• Brochure goed verzekerd → op zoek naar een attractievere brochure/hoe aanbieden
• Héél laat indienen van onkosten via .org → nieuw principe: voortaan moeten onkosten binnen de 3 maanden worden ingediend
• Enkele varia: wie geeft workshop op GRL-congres - gouwtakkasboeken doormailen - rechten op de .org - opvolging onbetaalde lidgeldfacturen
• Verder werkten we volgende zaken verder uit: visie tekst voor vzw's - Nota richting verbondsraad: argumenten rond verhoging lidgeld in naam van de beheerders
• Herfstontmoeting: we wierpen een blik op volgende zaken: busregeling voor gouwen, blauwe jetons, gelijktrekken prijs deelnemer/medewerker, financiële regeling aankopen winkeltje.
• Planning voor de rest van het jaar; een kijkje in de glazen bol voor de beheerscommissie!
• En als laatste evalueerden we het weekend op zich.

1. Open kamp: terug scherp stellen/nota's uit het verleden toetsen aan de praktijk met de leden van de stuurgroep op volgende punten, met belangrijkste conclusie → de band tussen gouw en open kamp versterken, elkaar leren kennen, samenwerken : 1/ Verwachtingen OK tov gouw en andersom en voorwaarden 2/ Deelnameprijzen voor leden 3/Lidgeld Open Kampen en Open Kampen leiding
2. Beslissing limiet instellen op gouwspaarrekeningen
3. Varia's: gouwdotaties invulformulier aanvullingen en opmerkingen, rechten GA commissaris zeescouts, openstaande klantopvolging, …
4. Vzw's en feitelijke verenigingen: aanzet voor nota rond nood aan een vzw/taken vzw/samenstelling

• Traject naar een gezonde begroting: visie, lidgeld & andere maatregelen
• Kerntakendebat: doel en doelgroep bepalen

• we bepaalden de prioriteiten voor de groepsadministratie en de evenementenmodule voor 2014
• we delen in de nood om het lidgeld te verhogen
• HO: we discussieerden over Gelijktrekken deelnameprijs voor deelnemers en medewerkers, Beloofde compensatie voor de blauwe jetons, Financiële stimulans voor aankopen in het winkeltje en Compensatie voor gouwen die een bus inleggen
• varia: project “op afstand vergaderen”, gouwfilm, GRL-congres, boomplantactie ifv week van de vrijwilliger

• We discussieerden over “Wat met groepen die hun lokaal verhuren”
• Het lokalenvisum: al kunnen uitdelen + deadlines afgesproken?
• Wat doet de werkgroep lokalen
• Input voor beleidsnota '14-'17
• Gouwdotaties: webmodule + voorbeelden van wat wel/niet in het puntensysteem valt
• Varia: berekening open kamp, lidgeldfacturen, org-kms voor de gouw, opstart project “eigen website”, online inschrijven verbondsraad, wis is wie?, kms GRL-congres

• nieuwe projecten in de pipeline: we keurden stap 1 van Orakel structuren goed en geven groen licht over “Nadenken over vergaderen op afstand, via webcam/skype”
• Open kamp: afrekening + beslissen resultaat (1ste stap)
• leesrechten GA: leesrechten voor alle a-functies en invoeren functie lokaalverantwoordelijke; zeescouts-info via aan}leiding
• deelbegroting “werking beheerscommissie”
• VZW - een goed idee: we voerden een brede discussie over VZW’s
• De prijs van de verbondsraad: 7 euro voor diegenen die niet vooraf inschreven + betaalden
• Voorstelling rapportenboek van pedagogische/beheersmatige indicatoren
• varia: kostenbesparing bij HO, financiële commissie, Dc-enquête, lidgeldfacturen, werkwinkel verzekeringen

• Deelbegroting “Werking Beheerscommissie”: inzoemen op de verschillende lijnen waar we verantwoordelijk voor zijn en werd goedgekeurd
• Een eenduidige annulatie-regeling voor evenementen werd afgesproken
• Overlopen input: “evaluatie HO” en “gouwuitwisseling”
• In het kader van ‘Nieuw geld’ denken we vandaag voor de eerste keer na over “het lidgeld”
• Varia: O&W-artikels, vormingen op Trapper & basisweekends, nieuwe IT-projecten

Welkom aan alle nieuwe en iets minder nieuwe mensen!

• Per commissie: kennismaking en introductie in thema's van de vergadering
• Overzicht projecten en thema's per commissie
• Voorstellen van communicatiemix naar leiding: zijn alle communicatiedoelstellingen voor komende jaar correct en volledig?
• Anders begroten: een uitgebreid infomoment aan & voor de 3 commissies workshops over: Hoe gebruik je de nieuwe werkwinkeldatabank, verzekering, input GRL-congres, communicatie structuren
• Meerjaren- of lange termijn begroting: een uitgebreide voorstelling van de verwachtingen, we gaan onze acties moeten afslanken en zijn akkoord met de voorgestelde principes
• Fundraising, input verzamelen: Is er een draagvlak om hier verder op in te zetten?; Hoe overtuigen we …?; Hoe hard moeten we inzetten op andere mogelijkheden?

• We bekeken de jaarkalender, plannen vormingsmomenten over verzekeringen, projecten en begroten, Speel op Veilig, … en wie wanneer kan gaan begeleiden
• we verdeelden wie wanneer en over wat een O&W-artikel schrijft
• Coöptaties voor de beheerscommissie: we zoeken experten die we (thematisch) kunnen raadplegen indien nodig
• Infomoment over de evenementenmodule en de inschrijfpagina
• varia: vertegenwoordigingen + trip lokaal + leesrechten AGC's en ADC's

• Open kamp: eerste schijf is gestort, voor de 2de schijf moet je eerst je begroting binnen brengen
• project: veilig onder dak werd goed geëvalueerd en hiermee officieel afgesloten
• project “website voor iedereen”: stap 1 & 2 werden goedgekeurd
• grote projecten en hun financiële afhandeling: we werken een principe uit
• jaarplanning 2013-2014: eerste invulling
• nonkele vormde ons over vzw's
• evaluatie beheerscommissie
• varia: feedback beleidsnota, enquête verslagneming, foutje in begrotingswijziging, begroting jambe, dassenmodule, nieuws uit verbondsbestuur, uitbreiding verzekeringen-on-line
• afscheidsreceptie

• eerste schijf van geld voor Open Kamp
• HO en administratieve vereenvoudiging: eten in paviljoen wordt dagprijs, de rest van de voorstellen worden verder uitgewerkt voor HO2014
• HO en stimuleren van inschrijven: ter plaatse inschrijven = het inschrijvingsbedrag + 10% (v/h inschrijvingsbedrag)
• Bert schetste de voortgang binnen de commissie Jeugdverblijven
• we zijn voor een structurele (= 2 à 3jaarlijkse) samenaankoop van sjorhout/tenten. we bekijken ook spelmateriaal en EHBO.
• uitwisseling gouwen over je stopt als GB en hoe ga je op zoek naar opvolging? Voorwaarden voor een mandaat
• de lijn lokalen wordt toegevoegd aan de excell “traject anders begroten”
• varia: volg een cursus hoofdinstructeur bij de Ambrassade, afrekening Jamboree

- Vereenvoudigde rappelprocedure openstaande facturen : naar aanleiding van een aantal vragen omtrent deze regeling, bespreken we vandaag waar we kunnen bijsturen om het proces te optimaliseren.

- Kosten online betalen via evenementenmodule : we kiezen ervoor om de effectieve kost per transactie door te rekenen aan de gebruiker van de evenementenmodule nl. 2% + 0,5 euro.

- Jambe 2013 : Sven leidt ons door de cijfertjes van de begroting en geeft nog wat andere stand-van-zaken-info.

- Visie op IT : vorig jaar werd door de commissie informatica een visietekst opgesteld over IT in onze beweging en organisatie. Onze commissaris Pieter-Jan vertelt meer over de voortgang ervan.

• Speel op veilig-spel: we kunnen ons volledig vinden in het ontwerp van Wouter en kozen voor een A-kwaliteit met print-kaarten
• de beheerders: wie zijn ze? wat doen ze? wat drijft hen? een methodiek van simon “in het circus”
• HO administratief vereenvoudigen: gouw-kms via org, afrekenen int winkeltje, afrekeningen en transparantie over het verdelen van het sis-materiaal
• Anders begroten: Dries neemt ons mee naar de kostenplaatsen van de beheerscommissie
• BN 14-17: van indicator naar actie
• Jaarlijkse berekeningen, we keurden goed: de gouwdotaties, de geïndexeerde HO-inkom -drank en eetprijzen, de geïndexeerde cursusprijzen en het lidgeld voor 2013-2014
• Varia: producteffectenonderzoek, bescherming van persoonsgegevens
• Working time: artikels O&W, de individuele steekkaart via de GA, een logica in de cursusprijzen zoeken
• HO2013: het vormingsaanbod van de beheerders & voorstel voor prijsvereenvoudiging voor medewerkers op HO
• Een vorming draaitabellen in het kasboek door nonkele
• Vooruitblik volgend scoutsjaar: welke thema's willen we op de agenda

• Sofie nam een enquête af over verslaggeving en gaf een korte toelichting over kennisbeheer
• Open kamp en eenzelfde deelnameprijs: we staan achter dat principe, invoeren in fases en nota maken over financiering
• Pieter kwam het ticketsysteem “Kayako” toelichten: hoe dat gebruikt wordt voor het opvolgen van vragen aan verzekeringen@, vorming@, permanentiecases …
• we gaven prioriteiten in het todo-planning-lijstje van de groepsadministratie en de evenementenmodule
• de nota van het nieuw lokalenvisum werd goedgekeurd, met uitzondering van het stuk over ‘de financiering’ voor groepen die in financiële nood zitten
• Baloe stelde de realisaties van Hopper Winkel in 2012 voor + oproep voor een nieuwe commissaris Hopper Winkel
• Varia: oproep ww-bgl voor trapper, verwachtingen planweekend

deze beheerscommissie wordt verplaatst, aansluitend aan de 24u (18-19/01/2013), geen beheerscommissie dus deze avond!

