Verslag uit het Verbondsbestuur

Ter inleiding: Het Verbondsbestuur is de raad van bestuur van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Ze komt minstens achtmaal per jaar samen en is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de beleidslijnen die door de verbondsraad worden bepaald. De raad van bestuur bestuurt, vertegenwoordigt en verbindt geldig de vereniging, zonder bijkomende machtiging van de algemene vergadering, in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen.

Het Verbondsbestuur bestaat uit de verbondsvoorzitter, de verbondscommissaris, de verbondsbeheerder, één takcommissaris, één gouwcommissaris, één gouwbeheerder, de commissaris Hopper jeugdverblijf, de commissaris Hopper winkel, één adjunct-verbondscommissaris, de commissaris financiën, de commissaris informatica en de verantwoordelijke bestuurszaken. De laatste vier hebben geen stemrecht. De Verbondsraad kan nog andere leden in het verbondsbestuur coöpteren.

• Investeren met impact
• Stand van zaken IT audit
• Terugkoppeling weide Marcel Merkenveld
• Afsprakennota gouw Limburg
• Varia

Extra verbondsbestuur

• Weide Marcel Merkenveld
• Langetermijn begroting
• Varia

• Personeelsplanning 2017
• Weide Marcel Merkenveld
• Coöptaties
• Evaluatie bestuur
• Varia

Beheerscommissie & verbondsbestuur:

• Verslag IT audit
• FEAX onze vermogensbeheerder
• Varia beheerders
• Afsprakennota gouw Limburg
• Uitzonderlijke afschrijvingen
• Verslag bureau/verslag MT
• Varia's bestuur

• Uiteenzetting door Prof. Dries Van Nieuwenhuyze over het stuurbaar maken van je organisatie, strategisch denken en uitvoeren, op zoek gaan naar de lagging en leading indicators, de strategiekaart kritisch bekeken
• Aankoop grond De Brink besproken en beslist
• Bedanking Christophe

• Het preventiebeleid: onze plannen voor 2017 werden toegelicht door Piet Termont, onze preventie-adviseur
• Het afstemmen van studiedienst, communicatiebeleid, jeugdbeleid en externe vertegenwoordiging → welke rapporten zijn nodig voor welke doelgroep
• Terugkoppeling uit het managementteam

• Terugkoppeling van The Academy
• Evaluatie projectwerk
• Jaarplanning deel 2
• 20% aangroei reserves: toelichting door de VB
• Terugkoppeling vanuit verbondsbureau en managementteam
• Varia: website-geschiedenis niet volledig

• Reservevorming: hoe voldoen aan de regels van de Vlaamse Regering
• Investeren met impact volgende stappen bespreken
• Stavaza Vrienden van
• Impactmeting: terugkoppeling door Christophe uit vorming Prof. Van Nieuwenhuyze
• Varia's: extra bestuur plannen, ombudspersoon voor nieuwe samenstelling verbondsbureau bij vragen/opmerkingen, afsprakennota gouw Limburg en gouw Oost Brabant

• Investeren met impact: doelstellingen verscherpen, stappenplan verfijnen, aanpak 24u vh beleid bespreken
• Jaarplanning opmaken deel 1
• Verslag uit andere vergaderingen
• Varia: Futureproof, IT audit, zomerpermanenties

• Het duurzaam investeringsplan
• Aankoop grond De Kluis perceel 345 / A

• Terugkoppeling van inputmoment Futureproof
• Trajecten van de organisatie
• Duurzaam investeren
• Subgroepje Duurzaam investeren ‘een stappenplan’
• Subgroepje Duurzaam investeren: welke ideeën leven bij het bestuur
• Peter Wollaert wat doen we met zijn adviezen?
• Een terugkoppeling en conclusies. Wat nemen we op in de trajectenlijst?
• Terugblik op dit dagje
• Varia : Team kamp-vragen,Een extra staffer,Opvolging verbondsbestuur vanuit staf volgend jaar

• Update zaak Bornem ( sterfgeval )
• Update zaak Duffel-Mijlstraat ( treinincident )
• Update zaak Hoevene ( brandwonde )
• Terugkoppeling VC-verkiezing
• Stavaza opening Scoutshuis
• Gouwhuis Oost-Brabant
• Langetermijnbegroting

• Financien Scoutshuis
• Terugkoppeling omkadering staf
• Spreidingsplan Hopper winkels aka stand van zaken Hopper Winkel
• Functieomschrijving verantwoordelijke kennisbeleid en personeelsbeleid

• Hoppers 3

Hopper Winkel Hopper Jeugdverblijven

• Opening Scoutshuis
• Visietekst netwerken
• Terugkoppeling omkadering staf
• Agenda bestuur komende maanden

• Goedkeuring Jaar Actieplan Veiligheid 2016
• Netwerken : doelstelling(en) en doelgroep(en) verder scherper krijgen
• Stand van zaken Sint-Tarcitius Geel

• Netwerk : doelstelling(en) scherper krijgen, doelgroep(en) scherper krijgen
• Dodelijk ongeval te Bornem : stavaza
• Jamboree : resultaten
• Scoutsnet : stavaza

• Kost opening scoutshuis
• Mobiliteit nav verhuis scoutshuis
• Netwerken

• Bekijken lopende trajecten
• Jaarplanning
• Aankoop of huur voorstel locatie Oost-Brabant
• GSat of global support assessment tool (wosm)
• Gronden Merkenveld en De Brink
• Dagvaarding Scoutnet

