De jaarovergang

Tijdens de jaarovergang maken we onze database klaar voor het volgende werkjaar. Dat houdt in dat we:

• laatstejaars automatisch overzetten naar hun nieuwe tak. Enkele voorbeelden: een tweedejaars kapoen (meisje) wordt kabouter, een tweedejaars kapoen (jongen) wordt welp. Derdejaars gidsen en verkenners worden jins. Jins worden niet automatisch overgezet naar een leidingsfunctie. Dit moet de VGA zelf doen.
• niet-betaalde leden schrappen. Zorg er dus voor dat je lidgeldfacturen tijdig betaald worden.
• lidnummers herberekenen (enkel indien de geboortedatum moest verbeterd worden in het laatste jaar).
• een aantal interne controles laten lopen en gegevens verzamelen voor onze statistieken.

Tijdens de jaarovergang is de groepsadministratie niet altijd beschikbaar. We brengen de VGA's hiervan tijdig op de hoogte. Na de jaarovergang kunnen VGA's starten met het invoeren van nieuwe leden en het aanbrengen van wijzigingen voor het nieuwe werkjaar.

Voor het eerst konden groepen kiezen om geen automatische overgang te hebben. Een zeer beperkt aantal maakte hier gebruik van. Onderstaande tekening toont het aantal leden dat automatisch werd overgezet naar hun nieuwe tak tijdens de jaarovergang van werkjaar 2011-2012 naar 2012-2013.