• welkom: Simon wenst iedereen een jaar met meer “tijd”
• HO2013: we volgen het tijdschema-voorstel van de HO-commissie, maar moeten de plaats van zingeving + het idee van de grote klepper nog verder aftoetsen
• De eerste digitale nieuwsbrief, aan{leiding, is verschenen, met nieuws rechtstreeks geplukt uit de gouwwebsites én uit de scoutsengidsenvlaanderen.be-website. We krijgen een vorming en werkavond om alle websites in orde te maken
• Stavaza van de huidige beleidsnota
• Financieel beleid: stavaza werkgroep financiën. We kiezen voor responsabiliseren van de vergaderingen en kijken hoe we de verschillende beleidsvergaderingen verantwoordelijkheid kunnen geven over hun eigen stuk van de begroting.
• Leidingsblijfduur: Onze leidingsblijfduur is op enkele jaren tijd gedaald van 4,3 naar 3,6 jaar. We krijgen hierover verschillende toelichtingen. We zoeken naar gemeenschappelijke succesfactoren, bedenken wat we als structuren hiermee kunnen doen en wat we zelf de volgende week hiermee gaan doen
• Meerjaren-communicatieplan: we benoemden de “essentials” per thema en per maand voor leiding en groepsleiding

• de puntjes Open kamp en rappelprocedure worden verschoven naar een volgende keer (omwille te weinig aanwezigen)
• wiki: we bekeken de cijfers en gaven enkele kritische bemerkingen/vragen mee met Stefan
• varia: gouwkasboek 2012, Trapper, Barshift methodiekenweekend

• de nieuwe verdeelsleutel gouwdotatie werd goedgekeurd
• Kris gaf een overzicht van de bestaande verzekeringspolissen; we beslisten over de gouwbijdrage in de brandpolis, we breiden uit met een reisbijstandverzekering en gaan niet in op het aanbod over hartfalen
• de afsprakennota Noordzee werd goedgekeurd
• de discussie over bijdrages van personeel werd doorverwezen naar het verbondsbestuur
• BN: we overliepen de indicatoren voor de bejheerscommissie
• tijd voor gouwuitwisseling: de kerntaken van een GB en wat bij gouwen zonder GB
• varia: oproep voor trapper, geen beheerscommissie op 21/01 maar aansluitend op 24u, functie-aanpassingen in GA doorgevoerd, de fiscaal aftrekbare gifte, brochure over lokalenbrochures, een uitleg over de wet op de oevrheidsopdrachten

• Jeugdlokalen, de kerk en goed voornemens: eerste aanzet, overzicht en hoe/waar kunnen wij iets betekenen
• Projecten: Quanta costa (= afsluiten), discussie over stap 2 van nieuw lokalenvisum (de beheerscommissie formuleerde enkele voorwaarden vooraleer we hier verder mee aan de slag gaan), stavaza elektronische facturatie en Veilig onder dak
• Nieuwe verdeelsleutel gouwdotaties: 2de ronde, volgende beheerscommissie definiëring van takwerking en hoe we dat financieel kunnen stimuleren.
• Varia: opvolging afrekening Jamboree, gouwspaarpotten, de wiki, artikels O&W, afsprakennota's, groepsfiches, vrijstelling onroerende voorheffing, oproep weekendresidenten, Jambe2013, selectie hoofdboekhouder, spelregelcommissie,

• kennismaking met mekaar & info over werking beheerscommissie
• Toelichting afrekening gezamenlijk Open Kamp + principebeslissing over “overschot”
• Online betalen vanaf volgende verbondsraad, beslist over principes
• Een nieuwe verdeelsleutel gouwdotaties: eerste aanzet
• Toewijzing artikels O&W door beheerscommissie
• Varia met: vertegenwoordigingen, ondertekenen afsprakennota's, uitdelen brochures “jeugdlokalen en de kerk”, stemprocedure verbondsraad, gouwspaarpotten

http://www.hopper.be/nl/jeugdverblijf/moerkensheide/wegbeschrijving

• kennismaking per commissie + welkom aan de nieuwkomers. We overliepen de jaarplanning en bekeken het verdere verloop van het spel Speel op Veilig.
• de kritische kijk: het vervolg na de verbondsraad van mei
• sofie willems stelde projectwerking voor en het overzicht van alle projecten in alle vergaderingen
• beleidsnota: stavaza, voorbereiding van schrappen van doelstellingen en indicatoren
• week van de vrijwilliger: input
• project akabedag: fase 1 werd goedgekeurd
• aanbevelingen imago-onderzoek omzetten in acties: een eerste stellingenspel

• stap 1 van project nieuw lokalenvisum werd goedgekeurd en de productiekost van het spel “Speel op Veilig” wordt bekeken hoe hij kan dalen
• Afsprakennota's gouwen (Limburg, Land van Egmont, Limburg, Oost-Brabant en Zuidwest-Vlaanderen) werden voorgesteld
• Beleidsnota ’14-’17: we keurden de indicatoren voor de beheerscommissie goed
• HO: de aanbodjes werden verdeeld
• Een blik op de planning van 2012-2013
• Brainstorm over structurele grote aankopen
• Evaluatie en varia
• Afscheid en bedanking van stoppende beheerders

• de gouwspaarpotten: ok tegen einde juni
• de afsprakennota's van de aanwezige gouwen werden goedgekeurd
• Jambe kwam zijn begroting voorstellen
• toelichting over hopper jeugdverblijven + actieplan
• we formuleerden enkele indicatoren voor onze beleidsnota 14-17
• we beslisten in het dossier Amoras + de aanpassing verzekeringspolis Ethias
• een toelichting over het lange termijn personeelsplan
• varia met oa: korte terugkoppeling werkgroep financiën, indicator lokalenvisum, nieuw kasboek in testfase, werkwinkelbegeleiding voor trapper, oplage veiligheidsspel, project electronische facturatie en de uiteindelijk begunstigde

• we besloten om de gouwspaarpotten in de veilige stal van het verbond te huisvesten, implementatie na uitslag kritische kijk, verbondsraad mei
• ons standje op de HO-markt werd op punt gezet en we wisselden uit over gouw-gadgets op HO
• Naar aanleiding van een mogelijke goedkeuring van ‘de kritische kijk’ op volgende verbondsraad, voerden we een discussie over hoe een herverdeling van geld, materiaal en patrimonium zou kunnen verlopen.
• varia: begroting HO, opvolging schijngroepen, losse leden en betalingen in de GA, herwerking lokalenvisum, personeel en bijdrage weekends, stavaza verbondscentrum, stavaza botenpolis

planweekend in De Winner, samen met de vriendjes van vorming

• open kamp: verdeelsleutel afgesproken
• vormingsaanbod HO + aanbod op markt
• afsprakennota's gouwen besproken
• voorstelling werkgroep financieel beleid, 2 uitbreidingen van ons verzekeringen, beslissing indexaties HO, lidgeld en cursusprijzen vorming
• voorstelling commissie IT en hun planning
• indicatoren bedenken voor beleidsnota 14-17
• BTW en goede inkomstenbronnen
• working time: Quanta costa, kasboek, O&W
• het herwerkte veiligheidsspel gespeeld
• een blik op de jaarplanning, de rest van dit jaar en input voor volgend jaar
• een resem varia zoals petercam, trapper weekend, mailrechten GA voor takleiding, digitaal orakel, lokalenvisum, kabelbanen en ploeg technieken

• Niet verzekerde leden bij begin scoutsjaar, hoe gaan we hiermee om
• Op naar een éénvormig gouwkasboek? Vandaag input, uitwerken op planweekend
• We kregen een update van waar de Hopper winkel mee bezig is
• Eerste aanzet over banditisme en anti-terrorisme wetgeving
• Stefan vormde ons in het begroten van projecten
• Een tussentijdse evaluatie, goe bezig!
• Een zeer uitgebreide varia met oa kms in opdracht, afsprakennota's gouw(t)huis, afrekening 2011, dossier Amoras, BTW, opvolging onbetaalde facturen, crediteren lidgeld, provinciale subsidies …

• Beleidsnota 2010-2012: stavaza
• Beleidsnota 2013: feedback
• Beleidsnota 2014-2017: voorselectie van prioritaire succesfactoren
• Alcoholbeleid van de structuren: eerste afspraak-lijnen werden getrokken
• Kritische kijk op de structuren: uitgebreide presentatie/toelichting

• Schijngroepen: definitie + acties bepalen & vastleggen
• Financiële drempels - Quanta Costa: mogelijke actie-voorstellen
• Indicatoren beleidsnota: stand van zaken en meting tevredenheid infrastructuur gouwen
• Varia's zoals vzw-statuten electronisch doorgeven, revisie veiligheidsspel, methodiekenweekend en een uitnodiging voor de nieuwsjaarsduik in Oostende
• vorming dubbel boekhouden van tom “frak” deprêtre

• Open Kamp: we herbekijken de verdelingsmanier van de nationale pot voor open kamp en proberen begrotingen, afrekeningen en bijdragen voor de kampen op mekaar af te stemmen.
• project Interne Communicatie in een volgend “level”
• We bekijken hoe we groepen moeten/kunnen ondersteunen waarvan hun werking leidt onder zaken zoals inbraken …
• In groepjes leerden we wat van mekaar via de insteek gouwboekhouding en -begroting
• varia's: teksten O&W, openstaande vacatures, werkwinkel + spel van Speel op Veilig, werkwinkel projectwerk, vragen en klachten module