• Voorstel van Feax ( adviseur voor ons financieel beheer )
• Externen in de raad van bestuur

• Terugkoppeling uit 360°-gesprekken : managementteam licht belangrijkste highlights toe.
• Doelstellingen managementteam : we bespreken wat - bovenop de standaardpakketten - de doelstellingen voor het managementteam voor verschillende uitzonderlijke trajecten zijn.
• Stavaza Financiën scoutshuis
• Contracten van bepaalde duur : Zijn er contracten die niet door 2 bestuurders hoeven getekend te worden? Annemie doet een suggestie.
• VZW VVKSM : Al enkele jaren stellen we ons zelf de vraag of het nog zin heeft om 2 vzw’s te behouden. We bekijken de pro’s en contra’s ter start van de discussie.
• Bekrachtiging Afspraken nota’s gouwen.
• Financiële stavaza projecten : Hoeveel van de projectpot is al begroot? Hoeveel is er al opgebruikt? Een financiële stand van zaken van de projecten van 2015.“
• Gecoöpteerde bestuurders : Welke profielen lijken ons goede ideën
• Een Gouwhuis voor Oost-Brabant: We bekijken samen met het gouwbureau van Oost-Babant wat er sinds april gebeurd is en welke pistes we verder willen bewandelen.
• Debriefing Bornem : Christophe en Pieter lichten even toe hoe de ondersteuning van het sterfgeval is gelopen; welke stappen we achteraf hebben ondernomen in de procedure en welke de mogelijke (juridische) scenario's voor de groep zijn.
• Goedkeuring giften (fiscale giften)
• Terugkoppeling Peter Wollaerts.

• Bestuurdersaansprakelijkheid. Wat houdt het juridisch eigenlijk in “bestuurder” zijn? Wat komt daar bij kijken?
• Strategische doelen organisatie en beweging. De Raad van bestuur zijn opdracht is “het strategisch” beleid de strategische visie, maar wat is deze eigenlijk?
• Stavaza Netwerkevent. Het netwerkevent krijgt vorm. We lichten dit graag toe.

• opvolging budget Scoutshuis
• aanvulling op de nota Een (t)uis voor iedere gouw
• gouwbehuizing gouw Oost-Brabant
• nota projecten / IT
• opstart selectiecommissies staffers
• stavaza netwerkevent
• keuze vermogensbeheerder

• langetermijnspersoneelsplan : wat is de situatie nu? wat komt op ons af? wat zijn de plannen? hoe moeten we met deze uitdagingen omgaan?
• evaluatie managementteam als team

• gesprek met Nick ( penningmeester van Scouting Nederland ) over hun aanpak bij het wegvallen van de subsidies vanwege de overheid
• aanpak evaluatie managementteam
• aanpassing kmvergoeding kms in opdracht personeel
• op zoek naar een nieuwe vermogensbeheerder
• stand van zaken Vrienden van Scouts en Gidsen Vlaanderen
• opstart selectiecommissie avc zingeving

• goedkeuring Jaaractieplan Preventie en Veiligheid 2015
• goedkeuring waarderingsregels Scouts en Gidsen Vlaanderen van toepassing
• vanaf 1/1/2015
• stand van zaken omkadering staf
• stad van zaken dashboard verbondsbestuur
• afsprakennota's Een (t)huis voor iedere gouw
• verhouding budget HO/gouwen : discussie inpassen in het traject van de volgende
• beleidsnota

• kerntakendebat staf
• Hopper Winkel Aalst
• evaluatie managementteam

• boekhouding : waarderingsregels
• opvolgen subsidiebeleid
• evaluatie verbondsbestuur

• nieuw mandaat en rol commissie informatica
• naar analogie ploeg lokalen
• offertes Scoutshuis
• magazijn Hopper winkel
• jaarplanning verbondsbestuur 2014-2015

• coöptatie
• stavaza Scoutshuis
• kerntakendebat: lijst en traject verwerking

• opstellen traject gezonde begroting
• scouting Nederland en hun ervaring met besparen
• gouwrekeningen
• de eerste steenlegging Scoutshuis

• de extra staffer(s)
• de cijfers concreet

• het Scoutshuis
• het bestuur op infotour

• Begrotingswijziging 2014 nationaal secretariaat
• Personeelsbijdragen
• Traject van een gezonde begroting

• Evaluatie SBB
• Het lange termijn personeelsplan
• Traject van een gezonde begroting

* Een netwerk voor de scouts * Uit werkgroep financiën Bezoek Petercam : advies om risicoschaal terug op 2 of 3 te zetten. Ter info : we onderzoeken om over te stappen naar andere vermogensbeheerder. Nieuw mandaat voor werkgroep financiën? * Dashboard verbondsbestuur * Personeelsplan en kennisbeleid 2014-2015 * Stavaza omkadering staf * Nieuw voorstel maatregelen loonkost * Budget scoutshuis * Evaluatie verbondsbestuur 2013-2014 en blik vooruit * Wijzigingen samenstelling verbondsbestuur en coöptaties

• Er werd een stand van zaken gegeven over het dossier verbondscentrum
• de begrotingswijziging mei 2012 werd besproken en zal ter goedkeuring voorliggen op de verbondsraad van 12 mei 2012

• De finale tekst om een machteging om procedure in te stellen bij de raad van state werd goedgekeurd
• Er werd een stand van zaken gegeven over het actieplan Hopper Jeugdverblijven
• Aan de projecten “Jambe 2013” en “Jungleboek” werden de gevraagde middelen toegekend
• De finale versie van strategisch en tactisch management binnen onze organisatie werd goedgekeurd
• de finale versie van “doelstelling en opdracht pedagogische staf” lag ter info voor (reeds eerder goedgekeurd mits opmerkingen
• Er werd gediscussieerd over indicatiroen voor het bestuur. Een werkgroep gaat hier verder mee aan de slag.

