Commissie Kritische Kijk

De laatste rechte lijn. Op de agenda staat:

• bespreking van de amendementen

• praktische afspraken voor de verbondsraad

De laatste vergadering om te sleutelen aan het voorstel, het implementatietraject en de feedbakc door te nemen. Maandag 16 april moet alles klaar zijn om naar de verbondsraad te sturen. Aan de hand van een groot aantal voorbereide nota's werd aan de slag gegaan.

• de lijst met struikelstenen benoemd op de verschillende vergaderingen, werd getoetst aan het voorstel. Waar en hoe hebben we een antwoor kunnen geven op de verschillene vragen en onduidelijkheden

• Er werd nog eens door alle feedback gelopen om zeker te zijn dat we niets essentieels over het hoofd hebben gezien

• een laatste lezing van de nota met een paar kleine wijzigingen

• Het definitieve organigram werd besproken en goedkeurd

• Het implementatietraject werd besproken

• het verloop van de stemming op de verbondsraad werd vastgelegd

Het grote werk voor deze commissie zit er op. We plannen nog één keer samen te komen, op donderdag 10 mei, om eventuele amendementen te bespreken.

Sleutelen aan het voorstel zodat het klaar is om te versturen naar de verbondscommissie

• De regioportefeuilles werden besproken (verderbouwend op vorige voorstel)

• De ondersteunende diensten vorming en ombudsdienst werden ingevuld en verfijnd

• De strategische vergaderingen werden benoemd

• Er lag een voorstel klaar voor twee tussenstructuren: regio's en regiokoepels (ondersteunend) dit voorstel werd opgenomen in de nota

• Als voorbereiding van deze vergadering waren de struikelblokken en pijnpunten per orgaan opgelijst. Deze oplijsting gebeurde op basis van het vorige verslag en de verslagen van de 24 uur en de verbondsraad. Dit overzicht werd overlopen en aangepast/aangevuld waar nodig.

• Er lag een voorstel op tafel voor de ondersteunende dienst vrijwilligersmanagement. In dit voorstel werden de taken, de functies en de bezetting beschreven. Deze nota werd uitvoerig besproken enaangepast waar nodig. Dit aangepaste voorstel zal in de nota “kritische kijk - het voorstel” worden opgenomen.

• Er lag ook een voorstel op tafel voor de ondersteunende dienst communicatie en kennisbeheer. Deze nota werd besproken en bijgeschaafd. De uiteindelijke versie zal ook worden opgenomen in de nota “kritische kijk - het voorstel”.

• Tot slot lag er ook een eerste voorstel klaar voor de regioportefeuilles. Ook deze nota zal worden aangepast en opgenomen in de uiteindelijke nota.

• In voorbereiding voor volgende vergadering werden een aantal taken verdeeld: benoemen strategische vergadering, implemetatieplan, verduidelijkingen van nota waar nodig, is er een tussenstructuur nodig en hoe zou die er uit kunnen zien, …

• Het doel is volgende vergaderingen de nota rond structuur af te ronden en een methodiek te voorzien zodat die op districtsraden met groepsleiding kan worden besproken

• De feedback van de verschillende groepjes op de verbondsraad van februari en de 24-uren werd overlopen. De grootste struikelstenen en de sterke punten werden benoemd.

• Het verdere traject tot aan de verbondsraad van mei werd uitgestippeld:
  • Clusteren van de verschillende punten uit de feedback
  • Op basis van de feedback aanpassingen doen aan het voorstel. Hier kunnen één of meerdere voorstellen uit voortvloeien. Deze voorstellen moeten de tweede helft van maart rond zijn.
  • De commissie gaat een methodiek uitwerken die kan worden gebruikt op de districtsraad. De bedoeling is de herwerkte voorstellen te toesten bij de groepsleiding. Deze methodiek zal eind maart klaar zijn zodat dit in april op districtsraden kan worden gebracht
  • Het traject van een aantal processen, zoals we die nu kennen (opstellen van beleidsnota, kiezen van jaarthema, aanpassen van lidgeld, lancering van nieuw pedagogisch product, …) zal in de nieuwe structuur worden bepaald
  • Wanneer de structuur is verfijnd, zal een aanzet worden gedaan voor een implementatietraject. Hiervoor gaan we met de commissie eerst identificeren welke punten moeten worden uitgeklaard tegen de verbondsraad van mei en welke punten kunnen worden ingevuld door een implentatiecommissie die vanaf mei aan de slag gaat.

• De nieuwe structuur werd getoetst aan de principes zoals gestemd op de verbondsraad van december.

• De nieuwe structuur werd getoetst aan de doelstellingen gefinieerd in de projectfiche “kritische kijk”.

• Er werd werd bekeken waar de taken van de huidige functies (DC-GV-GB-GC-takcommissiaris en ploegverantwoordelijke) zich bevinden in de nieuwe structuur.

• Er werd besproken hoe de communicatie op de 24 uur en de verbondsraad zou lopen.

Een nieuw jaar, een nieuw dagje kritische kijk. We verzamelden in het verbondscentrum om ons gedurende de ganse dag te buigen over het voorstel en dit verder uit te werken.

• De organen die we vorige keer ingevuld hadden, werden nogmaals bekeken en bijgeschaafd.