• We elkaar wat beter kennen via een fotootje van onszelf op 5 jaar oud
• Pieter leidde ons kort door de wereld van de lokalen en het lokalenvisum. We keurden de projectfiche “Veilig onder dak” goed en engageren ons om op zoek te gaan onze lokalenmap + die van onze DC’s en om onze DC’s te motiveren voor het invullen van alle lokalenvisa.
• Lange termijnplanning: binnen deze lijst prioriteit ligt bij de nieuwe lidkaart
• Onze gloednieuwe commissaris IT Pieter-Jan Maesen stelt zijn plannen, ideeën en visie over de commissie IT voor.
• Groepsaministratie: We beslisten over lees- en mailrechten voor de staf, om het werk efficiënter te maken. Deze wijziging mag geen extra mails genereren bij de betrokken doelgroepen!
• Een korte varia met oa een principe-afspraak voor de afrekening vrijwilligersfeest; vanaf november 2011 begint de beheerscommissie om 19u30 ipv 20u; we zoeken nog GB-vertegenwoordiging in verschillende nationale vergaderingen, redacteurs en (beheers)thema’s voor O&W, werkwinkelgevers voor op trapper

Op weekend, samen met de pedagogische, verbonds- en beheerscommissie en de gouwvoorzitters

• Pascal Smet kwam op bezoek. Een informeel gesprek over thema's zoals basispijlers, de media, open kampen en diversiteit, de vrijwilligersvergoeding, EVC, scholen van de 21ste eeuw, professionalisering van het jeugdwerk en planlastvermindering
• Dit jaar stellen we de beleidsnota 2014-2017 op. We willen er deze keer nog een stap verder in en gaan een overzichtelijke 'strategy map' opstellen. En het werken met een consoliderings-beleidsnota werd stilzwijgend goedgekeurd
• We kregen toelichting over het traject kritische kijk tot mei. (in kleine groepen)
• De jaarplanningen voor de drie commissies en de staf werden toegelicht
• Een (dwingende) oproep tot kandidaten voor verschillende belangrijke functies in onze beweging. Meer uitleg over de inhoud van de vergadering en de verwachting van het engagement bij Dries vv@scoutsengidsenvlaanderen.be of Christophe vc@scoutsengidsenvlaanderen.be
• HO: De meest opmerkelijke resultaten uit de evaluatie werden voorgesteld en aangevuld
• We kregen het overzicht van alle projecten in alle vergaderingen
• In kleine groepen werkten we rond het project interne communicatie, speelden we het spel 'Levenscyclus van de vrijwilliger', kwam de werkgroep beleidsnota voor de eerste maal bij elkaar, kregen we een vorming over de groepsadministratie en brainstormden we over de inhoud van een instructeurcursus voor structuren

• Jan Van Reusel gidste ons door de bestaande informatiestromen en communicatiekanalen met een indrukwekkende matrix. We denken dat we bewuster moeten communiceren en weten wie wanneer welke boodschap zou moeten meepikken. Hiervoor moeten we onze mediavormen bewust selecteren en combineren in functie van verschillende doelgroepen en momenten. We willen meer aan de slag gaan met kort op de bal spelend, eenvoudig onderzoek en cijfergegevens. Een mooi project om volgend jaar te agenderen.
• Sven Snyders vertelde over het piloot-project Hopp@ in Merkenveld. De voorlopige resultaten zijn zeer goed en het drukste (zomer)seizoen staat voor de deur. Er loopt nu een bevraging naar aanbod voor materiaalmeesters, zou (kunnen) uitmonden in een dagje voor materiaalmeesters.
• Er zijn heel wat afscheidnemende beheerders, we zoeken andere vertegenwoordigers in verbondsbestuur, commissie Hopper Winkel en Hopper Jeugdverblijven en iemand om artikels voor het schrijwerk voor O&W te coördineren.
• We beslisten bij welke functies in de GroepsAdministratie, de terminologie wordt aangepast, ongebruikte functies te verwijderen, bestaande functies op te nemen alsook thematische functies bij te maken
• De discussie over de afrekening van het vrijwilligersfeest gaf nog wat animo.
• Er zijn nog enkele projecten die opvolging vragen tijdens de zomermaanden: Speel op veilig, Afspraken nota's gouw(t)huis, Communicatie buitensporige geldactiviteiten, Vormingen van beheerscommissie op HO
• We kozen opnieuw voor het behouden de beker van HO. De begroting van HO2012 is er ter inzage beschikbaar op de ORG.
• Naar goede traditie sloten we het jaar af met een regionaal hapje en of drankje van diegene voor wie het de laatste vergadering was. Dankjewel voor de enthousiaste en inhoudelijk gewaardeerde inzet.

• Het planweekend leverde ons een stevig gevulde TODO lijst en deze werd alvast eens overlopen. Het artikel rond de financiële uitgaven door onze leden, het speel op veilig spel, het groepsleidingscongres en nog enkele andere lopende projecten kwamen hier met hun voortgang aan bod.
• Elke drie jaar is het tijd om de afspraken nota tussen gouw en verbond up to date te brengen. We bespraken de inhoudelijk relevante punten, de energiekost ondersteuning en het verdere verloop van enkele nota's.
• Vervolgens kregen we een vorming over de mogelijkheden van de groepsadministratie en tips over hoe deze zelf op gouw en districtsraden verder te kunnen geven. Een artikel volgt in het eerste O&W nummer na de GR.
• De langverwachte brochure voor de nieuwe GB is ondertussen geboren, op te pikken op de volgende beheerscommissie
• Tenslotte startten we met een discussie over de verschillende functienamen in de groepsadministratie. Hiervan wordt nog verder input van de gouwbeheerders verwacht.

• In het kader van het competentiedenken, een oefening gestart vanuit het structuurteam, verdiepten we ons in de specifiekere gedragscompetenties per hoofdcompetentie. We dachten na over de verwachtingen bij aanvang de mogelijkheden die geboden worden om te groeien in een talent. zie ook http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/werkruimte/gouwbeheerders/competenties
• Het actieplan van Hopper Jeugdverblijven werd verduidelijkt en de nodige bagage opgedaan om het verhaal verder toe te lichten op de gouwraad.
• Voor Herfstontmoeting werden de verschillende werkwinkels bepaald. We besloten niet terug te komen op de beslissingen van de vorige vergadering ivm de prijszetting van alcohol. Ook bespraken we het beheersmatige draaiboek van H.O. uit het oogpunt van de gouwbeheerder. zie ook http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/werkruimte/gouwbeheerders/herfstontmoeting
• In de varia werden de vormingsvoorbereiding van het GRL-congres, de begrotingswijziging, de open kampen regeling en de afrekening van de gouwvrijwilligersfeesten besproken.

• Een planweekend op het einde van een vergadervoorzitter termijn beperkt zich in het formuleren van nieuwe initiatieven en houdt de ruimte vrij voor de opvolging. Vandaar een focus op het capitaliseren van de kennis van de voorbije zes jaren. Het leverde na het nodige knip en plakwerk een lange lijst op van conclusies en mogelijke acties op alle thema's waar de vergadering zich de laatste zes jaar mee heeft ingelaten. Als algemeen besluit stelden we dat er nood is aan een betere methode voor kennisoverdracht in onze organisatie. Er worden heel wat producten, nota's en andere concepten ontwikkeld maar ze blijven achteraf onbekend of worden onvoldoende structureel gebruikt. Een gebrek aan duidelijke conclusies en waterdichte opvolging van 'meegenomen punten' maakt dat er heel wat inspanningen en ideeën verloren gaan. Een uitgebreide lijst van thema's is terug te vinden in het verslag.
• Tradities zijn er ook in de beheerscommissie, dezelfde vragen kwamen dus ook aan bod bij de indexering van het lidgeld, de prijzen van H.O. en andere inflatie gevoelige getallen. Het lidgeld bedraagt voor het volgende werkjaar 26,40 euro. De inkom voor 3 dagen H.O. is afgerond 26 euro en de Hopper bier prijs volgt de gezondheidsindex en verdubbelt. De andere prijzen blijven gelijk.
• We speelden het spel rond evacuatie terwijl we ons concentreerden op een tijdsplan voor de lokalenvisa aanpak. De werkgroep lokalen zal op de beheerscommissie van mei haar plannen toelichten.
• We namen ook voldoende tijd om op basis van de vernieuwde Speel op Veilig het bijhorende spel aan te passen en te vervolledigen. Dit zou nu in de laatste rechte lijn moeten zitten.
• Anderen werkten ondertussen aan de artikels voor Over & Weer, terwijl IT tips over de enquete module en draaitabellen werden uitgewisseld. We bespraken ook de voortgang van de verschillende projecten met een grote IT component. Een definitieve keuze voor de projectwerking en het project 'vragen en klachten moeten niet wachten' staan voor de deur. De website krijgt een upgrade kleedje met o.a. huiskleuren en de na de oplevering van de vacature databank, is nu de evenementen module het volgende grote project. Een transparantere toegang tot de kampregistratie is een feit, een Orakel tool is voor de zomer gepland.
• In het kader van de BTW wetgeving en deelname aan commerciële activiteiten georganiseerd door derden, werd de bestuursnota besproken met het advies deze aan te vullen met concrete voorbeelden zonder exhaustief te zijn. Een aangepaste communicatie intern en extern is ook nodig.
• De organisatie van de extra activiteiten bij de Dag van de Jeugdbeweging zijn niet zonder risico. De vergadering adviseert om steeds de oorspronkelijke doelstelling in het oog te houden, in principe enkel initiatieven die door het geheel van bewegingen worden gedragen, mee op te pakken en indien mogelijk een deel van de organisatie bij de lokale jeugdraad of overheidsinstantie te leggen. We willen vermijden dat hier aparte VZW's in het leven voor worden geroepen omdat de opvolging hiervan weer een extra last wordt.
• Tenslotte bespraken we de voortgang van de indicatoren en actiepunten uit de beleidsnota die aan deze vergadering zijn toegewezen. Een heel aantal doelen zijn reeds bereikt, andere vragen een extra inspanning. Een frequentere opvolging van de status kan hier bij helpen. In het kader van de volgende beleidsnota is het goed om te zoeken naar eenvoudigere wijzen om resultaten, impact van onze inspanningen, te registreren.
• Opnieuw een inspirerende vergadering met verschillende winnaars. Ook een mooi duurzaam initiatief van twee beheerders die meer dan 20 km op de fiets zaten ipv het gekende petroleum drinkende mobieltje te gebruiken. De openbaar vervoer gebruiker hadden minder geluk met de verbindingsmogelijkheden en stiptheid.