Extra bestuur

• het verbondscentrum: er werd een stand van zaken gegeven over het dossier. De beslissing voor de opstart voor een procedure bij de raad van state werd formeel genomen
• In het kader van lange termijn personeelsplan werd het strategisch leiderschap (verbondsbestuur) omschreven
• er werd een stand van zaken gegeven ivm gouwhuis in Hasselt

• Het voortraject van het lange termijn personeelsplan werd beschreven. Dit traject is vorig werkjaar opgestart. Doel van de kadering was de eerstejaars bestuurders het ganse kader mee te geven
• In het kader van het lange termijn personeelsplan
  1. werd beslist intern iemand op te leiden tot lay-outer (half tijds) ipv een lay-outer voltijds aan te nemen. Dead-line gebonden publicaties (Over & Weer, Krank Boem) blijven extern ge-lay-out.
  2. werd een stand van zaken gegeven ivm kennismanagement en informaticus
• Het verbondsbestuur keurde de nota “Hopper duo” goed. Hierin worden mogelijke synergieën tussen beide Hoppers besechreven
• De selectiecommissie voor stadondersteuner Gent werd opgestart
• In het kader van het verbondscentrum, besliste het bestuur een bezwaar over het GRUP in te dienen bij de Raad van State
• Aan het project “Hangmat Jin” werden de gevraagde middelen toegekend
• Er werd achtergrondinformatie gegeven bij het aanpakken van ernstige voorvallen die impact hebben op onze beweging of organisatie

extra bestuur, een bestuur zonder verbondscentrum

• Net zoals op de verbondsraad, werd op het verbondsbestuur feedback verzameld over de kritische kijk. Deze feedback werd gegeven vanuit het standpunt van het bestuur
• Financieel beleid op lange termijn: het bestuur wil een visie ontwikkelen over het financieel beleid van onze beweging en organisatie. Er werd een werkgroep opgericht en een traject uitgestippeld.
• Aan volgende projecten werden de nodige middelen toegekend:
  1. Geordende lijstgezamelijk open kamp 2012
  2. Réputation camps/respect op kamp
  3. Training nautische vaardigheden

• er werd een stand van zaken gegeven van het verbondscentrum. Op basis van de gegevens die voorlagen, werd bepaald welke positie we innemen met Scouts en Gidsen Vlaanderen
• In het kader van het lange termijn personeelsplan werd de nota goedgekeurd in verband met het tactisch leiderschap van het management team. In deze nota wordt beschreven wat we verstaan onder tactische leiderschap. Er werd een eerste aanzet gegeven over het strategisch leiderschap van het bestuur.
• De nota ierdere gouw een (t)huis werd goedgekeurd. Deze nota beschrijft het traject die de afsprakennota's tussen de gouwen en het verbond moeten volgen.

Op dit verbondsbestuur één groot punt (het verbondscentrum) en enkele kleinere punten:

• Er werd aan het bestuur een stand van zaken gegeven in verband met het dossier Verbondscentrum. Het pakket van eisen werd verfijnd.

• Er werd een stand van zaken gegeven over de realisatie van het acieplan Hopper Jeugdverblijven.

• Projecten: het bestuur keurde de middelen goed voor volgende projecten:
  1. Imago-onderzoek
  2. Zingevingsmap
  3. BP-camp

• De IT-jaarplanning werd toegelicht.

Een extra bestuur met volgende onderwerpen:

• In het kader van het verbondscentrum kreeg het bestuur feedback over het overleg met AG Vespa (stad Antwerpen)

• De communicatie naar de verbondsraad in verband met het verbondscentrum werd voorbereid.

• Er werd een vorming gegeven over de aansprakelijkheid van de bestuurders van een VZW

Op dit verbondsbestuur één groot punt (het verbondscentrum) en enkele kleinere punten:

• Piet Termont, de preventieadviseur van Scouts en Gidsen Vlaanderen, kwam het jaaractieplan preventie en veiligheid voorstellen. Dit actieplan werd goedgekeurd door het bestuur.

• Het dossier verbondscentrum lag op tafel. De standpunten die we innemen in het dossier werden bepaald.

• De projectfiche van “In-leiding” werd goedgekeurd. Over het project “BP-kamp” werden een aantal bijkomende verduidelijkingen gevraagd. Dit laatste project komt later terug naar het bestuur.

