Inhoud
De jaarovergang
Wasda?
Tijdens de jaarovergang (elk jaar rond 15 augustus) maken we onze database klaar voor het volgende werkjaar. Dat houdt in dat we:
- laatstejaars automatisch overzetten naar hun nieuwe tak. Enkele voorbeelden: een tweedejaars kapoen wordt kabouter/welp, Derdejaars gidsen/verkenners worden jins. Jins worden niet automatisch overgezet naar een leidingsfunctie. Dit moet de VGA zelf doen.
- een aantal interne controles laten lopen en gegevens verzamelen voor onze statistieken.
Tijdens de jaarovergang is de groepsadministratie niet altijd beschikbaar. We brengen de VGA's hiervan tijdig op de hoogte. Na de jaarovergang kunnen VGA's starten met het invoeren van nieuwe leden en het aanbrengen van wijzigingen voor het nieuwe werkjaar.
Derdejaars worden eerstejaar
Groepen kunnen kiezen om geen automatische overgang te hebben. Dit is vooral voor akabegroepen interessant. Als je wil dat jouw groep de jaarovergang manueel doet, contacteer ons op groepsadmin@scoutsengidsenvlaanderen.be
Leden die niet op leeftijd in een tak zitten
Binnen je groep kan je beslissen om een lid een jaar vroeger, of later, te laten overgaan naar de volgende tak. Bij deze leden loopt de jaarovergang niet automatisch en moet de VGA zelf de juiste functie geven. Je kan handig filteren op deze leden, door gebruik te maken van een groepseigen gegeven.
Maak een groepseigen gegeven, waarin je bij iedereen een geboortejaar invult,standaard zal dat het jaar zijn waarin ze geboren zijn 
Bij de leden die een jaar hoger of lager zitten, zet je in dat veld het geboortejaar -1 of +1 (voorbeeld voor het werkjaar 2020-2021):
- Ik ben geboren in 2014, ben eerste jaar kapoen = 2014
- Ik ben geboren in 2015, maar zit in het eerste leerjaar en dus een jaar voor op mijn leeftijd = 2014
- Ik ben geboren in 2013, maar blijf een jaar langer kapoen = 2014