• Het eerste deel van de vergadering werd door de verkiezingscommissie van de verbondsbeheerder ingevuld met meer resultaat op de verbondsraad van mei.
• In het kader van het jaar van de vrijwilliger maakten we een voorstel voor het bestuur voor een financiële ondersteuning van de gouw initiatieven.
• Het lokalenvisum is één van de belangrijke kwaliteitsinstrumenten. De gouwbeheerders rekenen op de steun van de groepen om dit met zorg in te vullen zodat men zich bewust is van de veiligheidsnoden en eventuele toekomstige contractbesprekingen. Een van de resultaten is ook het identificeren van nationale initiatieven. We beslisten om de campagne van Steunpunt Jeugd rond de gezamenljke aankoop van brandblussers actief te communiceren via groeswerk en de districtsraden.
• De geactualiseerde Speel op veilig is een goed referentiekader om als leidingsploeg te beslissen of een aciviteit op het vlak van veiligheid geoorloofd is. Dit geldt ook bij financiële activiteiten die naast heel wat andere criteria onder veilige omstandigheden moeten doorgaan. Indien er normaal gezien een speciale vorming nodig is voor het uitvoeren van deze activiteit, dan moet deze voorzien zijn door erkende begeleiding.
• Tenslotte bespraken de voortgang van enkele projecten en de invulling van het planweekend

Met een 50-tal leden van verbonds-, beheers-, pedagogische commissie en de gouwvoorzitters zakten we af naar De Brink. We klinken op het nieuwe jaar met allemaal fijne voornemens.

vrijdag:

• Trees maakt ons wegwijs in de projecten waarvan de verbondsraad eigenaar is. In kleinere groepen bedachten we antwoorden op Hoe opstarten? - Wie projectleider, hoe werven en hoe ondersteunen? - Welk project zouden wij toekennen aan wie/welke vergaderingen? Hoe opvolgen? - Hoe evalueren?

zaterdag:

• Groepen in Nood: we zoeken naar een goede methode om o.a. DC's te ondersteunen in hun begeleidingsaanpak van groepen, in hoofdzaak in de rol van coach en bemiddelaar, maar indien ernstige tekortkomingen van de pedagogische aanpak, ook de mogelijkheid om in overleg met andere vergaderingen in de structuur hier in te grijpen. Mogelijke vragen waarover we gaan nadenken zijn: Mag hoger niveau ingrijpen? Onder welke voorwaarden? Hoe? Wanneer? Hoe borgen? Dries schetst vanwaar het komt, momenteel is er niets tussen “toelaten” en “schorsen”. Elsken en Tom VDB getuigen met enkele “uit het leven gegrepen”-voorbeelden bij wijze van opwarmer. Heeft ook met “kwaliteits-eisen” van onze groepen en onze leiding/leden te maken.
• Hoe pedagogische inhoud overbrengen. Els Bosmans deelde een uitgebreide “inhoudstabel” uit, die we screenden op eventuele tekorten op “inhoud & methode”

Varia:

• Camping 16: We beslisten om vanuit nationaal niets te doen met het feit dat we nog geen regering hebben, bv om hen uit te nodigen op een trapper om basisvaardigheden te leren
• Ann van Akabe deelde promoaffiches uit voor alle akabe-groepen (verdeling via GC's)
• Els en O&W hebben een rubriek “ik was er gloeiend bij”; gouwen en districten kunnen hier hun leiding in the picture zetten
• Ducky laat weten dat het op 26/01 HO-commissie is, allen welkom - http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be/verslagen/ho-commissie

• In het kader van het projectwerk werd de workflow van een project toegelicht. De verschillende stappen en beslissingen gaven een duidelijk kader om verder mee aan de slag te gaan. Belangrijk is nu nog om dit verder in het geheel van de projecten te beheren. De nodige vorming zal ook nog nodig zijn om met de verschillende documenten aan de slag te gaan.
• Een nieuwe Speel op Veilig ligt binnenkort in de Hopper rekken, tijd om even stil te staan bij de mogelijke maatregelen, omkadering om onze spelregels meer afdwingbaar te maken. De vergadering besliste om dit niet via de verzekering te voorzien, maar via een proces van begeleiding die bij falen kan resulteren in een uitsluiting.
• Als we als groep deelnemen aan extern georganiseerde evenementen of herhalende activiteiten met het doel een financiële bron van inkomsten te onderhouden, kan dit voor de BTW controleur niet onder de jeugdwerkdoelstelling geplaatst worden die ons vrijstelt van het betalen van belastingen. We wensen als nationaal secretariaat ons niet te verdiepen in de ondersteuning van vzw met een BTW nummer en herhalen de boodschap dat financiële inkomsten enkel kunnen als ze gekoppeld zijn een korte termijn of langer termijn inhoudelijke of infrastructuur projecten zoals een kamp of de bouw van een lokaal. We besluiten dit aan de groepen die hierop een inbreuk plegen, aan te schrijven.
• We overliepen kort de projectfiche 'vragen en klachten moeten niet wachten' en de projectgroep gaat kan na deze noden analyse op zoek naar een passend ondersteunend IT pakket.
• Tijdens de varia namen we nog heel wat tijd om de inlichtingenfiche en medische steekkaart door te nemen en de nodige aanvullingen te geven. Enkele vereenvoudigingen werden aangebracht.
• Tenslotte werd er tijdens het uitwisselingsmoment tussen de gouwen gesproken over het beheer van het geld in de gouw en de hoogte van het bedrag dat beschikbaar moet zijn voor de ondersteuning van de dagelijkse werking.

• In het kader van het engagement en groei van onze vrijwilligers is het belangrijk om persoonlijke verwachtingen en organisatienoden aan elkaar te koppelen. We bepaalden samen de gewenste competenties. Naast de vijf gemeenschappelijke organisatiecompetenties kwamen we nog met voortgangscontrole, kennis delen, zorgvuldigheid en conceptueel denken naar voor. Een goede start om verder op te bouwen.
• Als input voor het overleg met de stuurgroep Open Kampen brachten we de resultaten bijeen van de verschillende gouwen. Het nieuwe systeem blijkt te werken, op hier en daar een gouw na, waar de samenwerking nog niet vlot verliep. Volgend jaar moeten alvast de resultaten wat sneller verwerkt geraken.
• In het kader van het werken met giften werd onderzocht of een samenwerking met een externe partner hier voordelen zou kunnen opleveren. We besloten om dit verder intern te organiseren en na optimalisering van de boekhoudkundige taken, verder te communiceren binnen de organisatie.
• Het verzekeren van elektronisch persoonlijk materiaal is vanaf nu ook mogelijk, weliswaar met een vrijstellingsbedrag.
• We bekeken kort de verschillende publicaties in Over & Weer en de planning van de nieuwe artikels in de rubriek 'Goed Geregeld'.
• We speelden ook nog even de 0.9 versie van het veiligheidsspel dat we graag in het voorjaar aan alle gouwen bezorgen om het verder te laten groeien.
• We besloten tenslotte een nieuwe 'begroting/resultaat' lay-out in gebruik te nemen voor de Hopper Jeugdverblijven.

• Tijdens het zomerverlof werd er bij de administratie gewerkt aan een nieuwe versie van onze aansprakelijkheidsbrocure. Een betere indeling, aangepast aan de nieuwe wetgeving en met verduidelijkende voorbeelden. Binnen enkele dagen downloadbaar van op de website en ook terug te vinden in Hopper Winkel.
• Gouwbeheerders hebben een stevig takenpakket op Herfstontmoeting. Samen stelden ze een draaiboek op over de verschillende taken die ze chronologisch hebben af te werken: inschrijvingen van medewerkers, bonnetjes en geld afhalen, tellen en terugbrengen, werkwinkel geven, onkosten betalen, de afrekening met het winkeltje,… Ook was er een uitwisseling over de bedragen die gouwen investeren in H.O. Een werkgroepje zal ook onderzoeken of we een stuk van de externe catering kunnen insourcen.
• Via het groepswerk en met opvolging van de DC's starten we een grote inventaris over de kosten en inkomsten van onze groepen. Het verzameld inzicht moet ons helpen om verdere acties rond financiële drempels of exotische uitspattingen gericht op te starten.
• Regelmatig zijn we op zoek naar een schitterende idee, iets nieuws. Met wat vorming rond innovatief denken leerden we hoe we onze gedachten doorheen de hersenpan kunnen volgen en creatiever aan de slag kunnen.
• We besloten ook nog wie onze vertegenwoordiging op de andere vergaderingen opneemt en behandelden een stevig aantal variapunten waaronder kosten rond kampplaatsbezoeken, de indicator rond het aantal ingevulde lokalen visa, aanwezigheid op het Trapper weekend, nieuwe O&W artikels, de bijdrage aan de GRL-map, de Jamboree begroting, de communicatie rond verzekering en proberende leden,het vrijwilligersfeest in de gouwen, de Hopper Winkel Banner, …