• Het bestuur besliste om Tom ‘Frak’ De Prêtre aan de verbondsraad voor te dragen als gecoöpteerd lid voor de duur van dit werkjaar

Op dit verbondsbestuur één groot punt (het verbondscentrum) en enkele kleinere punten:

• Verbondscentrum: er werd teruggekeken op het pad dat reeds is afgelegd en wat er nog staat te bewegen de komende maanden. Er werd bekeken welke zaken nog ontbraken in het dossier en er werd besloten dat dit punt inhoudelijk moet worden voorbereid tegen de verbondsraad van februari 2012

• Projecten: het bestuur keurde de middelen goed voor volgende projecten:
  1. imagocampagne 2011-2012
  2. Roverway 2012 Finland

• Er werd een stand van zaken gegeven over de realisatie van het acieplan Hopper Jeugdverblijven.

dit verbondsbestuur werd afgelast wegens te weinig agendapunten

Een nieuw scoutsjaar, veel nieuwe gezichten op het bestuur. Naast een uitgebreide kennismaking stonden volgende punten ook op de agenda:

• Projecten: de file waarmee het verbondsbestuur de middelen kan opvolgen om te beslissen wel project er kan worden gestart, werd voorgesteld.

• Projecten: per vergadering werd de status van de verschillende projecten toegelicht.

• Nieuwe beleidsnota: plan van aanpak werd voorgesteld.

• De jaarplanning werd overlopen en aangevuld waar nodig.

• Er werd een eerste blik geworpen op de begroting van 2012

• De coöptaties van het huidige jaar werden afgerond

Voor dit dagje bestuur, trokken we ons terug in de bossen van Merkenveld.

• Personeelsbeleid: korte terugblik op de realisaties van het afgelopen werkjaar (oa stagebeleid) en een uiteenzetting van wat er het komende jaar op de plank ligt. Het voorstel werd goedgekeurd door het bestuur.

• Lange termijn personeelsplan: het werk van de afgelopen maanden heeft geleid tot het uiteindelijke voorstel. Dit voorstel lag ter goedkeuring voor aan het bestuur.

• Projecten: de middelen voor volgende projecten werden toegewezen:
  1. Kritische kijk structuren
  2. Gezamenlijk jaarthema Armoede
  3. Internationaal project 2013
  4. De staat van je gouw/district

• De afsprakennota's van een aantal gouwen (Gent, Oost-Brabant, Waas) lagen voor. Een aantal bemerkingen werden gegeven. Deze nota's worden volgend jaar opnieuw geagendeerd.

• Een stand van zaken ivm verbondscentrum werd gegeven.

• De coöptaties voor volgend jaar werden besproken

• Verbondscentrum: het eisenpakket in verband met het verbondscentrum werd voorgesteld. Een aantal bijkomende vragen werden gesteld door de leden van het verbondsbestuur.

• Personeelsplan lange termijn: er werd een functioneel organigram opgesteld voor de organisatie.

• De projectfiche imagocampagne 2011-2012 werd voorgesteld. Een aantal bijkomende vragen ter verduidelijking werden gesteld.

Tijdens dit extra bestuur werden volgende drie punten besproken:

• Projecten: welk traject moeten projecten afleggen in de toekomst? Er werd beslist, op basis van een vergelijkende studie voorbereid door de werkgroep projecten, dat het bestuur in de toekomst zal beslissen of een project in de uitvoeringsfase mag gaan. Dit gebeurt op basis van info aangeleverd door een PMO.

• Er werd gebrainstormd over de structuur van de organisatie.

• De selectiecommissie voor een hoofdboekhouder werd opgestart.

De agenda die deze keer op ons te wachten stond, luidde als volgt:

• Het actieplan Hopper jeugdverblijven werd goedgekeurd door het bestuur.

• Het eisenpakket rond het verbondscentrum is geüpdatet door de werkgroep en werd goedgekeurd door het bestuur.

• Een nota waarin de doelstellingen en opdracht van de pedagogische staf werden beschreven, werd goedgekeurd.

• De nota rond buitensporige geldacties werd goedgekeurd. Deze nota zal besproken worden op de verbondsraad.

Er werd stevig doorgediscussieerd over volgende punten:

• Er is een denkoefening gestart over de praktische organisatie van de ondersteunende diensten. Op het bestuur werd hierover een stand van zaken gegeven.

• Er lagen vier projecten voor die klaar zijn voor uitvoeringsfase: de fiche voor het vrijwilligersfeest van de gouwen, die van het nationale vrijwilligersfeest en die van Paris d’Avenir werden goedgekeurd. Rond de fiche van de Kritische kijk van de structuren, werden bijkomende verduidelijkingen gevraagd.

• Er werd verduidelijkt hoe er wordt omgegaan wanneer er oneigenlijk gebruik wordt vastgesteld van de “fiscaal aftrekbare giften”. Wanneer er misbruik wordt vastgesteld, worden de gelden teruggestort en worden geen giften meer aanvaard voor dat project.

• Er lag een nota ter discussie voor rond buitensporige geldacties. Deze nota werd verfijnd en komt later ter goedkeuring op het bestuur terug.

Er werd stevig doorgediscussieerd over volgende punten:

• Projecten: welk traject moeten projecten afleggen in de toekomst? Er werd input gegeven over de vraag: wie houdt het overzicht en wie beslist welke projecten mogen worden gestart.

• Het verdere traject voor het actieplan Hopper Jeugdverblijven werd verfijnd.

• Een stevig punt rond personeel: er werd beslist om de huidige modaliteiten rond contracten voor AVC's (contract van bepaalde duur in eerste termijnen, vervolgens contract van onbepaalde duur) te bestendigen.
• Er werd een stand van zaken gegeven over ondersteuning van staf op basis van een eerder gemaakte nota.
• De actuele situatie van het personeelsbestand werd ter info meegegeven.