• Op basis van het huiswerk van de verschillende leden van de commissie, werden de organen verder ingevuld. Hier werd extra aandacht besteed aan de motivatie en de coherentie van het geheel

• De nota voor de verbondsraad werd voorbereid. Doel was de nota meesturen met de eerste zending.

De leden van de commissie trekken zicht een ganse dag terug om het voorstel verder uit te werken

• De sneuvelversie die de vorige vergadering was opgesteld, werd nogmaals besproken. Openstaande vragen en onduidelijkheden werden opgelijst om later te een antwoord te kunnen formuleren.

• De regio's, de ondersteuning voor de regio's (ondersteunende diensten) en de algemene vergadering zoals gedefinieerd in de nieuwe structuur, werden verder uitgewerkt.

• De organen die nog niet werden besproken werden als huiswerk verdeeld onder de leden van de commissie ter voorbereiding van de komende vergadering.

• De feedback van de verschillende gouwen, ploegen, commissariaten en verbondsraad op de principes werd besproken.

• Op basis van de vier verschillende voorstellen (zie vergadering van 8 november) is er tussentijds een subwerkgroepje aan de slag gegaan. Zij hebben uit de verschillende voorstellen een sneuvelversie gedistilleerd die voorlag op de commissie. Deze versie werd uitvoerig besproken, bijgeschaafd en verdiudelijkt om zo te komen tot de ruwbouw van de nieuwe structuur.

• Tussen vorige en deze vergadering hebben de leden van de commissie in kleine groepjes een voorstel tot nieuwe structuur gedaan. De bedoeling van deze oefening is, los van elkaar, verschillende visies te hebben op de structuur.

• Deze versies werden besproken, de voor- en nadelen werden opgelijst. Dit zal, in de aanloop van volgende vergadering, gebruikt worden door enkele leden om een voorstel te doen aan de commissie. De volgende vergadering zal dit voorstel worden bijgeschaafd.

• De principes worden verder uitgewerkt door de commissie en verfijnd zodat we met dezelfde bril naar de principes kijken.

• De acht principes waar de commissie verder op werkt zijn:

- Bereik hebben en signalen capteren - Kwaliteit - Toegankelijkheid - Kennis vergaren, borgen en verspreiden - Transparant beslissingsproces - Mandaten - Attractiviteit - Initiatief

We stortten ons met de commissie op het inhoudelijk deel van onze opdracht.

• Aan de hand van de metaforen (opdracht commissie van juli) gingen we op zoek naar de principes die wij belangrijk vinden in een organisatie. Deze oefening zal verder worden verfijnd in de volgende commissie.

• De leden van de commissie stelden hun “gluren bij de buren” oefening voor. Welke keuzes zijn er bij ander organisaties gebeurd, waarom juist die keuzes, welke sterke punten en valkuilen zijn er bij andere organisaties.

• Er werd gepeild naar de stand van zaken bij de verschillende opdrachten die vorige keer waren meegegeven

• De verschillende opdrachten werden verder toegelicht en de nog niet toebedeelde, externe organisaties die we gingen bevragen werden verdeeld.

• De planning werd op punt gesteld op basis van de timing bepaald door de verbondsraad en de structurele vergaderingen die reeds gepland zijn (verbondsraden, 24 uur september en januari, …)

De eerste vergadering met Adforum.

• Een aanzet van communicatieplan werd gegeven. De verschillende betrokkenen werden gedefinieerd.

• De verschillende mijlpalen werden bepaald zodat een ruwe planning kon worden opgesteld. Deze planning zal verder worden verfijnd.
• De leden van de commissie kregen huiswerk mee voor de volgende vergadering:
  1. Bepalen van de belangrijkste principes waar onze structuren aan moeten voldoen
  2. Over het muurtje kijken bij een aantal andere organisaties (jeugdbewegingen nationaal-internationaal, andere organisaties en privé-bedrijven) hoe zij georganiseerd zijn.

• Vorig jaar hebben we met de nationale vergaderingen een uitgebreide SWOT analyse van de structuren uitgevoerd. Deze analyse werd toegelicht en de zaken die eruit sprongen werden nader bekeken.

• De bevraging van de groepen die vorig jaar werd gedaan op de districtsraden, werd besproken.

• We kregen als achtergrondinformatie een presentatie over mogelijke organisatiemodellen van openbare instellingen.

• Het terrein werd afgebakend. De commissie kritische kijk richt zich op de structuren van de beweging, niet op de Hoppers of het nationaal secretariaat (betaalde krachten). Het is wel mogelijk dat een aanpassing van de structuren invloed kan hebben op de hoppers (vb commissaris, vertegenwoordiging in de commissies).

• Het vervolgtraject werd bepaald.

De commissie kritische kijk komt voor de eerste keer samen. Na een kennismaking steken we van wal:

• Het traject dat reeds afgelegd is (wat is er al gedaan, waar werd wat beslist, …) werd geduid.

• De projectfiche wordt overlopen en besproken. De verschillende doelstellingen van het project worden bekeken.

• Uit de drie mogelijke externen kiezen we er twee die het traject samen met ons zullen afleggen: Maarten Andriessen van Adforum die zorgt voor de expertise rond organisatieleer en Rudi Huysmans die ervaring heeft rond communicatiestromen in organisaties.

• En natuurlijk werden er een aantal praktische afspraken