• Een unieke uitgave van de opstart van het werkjaar bracht de leden van de pedagogische commissie, beheerscommissie en gouwcommissarissen samen op locatie. Na de nodige kennismaking evalueerden we onze persoonlijke ervaring van herfstontmoeting. Het weer, de sfeer en het jaarlied maakten indruk. We vonden het fijn om toffe feedback te krijgen over onze inspanningen rond vorming en inkleding. Rond het tijdschema, inschrijving en communicatie zagen we verbetermogelijkheden. Enthousiasme ervaren en tevreden deelnemers, daar gaan we voor. Afvalbergen en ongepast gedrag van de leiding zijn de grote afknappers.
• We dachten na over een haalbare inspanning rond een vrijwilligersfeest op gouwniveau: niet te veel financiële en medewerkers inspanning. Kunnen we het koppelen aan bestaande initiatieven of oud-medewerkers inzetten zijn enkele van de ideeën. En waarom niet per provincie iets organiseren. Hier zal nog verder rond uitgewisseld worden. Geef je vrijwilligers een aangenaame tijd en bedank hen voor de inspanningen.
• Zaterdagochtend werd ingezet met de beleidsmatige werking van onze beweging. Ervaren en nieuwe nationale vrijwilligers kregen het kader van het proces nog eens toegelicht waarmee de verbondsraad onze beweging aanstuurt. Alle ploegen, diensten, commissariaten en gouwen (districten) hun ideeën en acties passen in dit verhaal. We gingen in groepen aan de slag rond enkele concrete indicatoren met de methodiek van projectwerking.
• Naast de inzet van de vele vrijwilligers staan ook stafmedewerkers en andere inhoudelijke en praktisch ondersteunende personeelsleden klaar om onze doelen te bereiken. Inzicht in hun jaarplanning maakte duidelijk dat de agenda's reeds stevig gevuld zijn en ook de budgetten zijn al voor 99% toegewezen. Nieuwe initiatieven mogen dan ook niet te zwaar steunen op deze 'middelen'. De jaarplanning van de drie nationale commissies werden ook kort toegelicht, een kans om elkaars initiatieven en bekommernissen beter te kennen.
• Ouders en organisaties vetrouwen ons dat we goed voorbereid en verantwoordelijk met hun kinderen omgaan. Soms zijn we niet voldoende op de hoogte van waar we allemaal op moeten letten. We starten het initiatief van een inlichtingenfiche en dachten na over wat er in thuis hoort, welke vorm dit moet krijgen, hoe we dit gaan beheren en op welke wijze we dit gaan communiceren. Binnenkort meer hier over.
• Na een vurig spel, werd ons de slogan van het nieuwe GRL-congres onthuld en werd de status van het project verduidelijkt. Tenslotte zaten de gouwcommissarissen en beheerders nog apart om rond de gouwhuisvesting te besluiten dat we bijna allemaal goed gehuisvest zitten. Bij enkele gouwen lopen initiatieven voor een nieuwe locatie aan te kopen. Ook de pedagogen vergaderden apart over de praktische opstart van het jaar. Met een Hoppertje onder een laat zomerzonnetje keerden we tevreden naar huis. Volgend jaar opnieuw hetzelfde principe voor kruisbestuiving en kennismaking.

• Naast de lidgelden en de subsidies van de overheid komen er momenteel enkel inkomsten via de Hopper werking in onze organisatie. We luisterden naar de mogelijkheden die er bestaan rond duo legaten (erfenissen) en projecten (belastingsvrije giften). We werden hierbij geholpen door de KBS.
• De BTW problematiek en vennootschapsbelasting zijn elementen waarvan we willen dat groepen er niets mee te maken hebben. We verzamelen nog verdere informatie en bundelen deze in een document dat onze verdere communicatie hierover ondersteunt.
• Sommigen leiders hebben als totem 'hardnekkige wanbetaler', we vinden dat het tijd is om hier een kleurtotem aan toe te kennen: voetbalkaart rood. De nauwere opvolging van de voorbij jaren door onze administratie heeft al resultaat opgeleverd, toch willen met behulp van onze structuurvrijwilligers en inschrijfmethoden dit verder doen stoppen.
• We beslisten om een mogelijke uitbreiding van de verzekeringspolis voor een omnium bij bedrijfswagens te onderzoeken. Momenteel is dit niet zo, we willen weten wat hiervan de impact zou zijn.
• We hadden een gesprek met onze beleggingportefeuille beheerder en bespraken de verdere aanpak. We herbevestigden de ethische en duurzame invulling die zich progressief verder moet opbouwen.
• We evalueerden het voorbije werkjaar en we zagen dat het goed was, fijn om te zien dat de leden ook dit jaar hun verantwoordelijkheid opnamen en heel wat realiseerden. Evenveel dank naar Lie die na drie jaar afscheid neemt. We zullen de inspiratie en het enthousiasme missen, al is er al een waardige opvolger.

• De melding in Groepswerk ivm het niet aanvragen van een BTW nummer door een groep werd nogmaals toegelicht. De consequenties zijn ernstig (ouders van leden en nationaal kunnen hierop aangesproken worden) en we nemen dan ook de nodige stappen om de groepen die een BTW nummer hebben te vragen om dit ongedaan te maken en regelmatig te communiceren dat dit niet kan.
• De ORG (een website om verslagen te beheren, archiveren en te verzenden) staat open voor de gouw en districtswerking. Een presentatie over de werking is reeds beschikbaar via Kladwerk en nu ook bij je gouwbeheerder als live act. Ga er mee aan de slag en laat ons horen wat je ervan vindt.
• De Hopper Winkel doet het terug goed. Na enkele jaren van negatieve cijfers is er enkel nog rood in het logo terug te vinden. Het marketingplan en enkele andere elementen van de strategie werden toegelicht met daarbij een belangrijke oproep naar alle medewerkers in onze structuur een natuurlijke reflex te hebben om te verwijzen naar Hopper Winkel. Vragen en problemen lossen we binnen het kader van onze middelen graag op.
• Vervolgens werden we ingeleid in de wereld van (time driven) activity based costing. Een meer accurate manier om de kosten te berekenen van een project, een exploitatie of een product. Op deze wijze kunnen we in de toekomst betere beslissingen nemen over investeringen op basis van welke diensten rendabel zijn of niet.
• Tenslotte speelden we twee spelen uit de doos van fuifpunt.be (waarvan er in elke gouw twee exemplaren ronddolen) en leerden we de finesse van SABAM, VLAREM, .. en andere afkortingen. Een aanrader voor iedereen die een fuif organiseert.

• We gaven input aan de inhoud en de aanpak van de groepsleidingsmap in de aanwezigheid van Tinne (commissariaat groepsleiding)
• We finaliseerden de nota rond de financiële middelen verderling voor de Open Kampen. Een drie trapssysteem moet zowel de grootte van het kamp, de achtergrond van de deelnemers als de inspanningen van de gouw/open kamp ploeg om fondsen te verwerven ondersteunen.
• Een belangrijk element op onze jaarwerking is de veiligheid van lokalen. Op basis van de input van de ingevulde lokalenvisa werd brandveiligheid als het belangrijkste thema vorig jaar geselecteerd. Nu ligt er in samenwerking met Steunpunt Jeugd een brochure en een checklist op de plank. De verspreiding start op de volgende verbondsraad. De gouwen waar nog maar weinig groepen het visum hebben ingevuld worden aangepord om dit alsnog te doen. De lokalenwerkgroep gaat nu het thema zonevreemdheid aanpakken.
• We bespraken in het kort ons aanbod op Herfstontmoeting. We breiden lichtjes uit en zoeken nog extra aanbodgevers.
• Tenslotte kwamen in de varia nog de opvolging van de financiële in en uitgaven van de groepswerking, BTW problematieken en de begrotingswijziging aanbod. We sloten af met een werkwinkel mind mappen in kleuren en geuren. Vanaf nu zullen onze linker en rechter hersenhelft aangesproken worden.

• Een planweekend geeft je meer tijd om over bepaalde thema's na te denken en andere lopende dossiers af te werken, we gingen dan ook stevig aan de slag
• De nota van de grote projecten werd van onder het stof gehaald en mits enkele kleine aanpassingen nog zeer goed bevonden. Een afstemming tussen verschillende nota's over het gebruik en de daarbijhorende kost van de Hopper Jeugdverblijven werd in de nota verwerkt. Een addendum zal de verschillende administratieve, financiële en IT aanbiedingen verduidelijken en ook het verbindend karakter expliciteren
• Een voorstel rond een rechtvaardige verdeling van de financiële ondersteuning van de Open Kampen werd in grote lijnen goedgekeurd, bestaande uit drie delen: een forfait, in functie van de noden voor het kamp, en een deel om eventuele gaten dicht te rijden. Het tweede gedeelte zal na verder overleg met betrokkenen verder verfijnd worden.
• We gingen aan de slag met de projectfiche om vijf indicatoren uit de beleidsnota die aan de beheerscommissie zijn toegewezen verder uit te diepen. De dienstverlening en het ontwikkelen en overbrengen van onze inhoudelijke werking werden planmatig onder de loupe genomen en overlappende en afhankelijkheden werden geïndentificeerd.
• We beslisten dat we in de huidige toestand de beleggingsportefeuille niet van locatie zullen wijzigen. We nodigen in de nabije toekomst wel een alternatieve organisatie uit om haar aanbod toe te lichten
• We kregen een overzicht van de verschillende verzekeringsaangiften en de spreiding over de verschillende polissen. Enkele casussen waar onze personeelsleden zich het voorbije jaar om bekommerd hebben werden toegelicht. We stelden de vraag hoe we leiding nog beter kunnen ondersteunen en of we in sommige gevallen een uitbreiding of aanpassing van de polis moeten overwegen.
• Ook op IT vlak zijn er heel wat projecten lopend. We kregen een kort overzicht van wat er reeds klaar is en wat er op de plank ligt. De uitbreiding van de ORG naar de gouw en districtswerking werd besproken en positief onthaald. Meer van dit op de volgende verbondsraad of alvast meer nieuws bij je gouwbeheerder.
• We besteedden ook enkele uren aan het afwerken of uitdiepen van enkele andere taken: de structuur op de ORG van onze eigen mappen, de website titels binnen dienstverlening, de folder die de competenties, taken en verantwoordelijkheden van de gouwbeheerder duidelijk maakt, het spel rond veilige scouts-en gidsen werking, de groepsleidingsmap, O&W artikels, …
• Ook deze vergadering mocht zijn kritische kijk op de structuren houden en maakte een SWOT onder het toekijkend en participerend oog van de voorzitter
• Tenslotte overliepen we de openstaande punten (o.a. de BTW administratie), de agenda voor de volgende drie maanden en onderzoeken we het aantal flessen dat we moeten bestellen voor een nieuw wijsbeheerd product.