Het eerste bestuur van het nieuwe jaar. Vol goede moed en voornemens stortten we ons op volgende agenda:

• Een nota rond langdurige en/of dure vorming voor het personeel lag voor en werd goedgekeurd. Deze nota beschrijft de voorwaarden en de procedure rond vormingen.

• Het actieplan Hopper Jeugdverblijven waar de afgelopen maanden hard is aan gewerkt, lag ter info voor. Na advies van de commissie jeugdverblijven, zal de nota ter goedkeuring terug naar het bestuur komen.

• Het bestuur kreeg een stand van zaken over het verbondscentrum. Er werd beslist dit dossier up te daten aan de huidige situatie en eisen.

• Het gevraagde budget voor het nationaal vrijwilligersfeest (project) werd toegekend.

Het bestuur van december viel uitzonderlijk in november. Dit stond er op de agenda:

• Jaaractieplan preventie en veiligheid: de preventieadviseur gaf een terugblik op 2010 en presenteerde de acties voor 2011. Dit werd goedgekeurd door het bestuur.

• De definitieve nota rond stagebeleid werd goedgekeurd door het bestuur.

• Het concept voor een tool rond klachtenbehandeling werd besproken. Aansluitend kreeg het bestuur een vorming rond triple-loop feedback, een methode om klachten ten gronde te behandelen.

• Er werd bekeken hoe we omgaan met groepen die de richtlijnen rond BTW en giften naast zich neerleggen.

• De financiële meerjarenplanning van de Hopperwinkel werd toegelicht. Er werd een stand van zaken gegeven en de planning voor de komende jaren werd gepresenteerd.

Een uitgebreide agenda lag voor op dit bestuur:

• Hopper jeugdverblijven: er werd een stand van zaken over actieplan rond de jeugdverblijven gegeven.

• IT gaf tekst en uitleg bij de plannen voor het komende kalenderjaar.

• Er werd besloten dat gouw Kempen mag overgaan tot de aankoop van een container om het materiaal in op te slaan. Dit kan ook als basis dienen voor andere gouwen die nog geen materiaalkot hebben.

• Een korte update van de beleidsnota werd gegeven en het tool waarmee deze zal woren opgevolgd werd toegelicht.

• Er werd besproken hoe er concreet gezocht zou worden naar personen met competenties die ontbreken in het bestuur met het oog op coöptatie.

• Er werd een stand van zaken gegeven over de parkeerproblemen rond het verbondsbestuur en Matexi, twee dossiers waar vorig jaar een beslissing is genomen.

• Er lag een voorstel voor over de verwerking van de resultaten van het kalenderjaar 2010 en om een begrotingswijziging voor te leggen aan de verbondsraad van december 2010. Deze voorstellen werden aangenomen

Het bestuur is op dreef, punten die aan bod kwamen tijdens dit bestuur waren:

• Personeelsinzet lange termijn: we hebben met het bestuur gekeken naar de invulling van een functie “kennisbeheer”. Een oefening die verder nog moet worden uitgewerkt is hoe deze funcit in het gehele plaatje past.

• Het principe van werken met projecten werd door het bestuur goedgekeurd. Er werd gekeken hoe we dit organisatorich moeten aanpakken en welke rol het bestuur hierin kan/moet spelen.

Een nieuw scoutsjaar werd aangesneden, het eerste bestuur is weeral achter de rug met onder andere:

• Hopper jeugdverblijven: een eerste aanzet tot actieplan rond de jeugdverblijven werd gegeven.

• Er werd een plan ontrold hoe we een “alumni” werking op poten kunnen zetten van oud-bureau- en -bestuursleden.

• De jaarplanning van het komende werkjaar werd opgesteld.

• Een tipje van de sluier van de begroting van het nationaal secretariaat, Hopper winkel en Hopper jeugdverblijven werd gelicht.

We trokken ons een ganse dag terug op De Kluis en we bekeken volgende zaken

• Personeelsbeleid: een terugblik op wat er al gerealiseerd is de afgelopen jaren en een blik vooruit: wat staat er zoal op de planning voor het komende jaar.

• Uitwisseling met onze noorderburen. Scouting Nederland kwam uitleggen hoe zij georganiseerd zijn en hoe ze projecten aanpakken. Het werd een interssante discussie waar we zagen hoe het anders kon.

• Een lange termijnvisie rond personeelsbezetting werd besproken. Hier wordt het komende werkjaar verder op geborduurd.

• Hoe hangen onze verschillende strategische doelstellingen aan elkaar? Met behulp van strategy maps werd dit duidelijker

• Een stand van zaken van de opvolgingstool van de beleidsnota werd gegeven.

• De financiële toestand van onze beleggingen bij Petercam werden toegelicht

• Welke profielen missen we in het bestuur? De coöptaties voor het komende jaar werden besproken.

• slechts één onderwerp op de agenda waarover we van gedachten hebben gewisseld: “Hopper Jeugdverblijven”. We bekenen de cijfers en kregen het verhaal achter de cijfers. Verder hebben we mogelijkheden en gevaren in de nabije en verre toekomst bekeken.

• Het bestuur kreeg een overzicht over de gronden die rond onze jeugdverblijven liggen. Welke gronden huren we, welke gronden hebben we in eigendom, wie zijn de eigenaars van de omliggende terreinen?

• We hebben de voordelen alle aard tegen het licht gehouden en bekeken of alles in de regel was met de wetgeving

• Er werd een stand van zaken gegeven over het dossier Hopper winkel en gouwhuis Hasselt.

