Op de groepsadministratie is per groep één persoon de eindverantwoordelijke om alle leden en functies van de groep te beheren. Deze persoon noemen we de VGA, de Verantwoordelijke Groepsadministratie. De VGA kan om het werk te delen (bijvoorbeeld per tak) een AVGA aanduiden die dezelfde bewerkingsrechten heeft op de leden en leiding.
De Groepsleiding (AGRL-GRL) kan de lidgegevens van alle leden van de groep beheren. Functies toekennen of afsluiten blijft het alleenrecht van de (A)VGA.
De leiding van een groep kan via de groepsadministratie ook de informatie van alle leden van zijn groep raadplegen en hier bijvoorbeeld lijsten van afdrukken.
We verwachten dat je de gegevens van de leiding aanpast tegen 1 september. Laat ons weten dat dat gebeurde door het vakje 'Leiding verbeterd' aan te vinken in het tabblad Stand van zaken.
De aanpassingen aan de gegevens van de leden verwachten we tegen 30 september. Vergeet niet om ook daarna het vakje 'Leden verbeterd' aan te vinken.
Door die vinkjes aan te zetten laat je ons weten dat de groep verbeterd is en we de eerste factuur mogen opmaken zodat de leden verzekerd zijn.
Stop jij als Verantwoordelijk Groepsadministratie (VGA) ?
Door de nieuwe VGA deze functie te geven, wordt de functie automatisch geschrapt bij de oude VGA. De functie stopzetten bij de oude VGA is niet mogelijk, er moet altijd een VGA actief zijn dus de functie kan alleen doorgegeven worden.
Hetzelfde principe geld voor de FV. Die functie kan niet gestopt worden en moet in plaats daarvan doorgegeven worden aan de opvolger.
Alle leiding van de groep heeft toegang tot de gegevens van groepsleden. Dat wil zeggen: alle leiding kan de gegevens van alle leden van de groep raadplegen en exporteren of afdrukken.
Ook op gouw-, districts- en verbondsniveau kan men de groepsadministratie raadplegen: de DC kan alle leiding en jins van zijn district bekijken, het gouwbureau kan de gegevens van alle leiding en jins van de gouw raadplegen, alle leden van districts-, gouw- en verbondsploegen hebben leesrechten op hun eigen ploeg. Gegevens wijzigen blijft alleen mogelijk voor de VGA(Verantwoordelijke Groepsadministratie) van de respectievelijke groepen.
Volg de Groepsadmin op Facebook om de laatste nieuwtjes te kennen.
Een antwoord op veel vragen vind je in de Help op elke pagina in de groepsadministratie. We streven er naar om deze helpfunctie zo volledig mogelijk te maken.
Voor meer info kan je terecht op groepsadministratie@scoutsengidsenvlaanderen.be
Heb je een probleem of een tip om de groepsadministratie te verbeteren? Mail dan naar groepsadministratie@scoutsengidsenvlaanderen.be of bel naar Scouts en Gidsen Vlaanderen: 03/231.16.20 .
| Wie | Beheersrechten | Op |
|---|---|---|
| Verantwoordelijke Groepsadministratie (A)VGA | Beheersrechten | Eigen groep (Lidgegevens, Lidfuncties, Groepseigen functies en gegevens) |
| Groepsleiding (A)GRL | Beheersrechten | Eigen groep (Lidgegevens, Groepseigen gegevens) |
| Leden | Beheersrechten | Eigen adresgegevens en Individuele Steekkaart |
| Wie | Leesrechten | Op |
| Groepsleiding, VGA,(adjunct-)Leiding | Leesrechten | Leden van hun eigen groep(en)en de individuele steekkaart van die leden |
| (adjunct-)DC's | Leesrechten | Alle Leiding en Jins van hun district |
| (adjunct-)Gouwburo’s | Leesrechten | - Hun gouwploeg - Hun districtploegen - Hun leiding en Jins in de groepen |
| Leden van district- , gouw- en verbondsploegen | Leesrechten | Eigen ploegen (zowel adresgegevens als individuele steekkaarten) |
| De VC, VV en VB | Leesrechten | Eigen groepen |
| De commissaris, de verantwoordelijke, de (adjunct)beheerders van Hopper Jeugdverblijven | Leesrechten | Commissie(X0050G) en alle kernbesturen van de jeugdverblijven |
| De verantwoordelijke AVC-Ledenaantallen en Dienst Kennis | Leesrechten | Alle GRL voor de Ledenaantallen |
| De voorzitter van ploeg vorming | Leesrechten | Alle cursusbegeleiders (X0053G) |
| De Ploegverantwoordelijk Zeescouting (PLZS) | Leesrechten | Alle jins en leiding van de zeescoutinggroepen |
| Wie | E-mailrechten | Op |
| Groepsleiding, VGA, (adjunct-)Leiding (ook MM, LOK, WEB, FV) | E-mailrechten | Hun volledige groep |
| (adjunct-)DC's | E-mailrechten | Alle Leiding en Jins van hun district |
| (adjunct-)Gouwburo’s | E-mailrechten | - Alle leden van hun gouwploeg - Alle leden van hun districtsploegen - Alle leiding en Jins in de groepen van hun gouw |
| De commissaris, de verantwoordelijke, de (adjunct)beheerders van Hopper Jeugdverblijven | E-mailrechten | Commissie(X0050G) en op alle kernbesturen van de jeugverblijven |
| AVC'S, stadsondersteuners en VC | E-mailrechten | hun eigen groepen |
| De Ploegverantwoordelijk Zeescouting (PLZS) | E-mailrechten | Alle jins en leiding van de zeescoutinggroepen |