• Het financieel verslag van de voorbij Jamboree werd kort toegelicht samen met de omstandigheden waarom dit zolang heeft moeten duren. De nieuwe ploeg Jamboree kwam haar begroting en enkele administratieve en organisatorische werkingselementen voorstellen. Het feit dat men met drie bewegingen het project trekt, maakt dat er reeds afwijkende afspraken gemaakt zijn. Deze worden gerespecteeerd maar we gaven ook aan om de nota's rond overschotten en gebruik van de Hopper infrastructuur met eventuele revisie aan te houden.
• Het experiment met het busvervoer te organiseren door district of gouw naar H.O. werd positief geevalueerd en zal dit jaar met een aangepaste nota gecommuniceerd worden.
• De organisatorische en financiële werking van de Open Kampen van elke gouw werden naast elkaar gelegd. Uitwisseling rond soorten fondsenwerving, inbedding in de gouwwerking en verdere opvolging van deelnemers werd schematisch in kaart gebracht. Op basis van deze inventaris bekijken we hoe we de nationale financiële middelen best in de toekomst verdelen.
• We bespraken ook nog kort de betekenis van het 0,7% bedrag in de nationale begroting als de som van de inspanning voor onze Noord-Zuid werking.
• Enkele beheerders ontwikkelden de brochure inhoud die het profiel, de verantwoordelijkheden, de taken en de deelname aan vergaderingen van een gouwbeheerder overzichtelijk weergeeft. Samen zochten we pimp gewijs naar een leuke, attractieve en handige lay-out vorm.

Januari was een speciale maand voor de nationale vergaderingen (verbondscommissie, beheerscommissie, pedagogische commissie en de gouwvoorzitters). Op 8 en 9 januari trokken we met zijn allen naar Den Brink voor de 24-uur van beleid en uitwisseling. Een weekend met twee pijlers: enerzijds een stevige denktank om aanzetten te geven voor projecten voor de komende 3 jaar, anderzijds een informeel netwerkmoment. Plezant was het alleszins, kwamen er zeker aan bod:

• voorbereiding 3 voorstellen jaarthema 10-11 door de pedagogische commissie
• kennismaking, uitproberen veiligheidsspel, pintje pakken
• aanzet tot een reeks projecten: loopbaan van de vrijwilliger, overbrengen pedagogische inhoud, aanpak regio's zonder scouts- of gidsengroepen, continuïteit in kennisoverdracht, afstemmen van communicatie op de doelgroep, diversiteit, aanspreekpunten voor groepen, verbetering administratieve processen
• het verloop van de kritische kijk op de structuren wordt bijgestuurd
• uitwisselingsmomenten over: zingeving, medewerkers soigneren, hoe gaat het in de gouw, recruteren van vrijwilligers, inhoud van vorming, organistatie van vorming, relatie gouwen - pedagogische, akabeleiding, budgetten, HO
• de beheerscommissie bekeek ook nog: inschrijvingen medewerkers op HO, afval op HO, beheerders geven vorming op HO en we stimuleren de commissarissen en voorzitters om dat ook te doen, drankbeleid op HO.
• de pedagogische commissie en verbondscommissie hadden het ook nog over: het plan HO, de feedback gaat naar de HO-commissie.

• Een aanzienlijk gedeelte van de administratieve werktijd wordt besteed aan het laten betalen van facuturen. Terwijl dit bij groepen al vrij goed zit, blijven er nog wel wat individuele facturen om allerlei redenen onbetaald. We bespraken zowel de rappel procedure als mogelijkheden om niet betalingen te vermijden. We besloten om inschrijvingen voor allerlei evenementen zoveel mogelijk de betaling op voorhand te laten gebeuren. Een koppeling van de betaling bij de inschrijving levert zowel voor de deelnemer, het nationaal secretariaat als de event organisator voordelen op. Een bijgewerkte rappelprocedure (voor nu en na de nodige IT aanpassingen) wordt opgesteld.
• De missie van onze IT dienst en de jaarplanning werd besproken. Verschillende modules zullen ontwikkeld worden die niet alleen voor het nationaal niveau interessant zijn maar ook voor de rest van de structuur en in een latere fase voor de groepen. Een nieuwe projectmethode werd opgesteld met de nodige aandacht voor het betrekken van de klanten van een module in het ontwikkelproces. Er is nog altijd vraag naar meer projectleiders met een feeling voor IT maar vooral projectaanpak ervaring.
• We namen kennis van de uitbreiding van de commissie Hopper Winkel met 4 experten op het vlak van retail en communicatie. We zijn nu nog verder op zoek naar een expert(e) op het vlak van verkoopscompetenties om ons winkelpersoneel bij te staan.
• We gaven inpunt aan thema's die later dit jaar op de agenda staan, namelijk de gouwinfrastructuur en de financiële regeling van Open Kampen.
• Een toelichting over de levencyclus van de vrijwilliger deed ons stilstaan bij de de dingen die we goed doen en waar we nog werk aan hebben bij het verzorgen van onze vrijwilligers. Er is al heel ontwikkeld voor het recruteren en het vormen van onze medewerkers tot een bedanking op het einde van een engagement, maar de periode ertussen blijkt nog braakliggend terrein te zijn. Mentoring en coaching zijn hier eventueel oplossingen.

• Het internationale project Flamboree kan tevreden terugkijken op zijn resultaat, ook financiëel. Dit project is enkele maanden na datum boekhoudkundig afgesloten, een mooie prestatie. Enkel de herinneringen blijven nu nog hangen. Naast de ondersteuning van de begroting van het nationaal secretariaat voor het coördinerende team is dit project kostendragend geweest. Het kleine overschot wordt, met een voorbehoud van nog onvoorziene mogelijke kosten, in het Hopper jeugdverblijf de Kluis geïnvesteerd.
• Voor het komende groepsleidingscongres werden enkele aanvullende bemerkingen op de brainstrom van de verbondscommissie gegeven. Enerzijds de activiteit, het spel van scouting en anderzijds de vrijwilliger in al zijn hoedanigheden (verantwoordelijkheid, engagement, evc, …) werden weerhouden
• Ter voorbereiding van de verbondsraad werd de nota rond de organisatie van een Trapper element door een gouw, dienst, commissariaat of ploeg bestudeerd. De verschillende opmerkingen worden verwerkt in een nieuwe samenvattende nota.
• We bespraken de gebruiksvriendelijkheid en impact van onze online diensten. Vindt leiding zijn ding op de website, geraken ze tot op de juiste pagina's en is de inhoud makkelijk te verwerken. Enkele tips ter verbetering zoals regelmatige updates op de home page naar achterliggende info, gebruik van groepswerk en ondersteunende zoekmogelijkheden in brochures en op de site, werden geformuleerd.
• De deelnemers aan de Scout Academy 09 gaven een overzicht van de thema's waarvoor men zich had ingeschreven en bespraken een werkvorm wat uitgebreider,nl de methodiek van Open Space, misschien een aanrader voor het volgende groepsleiderscongres.

• In de beleidsnota wordt aangegeven dat we onze voortgang van de uitvoer van acties uit de BN en het behalen van de vooropgestelde indicator waarde beter willen beheren. Een brainstorm over het werken met projecten en de verschillende elementen van opvolging werden besproken. Heel wat ideeën om te verwerken en onze IT medewerkers aan de slag te laten gaan.
• Hoeveel moet dat kosten mevrouw? Groepen en takken hebben verschillende manieren om het financiele verhaal van de werking te doen kloppen. Hoeveel wordt er extra gevraagd als lidgeld, hoeveel bedraagt de kampprijs, … en hoe zit dat met de financiële drempels. In uitbreiding van een onderzoek in gouw Apen en Heide willen we dit nationaal in kaart kunnen brengen na een verdere verfijning van de vragenlijst. Daarna kunnen we een actieplan opstellen op basis van deze bevindingen. Een kleine werkgroep werd opgericht open voor andere geïnteresseerden.
• Tenslotte lieten we ons inspireren door Goedele, Humo, Flair om 'cut & paste“ gewijs het gewenste imago van de b-com uit te drukken.