• De aankoop van de verbondswagen lag ter info voor.

• begrotingswijziging van 2010 van het nationaal secretariaat, Hopper Winkel en Hopper Jeugdverblijven werd doorgenomen. Er werd beslist, na een aantal opmerkingen, deze begrotingswijziging voor te leggen aan de verbondsraad van mei 2010

• Het verbondsbestuur keurde het fundament rond “leidinggeven bij Scouts & Gidsen Vlaanderen” goed en besliste dat er een begeleidingstraject voor diensthoofden hierover moet worden uitgewerkt

• De voordelen alle aard voor personeelsleden werden bekeken

• Er is een tool uitgewerkt om projecten te plannen en te begroten. Deze tool werd voorgesteld

• De samenstelling van het bestuur werd bekeken

• Het pand in Hasselt lag terug op de tafel van het bestuur. Na de bijkomende info van de verschillende partijen werd beslist de piste om dit pand aan te kopen, niet verder te bewandelen.

• Er lagen een aantal wijzingen van de personeelsnota voor aan het bestuur.

• De parkeerproblematiek aan het verbondscentrum werd besproken.

• Er is verder gewerkt aan de oefening strategy maps van het bestuur van december. Een eerste klad versie werd bekeken door het bestuur.

• De procedure rond de opstart van een selectiecommissie en de daaropvolgende bekrachtiging op de verbondsraad lag voor. Het verbondsbestuur heeft aan de spelregelcommissie de opdracht gegeven de samenstelling van de selectiecommissie AVC en stadsondersteuning vast te leggen in een spelregel die zal voorliggen op de verbondsraad van mei.

• Er werd een stand van zaken over Rafiki gegeven.

• Gouw Limburg heeft een pand op het oog dat mogelijk kan dienen als gouwhuis en als Hopper winkel. Het bestuur gaat akkoord om een eventuele aankoop van het pand te onderzoeken.

• Een korte stand van zaken over het verbondscentrum werd meegegeven.

• De stand van zaken bij dienst vorming werd bespoken.

• Hopper Jeugdverblijven presenteerde een eerste versie van hun missie en visie. Aansluitend werden de prijzen in onze jeugdverblijven voor 2010 besproken.

• De verhouding commissaris en professionele kracht werd scherp gesteld en de gevolgen voor het bestuur werden besproken.

• Er werd een overzicht gegeven van het personeelsbestand van Scouts en Gidsen Vlaanderen op 31 december 2009.

• Er werd een stand van zaken gegeven over het dossier rond het Verbondscentrum.

• Tot slot kreeg het bestuur een vorming over de wondere wereld van de VZW’s: de juridische verplichtingen, de verantwoordelijkheden van de bestuurders, …

• Het personeelsbeleid lag op tafel: er werd een stand van zaken gegeven over diversiteit bij werving en selectie van werknemers. Daarnaast werd het vormingsbeleid voor werknemers toegelicht en goedgekeurd

Informatica gaf uitleg over hun plannen en prioriteiten voor 2009-2010

• Het jaaractieplan voor preventie en veiligheid werd door de preventieadviseur uit de doeken gedaan en werd vervolgens goedgekeurd door het bestuur.

• De nieuwe leden van de commissie Hopper Winkel werden bekrachtigd.

• Er werd een eerste aanzet gegeven om de beleidsnota in “strategy maps” te gieten. Het doel hiervan is te kijken hoe operationele doelstellingen en acties aan elkaar vast hangen om zo gerichter acties te kunnen uitvoeren.

• Het bestuur heeft zich in het kader van het syndicaal overleg gebogen over een voorstel rond eco-cheques en een regeling voor vakantiedagen voor +55.

• De nota “kritische kijk naar onze organisatie” in het kader van mogelijke veranderingen van onze structuur werd grondig besproken.

• De missie en de visie van informatica lag ter info voor.

• We hebben ons gebogen over de vraag hoe een commissaris en een professionele kracht zich ten opzichte van elkaar verhouden.

• Tot slot werd er een keuze gemaakt waar en hoe we de beleggingen van het nationaal secretariaat gaan beheren.

• Er werd een stand van zaken gegeven over diversiteit bij aanwerving en selectie.

• We gingen op zoek naar de indicatoren die we met het bestuur willen opvolgen en we kregen een uiteenzetting over de filosofie achter en het gerbuik van strategy maps. De bedoeling is hiermee op langere termijn te werken om zo te kijken hoe de verschillende punten uit de beleidsnota aan elkaar gekoppeld zijn.

• Het bestuur heeft zijn goedkeuring gegeven voor de vernieuwing van het dak van Drieboomkensberg.

• Hopper winkel gaf een stand van zaken.

• Er lagen een aantal personeelszaken op tafel zoals een voorstel rond het omgaan met brugpensioenen dat werd goedgekeurd.

• De agenda van het verbondsbestuur voor 2009-2010 werd bekeken.

• Er werd een stand van zaken gegeven over de tools om de uitvoering van de doelstellingen iut de beleidsnota op te volgen.

• Er werd al een tipje van de sluier van de begroting gelicht.

• Het bestuur heeft nagedacht over de toekomst van Hopper Jeugdverblijven. Het bestuur gaat akkoord om een inventaris op te stellen van omliggende gronden, een haalbaarheidsstudie uit te voeren voor aankopen van gronden in de Ardennen en de mogelijkheden om samenwerkingsclausules met Hopper Jeugdverblijven te onderzoeken. Verder werd het financieel plaatje voor investeringen bekeken.

