Wanneer er geen onkosten in een aanvraag zitten kan je naargelang je in het verleden je bankrekeningnummer al eens hebt ingevuld je bankrekeningnummer ofwel aanpassen ofwel invullen. Indien je geen geldig nummer geeft zal er een boodschap gegeven worden dat je nummer niet geldig is vanaf het moment dat je de onkost wilt toevoegen. Vanaf dat er een onkost inzit zal je je bankrekeningnummer niet meer kunnen aanpassen ( of je moet alle onkosten verwijderen).

Selecteer hier de datum van je onkost. Wanneer je een foutieve datum ingeeft zal hier een boodschap te voorschijn komen vanaf het moment dat je de onkost wilt toevoegen. Gebruikershandleiding Systeem Vervoer-Onkosten 5 De standaard datum is de datum van vandaag.

Vul hier je vertrekplaats in. Gelieve hier een stad of dorp in te geven.

Vul hier je aankomstplaats in. Gelieve hier een stad of dorp in te geven.

Hier kan je kiezen uit “eigen” of “openbaar” naargelang welk soort vervoer je hebt genomen tijdens je vervoer onkost.

Dit tekstveld komt te voorschijn indien je gekozen hebt voor “eigen” bij Soort vervoer. Indien dit te voorschijn komt moet je hier een getal ingeven anders zal hier een boodschap te voorschijn komen dat je een getal moet invullen. Indien je gekozen hebt voor “openbaar” zal je hier geen rekening met moeten houden.

Dit tekstveld komt te voorschijn indien je gekozen hebt voor “openbaar” bij Soort vervoer. Indien dit te voorschijn komt moet je hier een getal ingeven anders zal hier een boodschap te voorschijn komen dat je een getal moet invullen. Indien je gekozen hebt voor “eigen” zal je hier geen rekening met moeten houden.

Een vergadering, activiteit, e.d. met aanduiding van: tak, dienst, tijdschrift, enz…

Selecteer hier waar dat de activiteit, vergadering, e.d. mee te maken had. Controleer dat dit zeker juist is want adv deze begroting wordt de deelverantwoordelijke geselecteerd die de onkost al dan niet moet goedkeuren.

Indien je een onkost hebt ingevoerd die eigenlijk niet helemaal correct is kan je deze wijzigen zolang dat je de kostennota nog niet verstuurd hebt. Door middel van het icoontje kan je deze onkost wijzigen. Je wordt doorverwezen naar een nieuwe pagina.

Op deze pagina kan je je vertrekplaats, bestemming prijs of aantal km, Omschrijving en Begroting nog aanpassen. Indien dit juist is druk je op de knop onkost aanpassen. Je onkost zal aangepast zijn en je wordt terug doorverwezen naar de normale pagina “Onkosten formulieren invullen”.

Indien je een onkost hebt ingevoerd die eigenlijk helemaal fout is ofwel niet van toepassing is kan je deze verwijderen zolang dat je de kostennota nog niet verstuurd hebt. Door middel van het icoontje kan je deze onkost verwijderen.

OPGELET: Vanaf dit moment is de onkost helemaal weg en kan je ze niet meer terug ophalen!

Als je klaar bent met het invoeren van onkosten klik je op “Klaar met onkostennota” of op “Later Verder doen”. De aanvraag wordt in het eerste geval geregistreerd en er wordt er een notificatie verstuurd naar de deelverantwoordelijken die de ingegeven onkosten moeten valideren. In het tweede geval wordt de aanvraag geregistreerd als “nog in de maak” en wordt er nog geen notificatie verstuurd. Indien je geklikt hebt op “Klaar met onkostennota” zal je een boodschap krijgen of je dit wel zeker wilt doen. Indien je akkoord gaat word je doorverwezen naar een pagina waarin staat dat je aanvraag verzonden is plus de datum wanneer de aanvraag verzonden is.

Wanneer een onkost gevalideerd wordt door de deelverantwoordelijke krijg je een mail aan met bericht of je onkost al dan niet goedgekeurd is. Maar om nu een overzicht te zien van welke onkosten er nog open staan ga je in het menu naar 'Onkosten→Status ingestuurde onkosten' om zo een zicht te hebben op welke onkosten er nog gevalideerd moeten worden door de deelverantwoordelijken.

Wanneer je je kostennota hebt verstuurd kan je de status bezien of een bepaalde ingevoerde onkost al dan niet is gecontroleerd. De onkost kan verschillende statussen hebben.

De onkost is gecontroleerd door de deelverantwoordelijke en is goedgekeurd.

De onkost is gecontroleerd door de deelverantwoordelijke en afgekeurd.

De onkost is nog niet gecontroleerd door de deelverantwoordelijke.