• We evalueerden Herfstontmoeting nieuwe stijl positief, ook op het vlak van de organisatorische verbeteringen (barcode, geen bonnen, busvervoer experiment,…) en maakten een lijstje van punten ter verbetering. Op de zondagsmarkt werd het actieve aanbod door de deelnemers gesmaakt. Zaterdag hadden alle gouwbeheerders succesvol vorming gegeven op de verschillende takgronden, een werkwijze die de andere gouwbureau leden alleen maar jaloers kan maken .
• We vulden de jaaragenda in met veel aandacht voor lokalen en veiligheid. We maken ook weer voldoende ruimte voor eigen vorming en thematieken die de lokale leiding kan ondersteunen.
• Vervolgens voegden we de daad bij het woord door ons te vormen rond verandermanagement bij pinguins, brandveiligheid van lokalen en improvisatie theater met stemoefeningen
• Omdat we merken dat ideeën niet altijd even snel tussen vergaderingen geconcretiseerd geraken, werkten we in groepjes aan onze projecten (veiligheidsspel, O&W artikel en een hulpmiddel om nieuwe GB's van hun functie inhoud op de hoogte te brengen).
• Samen met de leden van de pedagogische commissie verdiepten we ons in het invenateriseren van de noden van onze leiding en mogelijkheden om onze sterke inhoud tot bij deze leiding te krijgen. Wegen zoals producten, tijdschriften en DC communicatie bereiken reeds een doel, maar we zochten naar andere technieken om meer impact te hebben
• Tenslotte formuleerden we een advies aan groepen om geen BTW nummer aan te vragen en enkel financiële inkomsten te hebben die de groepswerking en speciale projecten (nieuwe lokaal, tenten, …) ondersteunen. Financiële inkomsten voor persoonlijke doeleinden willen we niet via een Scouting groep laten verlopen.

• We kregen verslag over een student-onderzoek over de kennis en kwaliteit van ons verzekeringsaanbod. Blijkt dat het aanbod zeker goed scoort, maar dat onze leiding slecht gebrekkig op de hoogte is van het aanbod, de mogelijkheden en beperkingen. Dus nog werk om zowel de communicatiewijze als de frequentie verder te verfijnen.
• We bespraken ook de mogelijke andere vervoersmogelijkheden voor H.O. een via je gouwbeheerder kan je meer info verkrijgen, we houden in eerste fase experimenteel. Ook belangrijk op H.O. is het thema 'voorafbetalingen'. We besluiten dat het te vroeg is om hier dit jaar reeds veranderingen voor in te voeren, maar een lijst van pro's en contra's is nu opgesteld.
• We ontvingen met plezier de status van het ecologie dossier van de Hopper Jeugdverblijven. Met behulp van een zeer uitgebreide checklist worden duurzame verbeteringen gestimuleerd en gemonitord. Mooi werk.
• De taakraadmap werd even live bewonderd, bijna klaar voor distributie via de Hopper Winkels. Een product getrokken door de pedagogische commissie in samenwerking met de beheerscommissie. Dit vraagt om herhaling.
• Na de evaluatie waarin vorming, catering en sfeer goed scoorden en waar er naast experimentele technieken ook meer plaats mag zijn voor 'grotere' discussies en andere methodieken, namen we afscheid van twee sterke beheerders, Annemie en Kristof. Bedankt voor jullie jarenlange inzet voor de gouw maar ook de opbouwende, vormende en inspirerende aanpak op nationaal niveau.

• In verschillende gouwen staat de aflossing van de wacht op het programma en om de rekrutering van nieuwe beheerders te ondersteunen, stelden we een lijstje op van aandachtspunten die je als startende vrijwilliger best meekrijgt. We maakten een indeling rond de belangrijke thema's (verzekeringen, financiën, lokalen, …), de praktische werking van een gouw, de aanzienlijke lijst van vergaderingen en de verschillende vormingsaspecten.
• Met behulp van Skype gingen we in kleinere groepen aan de slag om tot de volgende conclusies te komen:

1. In het volgend werkjaar bekijken we de werkwijze van de externe beleggingsportefeuille
2. Binnen de administratie kijken hoe facturen soms best persoonlijk zijn en op andere momenten op de naam van een groep, district, gouw
3. Om goede nieuwe kandidaten voor de functie van gouwbeheerder te spotten is het belangrijk om voldoende te netwerken, niet alleen binnen de gouwmedewerkers. Directe communicatie werkt beter voor dit soort functies dan algemene informatiebrieven.
4. Het concept voor zondagochtend op de markt van H.O. werd goed bevonden, nu nog enkele medewerkers vinden

• We degusteerden tenslotte enkele wijnen die we voorstellen aan de commissie Hopper Jeugdverblijven om mee op te nemen in ons aanbod, een gender issue.

• Naar jaarlijkse gewoonte bekeken we de impact van de indexering op het bedrag van het lidgeld. Dit wordt voor 2009-2010 verhoogd naar 25,40 euro. Ook starten we de vergelijking met andere organisaties en willen we de redenen beter communiceren waarom dit bedrag nodig is.
• Op Herfstontmoeting zullen de beheerders met verschillende thema's de takgronden van inhoud voorzien. 11 aanbodjes zijn ambitieus, we zullen beroep doen op enkele ex gouwbeheerders.
• De indexatie heeft ook elk jaar zijn impact op de prijzen op Herfstontmoeting. Dit jaar komt daar ook nog een extra nacht en maaltijden bij. Dit brengt de prijs op 25 euro voor de deelname.
• Met de hulp van Joke kregen we inzicht in de resultaten van het lokalenvisa onderzoek. We stelden vast dat nog er nog heel wat gegevens van groepen ontbreken maar ook dat er nog wat schort aan de veiligheid van onze lokalen. Het volgend werkjaar wordt dit een belangrijk aandachtspunt.
• Stefan en Els brachten ons op de hoogte van de financiële kant van Flamboree. Door de nauwgezette opvolging kan er op tijd ingegrepen worden waar nodig.
• In een vorming door Dimitri over de Learning Organisation zagen we dat we goed bezig zijn op heel wat aspecten. Toch konden we nog enkele verbeterideëen formuleren zoals het creëren van meer mogelijkheden tot horizontale communicatie.
• In de varia kwamen nog de verzekeringsenquete aanbod waarbij we een onbekend volledige aanbod hebben. Communiceren is opnieuw de boodschap. We plannen ook nog opnieuw de rappel voor betaling procedure.

• Het nieuwe Trapper weekend voor ervaren leiding zal voor een deel door de gouwen, ploegen en commissariaten worden georganiseerd. We dachten na over de praktische kant: hoe inschrijven, wat mag het kosten, wie betaalt wat, wat met het materiaal? Een eerste brainstorm wordt verder in een discussienota gegoten en hierover wordt dan een volgende keer beslist
• Op herfstontmoeting zullen de beheerders vormingen geven bij de verschillende takgronden. Op zondagochtend voorzien we een infotainment verhaal op de markt. Of de beheerders er even flitsend als op het methodiekenweekend staan, blijft een verrassing. Maar dat er iets te winnen valt is al duidelijk.
• Uit de beleidsnota 2010-2012 haalden we de operationele doelstellingen toegewezen aan de beheerscommissie aan en bespraken mogelijke acties voor de planning van volgend jaar. Prioriteit werd toegewezen aan de opvolging van het lokalenvisum, een (t)huis voor elke gouw, de online beschikbaarheid van informatie over veiligheidsaspecten en de rapportering van de financiele indicatoren.
• Van beheerders voor beheerders: onder dit motto was er vorming over toegepaste Excel, Access, wafelgebaseerd begroten en fruitcake analyses (we besloten o.a. dat een reserve van twee maal de jaaromzet voldoende is op gouwniveau)
• We zaten aan een hoog tempo samen met ploeg Vorming om elkaar wat beter te leren kennen en hier mee aan de slag te gaan. Er bleken nog vele wederzijdse mistverstanden te zijn. (werkwinkel)Materiaal is er maar vindt zijn weg niet, imago is stereotiep, … en er is veel overlapping (bv reeds bestaande e-learing ontwikkeling).
• Beheerders zijn drukbezette mensen en om thuis alleen nog eens achter de PC te kruipen voor een artikel in Over & Weer, lukt niet altijd. Vandaar een schrijverssessie dat vier artikels zal opleveren voor het volgende werkjaar rond archiveren, de takkas, verzekeren en begroten in projecten. Allen gericht naar de lokale groepen.
• In de zondagochtend sessie vulden we de agenda voor het volgende werkjaar aan met thema's rond interne vorming, imagowerk, innovaties in de organisatie, samenwerkingen in de structuur en enkele klassiekers. Creativiteit genoeg: het startpakket voor een beginnende GB, running scripts voor onze ww's, slaapkamertochten op de jeugdverblijven, duurzaamheid in al zijn aspecten, (een heleboel engelse termen), transparantie in de gouwboekhouding, hoe verder met het Scouts en Gidsen Vlaanderen fonds, impact van de nieuwe Hopper winkels, 0,7% ook voor gouwen?, de wirwar van IT, werkingsbudgeten en projectbegrotingen, en tenslotte het vernieuwde imago op basis van de prius, baloe, magritte en la chouffe beeldvorming
• Het veiligheidspel werd met de bemerkingen van de verbondraad bijgewerkt en ziet hopelijk spoedig een breder daglicht.
• Tenslotte werden de verkleedkleren boven gehaald om video en statisch beeldmateriaal voor de werkwinkel verzekeringen vast te leggen. Komt dat zien, komt dat zien.
• Zaterdagavond en zondagnamiddag werd de fysiek getest met een crimineel stadspel in Brugge en een mountainbiketocht over de lokale heuvels.
• We bespraken ook nog kort de stand van zaken van Flamboree, de takraadmap, het idee van werkwinkel VZW, voorbij en aankomende openingen van Hopper winkels, en de idee van een nieuw vuurfeest.