• Het nieuwe Navision boekhoudpakket biedt veel mogelijkheden qua rapportering. Er werd bekeken hoe een rapporteringsysteem eruit zou moeten zien.

• Er werd teruggeblikt op de realisaties rond personeelsbeleid en de plannen (commissie HR, vorming, functioneringsgesprekken) rond personeelsbeleid werden bekeken.

• Het verbondsbestuur ging akkoord met het verder uiterken van plannen om de ondersteuning van archiefwerking bij groepen en de nationale koepels van jeugdbewegingen beter te ondersteunen.

• De coöptaties voor het volgende scoutsjaar stonden ook op de agenda.

• Tot slot keken we naar de planning voor het volgende scoutsjaar

• De optie om het verbondscentrum te verhuizen naar het militair hospitaal werd grondig bekeken. De pro's en contra's werden afgewogen voor zowel Hopper winkel, Hopper jeugdverblijven als het verbondscentrum. Het verbondsbestuur besliste om niet verder in te gaan op het voorstel van de Officiersmess van het Militair Hospitaal in Berchem.

• De verkoop van een stukje grond van Moerkensheide aan Matexi was principieel goedgekeurd. Er werd beslist een iets grotere oppervlakte te verkopen dan oorspronkelijk gesteld.

• De commissaris financiën stelde zijn plannen en aanpak voor

• Tijdens de verschillende selecties van personeelsleden kwamen vaak dezelfde competenties aan bod, ze zijn voor ons zo evident dat we ze benoemen als basis competenties. Uit lijstje selecteerden we de vier belangrijkste waarover we het eens zijn: dit verwachten we van alle mensen die werken bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw: Organisatiebetrokkenheid, Klantgerichtheid, Samenwerken en Resultaatgerichtheid

• We vroegen vorig jaar een financieel plan aan Hopper winkel voor de lange termijn en bespraken dit vandaag. Hun model zit goed ineen, toch waren er nog een aantal opmerkingen ivm enkele uitgangspunten, dit moet nog wat gefinetuned worden.

• We keurden de verbouwingsplannen aan Jeugdverblijf Merkenveld goed. Het betreft een eerste fase, het creëren van extra sanitaire cellen.

• Recent voerden we een nieuw A1 barema in. Aan het bestuur werd toegelicht hoe dit proces verliep en wat de criteria waren om te bepalen of een personeelslid hiervoor in aanmerking kwam.

• We bespraken kort de komende begrotingswijzigingen.

• We keurden het ontwerp goed van spelregels voor de entiteit Hopper Winkel. Dit gaat nu naar de spelregelcommissie en dan de Verbondsraad.

• We keurden een aantal noodzakelijke verbeteringswerken aan het verbondscentrum goed: nieuwe mazoutketels (mogelijks mee te nemen naar een andere vestiging), immobiliseren van de verouderde mazoutketels (nodig om vervuiling van de bodem te voorkomen) en heraanleg van de binnenkoer (nodig voor de veiligheid).

• We bekeken het voorstel van testament.be om -tegen betaling- mee te lopen in het campagne om het opnemen van goede doelen in iemands testament te promoten. We doen dit niet.

• Steven Aerts stelde de planning van de dienst informatica voor, ter informatie en om uit te leren.

• Vorig jaar keurden we principieel de verderzetting van Scoutel goed. Toen vroegen we ook een financieel plan Scoutel uit te werken voor de komende jaren. Daarin staat dat Scoutel de initiele investering ondertussen heeft terugverdiend, en ook bij een vervanging is dit te realiseren met de eigen middelen. Het verbondsbestuur aanvaardt de voorgestelde scenario’s uit de financiële studie Hopper jeugdverblijf Scoutel .

• Het verbondsbestuur keurde het voorstel goed van de beheerscommissie voor invoering van een duurzame lidkaart ipv een jaarlijkse papieren versie. Er dient nog wel een juiste inschatting van impact op werk en budget gemaakt te worden.

• We bekeken of er nog een nood was aan eventuele externe leden (omwille van competenties of expertise in een bepaald gebied) voor het verbondsbestuur, maar dit werd nu niet aangevoeluld. We nemen ons voor om deze check elk jaar te doen.

• We begonnen het bestuur met een toast op het nieuwe jaar, waarbij iedereen zijn goede voornemen kon uitspreken in zijn functie voor het nieuwe jaar.

• Verkoop hoekje bosgrond voor aanleg fietspad op Moerkensheide. Nav een woonontwikkeling rondom het jeugdverblijf Moerkensheide werd er een volledig nieuw plan ontwikkeld. In het plan is ook een fietspad voorzien, waarvoor we een stukje grond verkopen in ruil voor een aantal voorwaarden.

• Verleggen recht van doorgang naar akker rondom Merkenveld: technisch dossier waar bij een verkoop van een grond van een buurman de toegangsweg tot onze akker verlegd dient te worden.

