Mails versturen

Als je VGA, GRL of takleiding bent kan je mailen naar alle leden van de groep.
Je kan ook rechtstreeks mailen naar de verschillende (gescheiden) ouders als je bij elk scoutslid de 'contacten' invult.
Je kan naar een apart lid mailen, door de knop 'E-mailsturen' te gebruiken op de detailpagina van het lid.

Als je in het scherm van de ledenlijst klikt op 'E-mail versturen', opent een pagina van waaruit je mails kan sturen naar iedereen die in de ledenlijst getoond wordt.

Standaard wordt in het velden Van en E-mailadres de naam en het mailadres van de wie ingelogd is ingevuld, beide velden kan je wel aanpassen (als je bv. wenst dat alle antwoorden voor de materiaaldag bij de materiaalmeester terecht komen kan je dat mailadres invullen bij Antwoorden naar ).
De afzender, die de ontvanger ziet, is: lettercombinatie@bericht.scoutsengidsenvlaanderen.be. Dit is een speciaal terugkeeradres is zodat wij een antwoord automatisch naar de VGA kunnen doorsturen. Bovendien helpt dit adres om te voorkomen dat je mails in de spambox van de ontvangers terechtkomen.
Als je meerdere groepen beheert, kies je de juiste groep in het menuutje.
Bij Ontvangers zie je het aantal mails dat verzonden zal worden. Als je klikt op tonen zie je alle mailadressen van de bestemmeling.
Als je naar de leden (= mailadres dat bij het lid is ingevuld) wil mailen, vink dan de eerste lijn aan. Wil je naar de contacten mailen, vink dan de tweede lijn aan. Je kan ook beide selecties aanvinken.
Vanzelfsprekend worden de mails enkel verstuurd naar de mensen die in hun persoonsgegevens een e-mail adres hebben vermeld.

Mails opmaken

In het berichtvenster kan je tekst tikken en ook velden zoals naam, adres, … invoegen. Zo kan je de mails personaliseren, op de plaats van het veld komt in de verzonden mail respectievelijk de naam of het adres van de persoon waar je naar mailt.

Iets speciaals? Je kan ook afbeeldingen/filmpjes in je mail zetten.

Dit kan op voorwaarde dat:

de afbeelding ergens online staat (bijvoorbeeld op de server van de groep)
dat je overweg kan met basis html (https://developer.mozilla.org/nl/docs/Learn/HTML/Multimedia_inbedden/Afbeeldingen_in_HTML)
Tijdens het opstellen van de e-mail kan je kiezen voor 'source code' (icoontje <>). Hier kan je dan met html de juist afbeeldingen invoegen en de e-mail verder opmaken.

Voor mails die je dikwijls gebruikt kan je een sjabloon opslaan.

Het kan ook nuttig zijn om, wanneer je een mail maakt waar je veel werk in steekt, tussendoor een mail als sjabloon op te slaan. Je kan die na het verzenden gewoon verwijderen. Zo voorkom je, als er iets misgaat, dat je helemaal opnieuw moet beginnen.

Er is een standaard sjabloon dat je kan gebruiken om leden er aan te herinneren dat ze hun Individuele Steekkaart moeten nakijken.

Er worden enkel unieke mails verstuurd! Ouders met meerdere kinderen krijgen dus slechts 1x een e-mail. Dit geldt enkel voor mails met exact dezelfde inhoud, als je dus bv. voornamen in je mail zet zullen de ouders toch een exemplaar krijgen per kind.

De maximale grootte van een mail die je kan versturen met de Groepsadministratie is 5 Mb: mail + bijlage inbegrepen. Je kan meerdere bijlages toevoegen door verschillende bestanden tegelijkertijd te selecteren.

Wanneer je grote of meerdere bijlages wil versturen raden we je aan om te linken naar een andere toepassing waar je de bijlages hebt geüpload (bv. jullie eigen website, We Transfer, Google drive, SharePoint…).

Ga, zoals altijd, voorzichtig om met het delen van persoonsgegevens.

E-mail verzonden

Dit is een bevestiging van de al dan niet geslaagde verzending van je mails.

Wanneer een mail terugkomt van een bepaald e-mailadres, dan wordt dit adres 'geblokkeerd'. Vanuit de groepsadmin kan er niet gemaild worden naar een teruggekomen mailadres.

Vraag in dat geval aan de bestemmeling om zijn e-mailadres(sen) aan te passen. Meer uitleg vind je hier.

Als mails bij de ontvanger in de spamfilter terecht komen kan dit meestal opgelost worden door @bericht.scoutsengidsenvlaanderen.be toe te voegen aan de vertrouwde afzenders/domeinen.

Wie kan mailen?

Niet iedereen kan mailen vanuit de Groepsadministratie, dit is afhankelijk van je functie binnen een groep.

op groepsniveau

de VGA, GRL en alle leiding kan mailen naar alle leden van de groep

op districtsniveau

de VGA en de DC kunnen mailen naar de leiding en de jins van het district en naar iedereen van de districtsploeg

op gouwniveau

de VGA en het gouwbureau (GB, GV, GC) kunnen mailen naar alle leiding en jins van de gouw en naar de leden van de gouwploeg