• Nadat de nieuwe commissaris Financiën op de verbondsraad werd bekrachtigd, volgde een afsprakenlijst met een opsomming van opdrachten op korte, middenlange en lange termijn. Belangrijke aandachtspunten zijn het ontwikkelen van een dashboard voor de financiële cijfers, het verbeteren van projectbegrotingen en andere mogelijke financiële inkomstenbronnen prospecteren.
• Op Herfstontmoeting new style zullen de beheerders op zondagochtend de markt opfleuren met een kaffee concept waar je gerust een idee teveel mag opdoen, er zullen geen blaascontroles zijn. Met behulp van ex beheerders zal het nieuwe jaarthema alle eer aangedaan worden. Daarnaast vullen we zaterdagnammiddag nog steeds het eerste vormingsblok in en zullen met de verschillende takcommissariaten overleggen welke thema het beste past.
• Een eerste aanzet tot een financieel plan voor Hopper winkel werd besproken. Om een rendabele winkel te zijn, zullen de investeringen van de voorbije jaren en die de volgende twee jaar gepland staan in een stevige omzet verhoging moeten resulteren. Dit zal enkel lukken als ook gouwen en groepen lokaal meer klanten tot onze winkel leiden. Dit plan zal verder verfijnd worden en nog aan het bestuur voorgelegd worden.
• Nadat dit op het bestuur reeds voorgesteld werd, kregen we ook hier het IT plan voor 2009 toegelicht. Een specifiek item rond het lokalenboekje werd voor advies aan de commissie jeugdverblijven en de betrokken stafmedewerker bezorgd.
• We bespraken verder nog de planning van het planningsweekend, einde maart. Tijdens de varia werden we uitgenodigd op de opening van het nieuwe gouwhuis annex Hopper winkel in Harelbeke.

• Een nieuwe lidkaart is in aantocht. In de plaats van een jaarlijkse papieren versie gaan we voor een levenslange plastieken kaart die tegelijkertijd de kortingskaart voor Hopper winkel en de Banier is. Op deze kaart komt er een barcode die in de toekomst ook voor verschillende andere toepassingen kan gebruikt worden.
• De brainstorm over verbeteringen van enkele praktische zaken op HO (maaltijdbonnen, webinschrijvingen, aanwezigheid op het vormingsmoment en bijhorend attest en het vervoer van en naar de HO plaats) werden met behulp van de zes hoeden besproken. Voldoende ideeën om minder papier en administratie te hebben maar tegelijkertijd toch betere informatie voor de gouw, het nationaal secretariaat en de werkwinkel begeleiders. We gaan er nog verder mee aan de slag om tot beslissingen te komen, ook in functie van het uiteindelijke HO plan.
• De beheerders gaven vervolgens hun input over de noodzakelijke en andere relevante thema's van de Trapper cursus. Naast een stukje verzekeren en aansprakelijkheid leken kennis over lokalen, projectwerking en de financiële takwerking weerhouden.
• De nieuwe VZW, een goed idee? is er. Een lijvige bundel met alle aandachtspunten voor het werken met een VZW van oprichting, beheer en afsluiting met voorbeelddocumenten en een discussie werkwinkel. Binnenkort in Hopper Winkel en op de website terug te vinden.
• Een toelichting over netwerken bracht ons weer verder in het delen van onze passie en het starten van een gesprek met misschien wel tot dan toe vreemden.
• Er werd vervolgens nog beslist om zowel het rekeningnummer als het e-mail adres van de groep in de groepsadministratie als een verplicht veld op te nemen. We stelden de nieuwe commissaris financien voor en werden op de hoogte gebracht van het resultaat van het spaarfonds van Scouts en Gidsen Vlaanderen.

• De evenementenverzekering wordt vanaf volgend jaar actief. Dit wil zeggen dat voor niet scouting activiteiten er nu ook nationaal een verzekering wordt aangeboden, bv voor grote fuiven. De preciese criteria over wat dan wel of niet buiten onze gewone verzekering valt, vind je terug in een nota die met een volgende zending
• De beheerders wisselden uit rond hun gouwwerking, hoe zit het met het financieel plaatje, de districten en hun ondersteuning, het zoeken van vrijwilligers, en de gouwbehuizing met het bijhorende materiaal.
• Nog twee goedkeuringen op de vergadering. Op voorstel van de stuurgroep diversiteit keurden we twee nota's goed. De groepsadministratie kan voor de Open kamp deelnemers gebruikt worden om de administratie te ondersteunen en het gehalveerd lidgeld wordt voor een inschrijving in de tweede jaarhelft tot één vierde van het jaarlijks lidgeld herleid.
• In navolging van de vergadering in oktober gingen we aan de slag met enkele verzekeringsvraagstukken. Eén groepje dacht na over de communicatie naar ouders. Een tweede ging aan de slag rond creatieve werkvormen voor de werkwinkel en een derde zette een boompje op rond hoe een weg te vinden in de juiste poliskeuze.
• In het vormingsgedeelte hadden we het over de kwaliteitswerking: we circuleerden in een PDCA verhaal over de EFQM blokken naar een MOT cirkel. We zagen dat we al veel goed doen, maar dat kwaliteit geen doel is maar een reisweg
• In de varia ging het over zeescouts die later opstarten, kampprijzen, de kennedy tunnel, het nieuwe onkosten formulier, kaartjes met kleurende cijfers, trouwaankondigingen, wiki's en activiteiten van gouwen en nationale ploegen op het zelfde moment.

• We plannen de nota rond duo-legaten voor het verbondsbestuur en geven ook groepen via de nationale vzw de mogelijkheid om hiervan te genieten.
• Om de werkgroep takraadmap input te geven rond organisatorische en financiële hulpmiddelen werd lustig gebrainstormd met het uitgangspunt wat een takleider zou nodig kunnen hebben. Deze informatie gaat nu weer verder naar de werkgroep.
• We keurden de nieuwe eenvormige methode goed voor de prijsbepaling van vergaderaars aan nationale (plan/start)weekends. Bedragen en indexatie mechanisme wordt identiek aan dit van de voorbereidende dagen op Herfstontmoeting en de andere kosten worden door de organisatie gedragen. Dit is niet van toepassing voor weekends waar je als deelnemer aanwezig bent (methodiekenweekend, DC-going, …) die een eigen deelnemerskost hebben op basis van het project.
• De deelnemers aan de Scout Academy brachten verslag uit van de verschillende thema's er aanbod zijn gekomen. Dit ging in hoofdzaak rond advanced management (organisatieontwikkeling en voortbestaan, goed beheer (transparant en democratisch), kwaliteitswerk, FLIP) en financial management (fund raising). Men wil hier graag verder aanbod rond ontwikkelen in onze beweging (op het planweeken en methodiekenweekend).
• In de varia werd verslag uitgebracht over het gesprek met Petercam (er zal een duidingsbrief worden opgesteld voor alle betrokkenen), bekeken we de vertegenwoordiging in de werkgroep H.O., Noord-Zuid, O&W redactieraad, kregen we verslag uit de spelregelcommissie over deze vergadering en werden nog enkele andere punten aangehaald.

• De beheerders bekeken de impact op de gouwwerking van het nieuwe vormingsplan als uitloper van het groepleidingscongres en verwelkomden de mogelijkheid om als niet kaderdager ook mee beheersmatige thema's in een vormingsinitiatief te begeleiden. We werken verder aan laagdrempelige methodieken en mogelijkheden om nieuwe begeleiders voldoende achtergrond te bieden over de beheersmatige en organisatorische thema's.
• We kiezen ervoor onze verzekeringspolis niet verder uit te breiden en beter te communiceren over wat het aanbod van verzekeringen via Scouts en Gidsen Vlaanderen al dan niet inhoud. Een aangepaste brochure, ander communicatiekanalen zoals groepswerk, O&W, website, kleine gids, takraadmap, … moeten hiervoor beter ingezet worden met een instap vanuit de vraagsteller.
• De VZW brochure update werd goedbevonden en zal voor release nog aangevuld worden met een inhoudelijk kader over het waarom en hoe we een lokale vzw structuur zien worden opgezet.
• De beheerscommissie stelt tenslotte voor om bij de begrotingswijziging van mei het lidgeld te indexeren. Daarnaast moet er een onderzoek opgestart worden naar de lidgelden en uitgavenwaaier bij andere jeugd en jongeren organisaties om enerzijds uit de verschillen te leren en anderzijds onze extra troeven te kunnen communiceren. De indexering wordt mee opgenomen in de begrotigingswijziging van Mei '09.

• Het jaar startte met een 24 uren waarin het vormingsaanbod van de beheerders op Herftsontmoeting goed werd bevonden met ruimte voor meer deelnemers en er tijdens het jaar zal nagedacht worden over de inschrijvingsmodule en zijn praktische toepassingen, ook het eetbonnen systeem vraagt om wat aandacht.
• Meer en meer ongelukkige situaties gebeuren waarbij het voor ouders en leiding onduidelijk is of dit door de verzekering wordt gedekt. Terwijl oude en nieuwe beheerders nog eens van de werkwinkel verzekeren genoten worden zowel acties ondernomen rond een betere communicatie naar leiding en ouders enerzijds en een mogelijk nieuwe kijk op onze verzekeringspolis anderzijds.
• In functie van een transparanter financiële werking werd het nieuwe voorstel van begrotingswerkwijze, onkostenformulier en goedkeuringsproces besproken.
• Het veiligheidsspel, dat de thema’s uit de speel op veilig onder de aandacht brengt, werd samen met de leden van de pedagogische commissie gespeeld en met de nodige tips zal hier aan verder gewerkt worden tot een bruikbare speeldoos.
• Een verslag vanuit Scouting wereld en Europa over conferenties en gevolgde vormingen gaf een leuk internationaal tintje aan de vergadering.
• Tenslotte gaven we ook input aan de administratieve en financiële elementen voor de nota rond grote projecten. Om zeker te zijn dat dit stukje tekst binnen 100 jaar nog steeds leesbaar is bespraken we de verschillende aandachtspunten bij het archiveren van verslagen, publicaties en ander materiaal op zowel nationaal, gouw als groepsniveau. Een artikel in O&W staat hierover op de agenda.