• Opstarten selectiecommissies AVCs zingeving en structuren. Skrolan en Annelies hebben hun ontslag gegeven. Normaal gezien worden selectiecommissies opgestart op de verbondsraad, maar gezien de hoogdringendheid en het feit dat de samenstelling ervan vastligt in de personeelsnota namen we hier met het bestuur al een stap. Voorwaarde is dat ook de verbondscommissie haar fiat geeft (wat op 15/1 gebeurde)

• Aanschaf competentiewoordenboek en consultancy. Om een aantal uitdagingen in het personeelsbeleid verder te beantwoorden dmv een onderbouwd theoretisch kader lag het voorstel voor om dit extern in te kopen. Gezien de hoge kostprijs werd hier niet voor gekozen.

• We namen afscheid van Skrolan als lid van het bestuur. Stijn stopt als comm jeugdverblijven maar komt terug als comm financieën.

• Standpunt tov locatie van het Verbondscentrum : we ronden de discussie af van het vorige bestuur ivm het blijven van het verbondscentrum op de huidige locatie : Antwerpen en binnen een straal van 1 km rond het huidige verbondscentrum behouden als eerste keuze, als we daar ons programma van eisen niet kunnen realiseren terug de discussie openen op het verbondsbestuur.

• Het verbondsbestuur keurt de nota goed over de procedure hoe we externen eventueel kunnen coöpteren in het bestuur. De persoon in kwestie moet voorgedragen worden door iemand van het bestuur, enkele maanden meedraaien en als dan beide partijen het zien zitten, wordt de persoon voorgedragen aan de Verbondsraad.

• We bekeken de vraag van de werkgroep PLAY om iemand aan te werven om het project te trekken, met subsidies van de stad Antwerpen. De stad gebruikt hier eigenlijk andere organisaties om zelf geen aanwervingen te willen doen, en dat vinden we niet ok. Het verbondsbestuur hanteert het standpunt dat PLAY zelf een vzw moet oprichten maar dat we onze knowhow hieromtrent willen ter beschikking stellen. Scouts en Gidsen Vlaanderen een bureau annex bureauruimte wil ter beschikking stellen

• De beheerscommissie heeft het principe van deelname in de kosten voor maaltijden & weekends vastgelegd. We bekijken of dit ook ok is voor het personeel. Het verbondsbestuur aanvaardt het voorstel van de beheerscommissie van 25/11/2008 ivm onkosten op planweekends, verbondsraad, 24u, … ( all-in voor eten en drank ) te betalen door het personeel - in functie van het aantal maaltijden : 1,5 + 1,8 + 3,2 = 6,5 euro/dag. Het verbondsbestuur geeft het mandaat aan het verbondsbureau om te bepalen wat op een onkostennnota kan en wat niet vb. betalen van maaltijden bij een bezoek door een staffer op groepsetentjes .

• We hebben een eerste preview van de resultaten van 2008.

Volgende items werden besproken:

• Het beleidsplan werd tegen de lamp gehouden. Meer bepaald: de operationele doelstellingen met indicatoren en acties, voor het deel wat het bestuur betreft. Hier en daar werden opmerkingen geformuleerd, maar het geheel werd goed bevonden zodat dit aan de Verbondsraad kan voorgelegd worden.

• Structuur informatica: De dienst informatica en het internetteam worden overbevraagd met allerhande projecten. Om dit wat te stroomlijnen werden er een aantal structurele wijzigingen aangebracht: een duidelijk beslissingsproces ivm het opstarten van nieuwe projecten, een nieuwe commissie informatica die mee nadenkt over projecten & adviezen formuleert naar het beleid, en de inbedding van het internetteam binnen de redactiestructuur van de communicatie naar leiding.
• We dachten verder na ivm het Verbondscentrum, en namen onze eisen tov een nieuw Verbondscentrum nog eens onder de loupe (deze zijn immers 4 jaar oud en ondertussen is er al veel gewijzigd.)

Extra bestuur ivm het Verbondscentrum.
Annik Somers, programmaleider voor de ontwikkeling van de Kievitwijk kwam de status van project Kievitwijk toelichten en de nabije toekomst. Aan ons werd ook gevraagd of wij nog steeds vasthouden aan onze locatie in de Lange Kievitstraat als enige mogelijke vestigingsplaats of ook openstaan voor eventuele alternatieven. Aangezien dit standpunt meer dan 3 jaar geleden werd ingenomen, gaan we dit opnieuw bekiijken met beslissing op het bestuur van november.

• De actiepunten voor ons diversiteitsplan 2008-2010 op het gebied van personeelsbeleis is goedgekeurd.
• Discussie over gecoöpteerde leden: waar hebben we als bestuur nog nood aan externe expertise. Er zijn veel competenties overlopen, maar geen keuze in gemaakt. Wordt verder besproken in november.
• Stand van zaken rond verbondscentrum: ter voorbereiding van het gesprek met de stad hebben we voor onszelf nog eens alles op een rijtje gezet.
• Tot slot een stukje vorming over onderhandelen voor experts.

• De financiële commissie is voorbereid en we wierpen een blik op het voorstel van begroting.
• Het nieuwe raamschema voor begroting & resultaat is goedgekeurd.
• We hebben verder gewerkt aan het deel bestuur in de Beleidsnota. De resultaten van onze eigen oefening, en een oefening bij de diensthoofden werden samen gelegd en samen bekeken.
• Het idee van ons planweekend om de mogelijkheid te openen om iemand te coopteren in het bestuur die niet uit de beweging komt werd verder besproken en de Verbondsraad zal bij wijze van variapunt ingelicht worden zodat deze mee is.

Auteur: Geert Kempen (vv@scoutsengidsenvlaanderen.be)